Organisatieapps kunnen je helpen ordenen, maar ze werken niet voor iedereen

Leren plannen Notion, Todoist, Evernote. Wie een app zoekt voor plannen en organiseren, heeft ruim keus. Maar ze werken niet voor iedereen.

Ondanks het brede scala aan organisatieapps zijn er ook mensen die zweren bij een papieren planner. ‘Ik zeg altijd: papier liegt niet.’
Ondanks het brede scala aan organisatieapps zijn er ook mensen die zweren bij een papieren planner. ‘Ik zeg altijd: papier liegt niet.’ Foto ANP

‘Van nature ben ik een chaoot”, zegt ondernemer Muk van Lil (27). Haar leven was als een rommelige kamer, totdat ze organisatieapp Asana ontdekte. „Alles wat ik wil onthouden, spreek ik in en wordt automatisch als taak toegevoegd. Vroeger had ik papieren to-dolijstjes die ik dan weer kwijtraakte, en alles stond door elkaar. In de app kan ik per project taken toevoegen. En als ik een taak niet volbreng, blijft-ie op m’n to-dolijst staan, net zolang tot ik ’m afvink. Zo kan ik niks vergeten.”

De Vlaamse plancoach Brigitta Vangeel (43) maakt ook dankbaar gebruik van organisatie-apps. Ze is, zegt ze zelf, geboren „als een echte stresskip en chaoot”. Sinds corona heeft ze veel klanten met stress en ‘bijna-burn-out’, onder meer omdat door thuiswerken allerlei zaken door elkaar lopen. „Dat maakt plannen extra belangrijk”, zegt ze. „Het betekent dingen uit je hoofd halen.” Zelf gebruikt ze Trello, een app waarin je voor alle aspecten van je leven aparte ‘borden’ (overzichten) kunt maken. Vangeel: „Ik zet er ook mijn boodschappenlijstjes in. Dan hoeft mijn man me niet te bellen als hij in de supermarkt staat, maar kan hij zelf in de app zien wat hij moet kopen.”

Socialmediaspecialist Bo (32) heeft ADHD. Uit vrees voor negatieve reacties geeft ze haar achternaam liever niet. Ze gebruikt verschillende apps om orde in de chaos te scheppen. Die hebben haar leven „zóveel makkelijker” gemaakt, zegt ze. „Hiervoor was ik een ongeleid projectiel dat niks onthield en alles kwijt was. Nu gebruik ik Google Calendar voor alle afspraken en verjaardagen. Voor alles krijg ik een pushmelding, zodat ik niks vergeet. Klusjes waar ik geen zin in heb, zet ik met meerdere alarmen in mijn wekker-app. Dingen op internet die ik later nog eens wil bekijken, zet ik allemaal in Google Keep, zodat ik niet eindeloos hoef terug te scrollen in mijn Twitter- of TikTok-geschiedenis.” Sinds kort gebruikt ze smart tags. Dat zijn kleine apparaatjes die gekoppeld zijn aan je smartphone en die kunnen helpen bij het terugvinden van spullen. Ze heeft de tags bevestigd aan haar sleutels en tas. „ADHD-medicatie werkt maar voor 70 procent. Apps helpen mij voor de overige 30 procent.”

Dat moet er óók nog bij

Tekstschrijver Erika van Zinderen Bakker (44) heeft minder goede ervaringen met organisatieapps. „Ik vind dit soort apps echt een ramp. Dat moet je er dan óók nog eens bij doen. En dat is precies waar je als chaoot niet op zit te wachten.”

Volgens haar zijn dit soort apps juist niet goed voor chaoten, omdat de mogelijkheden onbeperkt zijn. „Je kunt er eindeloos veel lijstjes in zetten. Daarom heb ik veel liever een papieren agenda, met dagen en tijden en beperkte ruimte. Dat geeft houvast.”

Mijn Trello is net zo rommelig als ik zelf ben

Ondernemer Deborah Vila Oziel (48) gebruikt wel een digitale tool, maar betwijfelt of ze er georganiseerder van geworden is. „Mijn Trello is net zo rommelig als ik zelf ben. Ik denk: als je een geordend type bent, is je Trello geordend. Als je chaotisch bent, is je Trello ook een chaos.”

Herkenbaar, vindt plancoach Vangeel. „Je kunt die apps op allerlei manieren inrichten. Het zijn in wezen lege lijstjes. Het gaat er meer om wat je ermee doet. Veel mensen volgen daarom een cursus om te leren hoe ze die app het beste kunnen inrichten, of ze gebruiken een zelfhulpboek als Grip of Getting Things Done, met methodes als de tweeminutenmethode: kost iets minder dan twee minuten, doe het dan meteen. Kost het meer tijd, dan plan je het in. In elk geval is het niet genoeg zo’n app te downloaden. Je moet een systeem ontwikkelen dat werkt voor jou.”

Digitale tools zijn volgens Vangeel niet zaligmakend. Voor veel chaoten kan juist een papieren planner uitkomst bieden. „Je kunt op papier niet zo makkelijk een taak copy-pasten naar de volgende dag. Dan moet je hem opnieuw opschrijven. En je kunt niet tien taken op een regel proppen. Ik zeg altijd: papier liegt niet. En veel mensen vinden het fijn een taak met een pen door te strepen. Dat geeft een extra dopamineshot in de hersenen, meer dan digitaal afvinken.”

En zo tracht eenieder op eigen wijze orde in de chaos te scheppen, terwijl alweer een nieuwe trend op komst is: apps die met behulp van kunstmatige intelligentie (AI) een optimale planning van je dagen maken, inclusief meditatiepauzes.

Lees ook: De toekomst is aan neurodivergente mensen. ‘Stuur in godsnaam een paar dyslectici naar Schiphol’

Maar terwijl AI een productief en stressvrij bestaan dichterbij lijkt te brengen, is filosoof Marian Donner (48) bezorgd over ons krampachtige streven naar optimalisering. „Ik heb nog nooit zo’n app gebruikt en ben het ook niet van plan”, zegt Donner, die in haar Zelfverwoestingsboek (2019) een kritisch licht werpt op de 21ste-eeuwse trends van zelfhulp en zelfverbetering. „Al die organisatie-apps doen mij denken aan wat filosoof Herbert Marcuse ‘technokapitalisme’ noemt: de techniek staat in dienst van het productiesysteem. Het kapitalisme jaagt ons op, we voelen een constante druk om nog productiever en efficiënter te worden dan we al zijn. En dan gaan we weer allemaal apps installeren om die optimalisatie te bereiken. Zo gaan techniek en kapitalisme hand in hand.” Haar devies? „Onthaasten, zo relaxed mogelijk leven.”

Voor Vangeel is juist plannen dé manier om stressvrij door het leven te gaan. „Plannen heeft een slechte bijnaam. Zo van: iemand die plant, is niet flexibel. Maar mij helpt plannen juist om te improviseren. Want omdat ik overzicht heb, weet ik precies dat ik best een uurtje kan missen om spontaan te gaan lunchen.”

Maar plannen kost ook tijd, erkent Vangeel. „Daarom moet je het niet te ingewikkeld maken. Als chaoten en ADHD’ers eenmaal gaan plannen, zie ik vaak dat ze daar meteen in doorslaan. Alles in mapjes met verschillende kleuren en ga zo maar door. Mensen maken het snel te moeilijk. Mijn advies voor chaoten is: begin eenvoudig. Kies een methode die bij je past. En stop te zeggen dat je chaotisch bent. Zolang je dat van jezelf blijft denken, blijf je chaotisch.”