Het is weer wennen op kantoor

Kantoorleven Het kabinetsadvies om vanwege corona thuis te werken, is vervallen. Werknemers mogen weer naar kantoor. Hoe pakt die terugkeer uit voor werkgevers?

Door onze medewerker
Foto’s ANP, Westend61

Rimco Spanjer, directeur van de Bossche uitgeverij Malmberg, hield vorig jaar herfst een presentatie voor zijn driehonderd medewerkers. Titel: Terug naar kantoor. Te vroeg? Kort daarna ging een nieuwe lockdown in.

Maar toen al wist Spanjer wat hij nu herhaalt: zijn mensen snakten ernaar elkaar weer te ontmoeten. Dus hoefde hij hen, toen het kabinet het thuiswerkadvies afgelopen maart écht liet vervallen, niet te motiveren om weer naar kantoor te komen. Ook omdat hij tegelijk een verworvenheid van de voorbije twee jaar laat bestaan: de flexibiliteit óók vanuit huis te werken. En die combinatie bevalt, aldus Spanjer. „Want duidelijk is ook: niemand wil meer vijf dagen naar kantoor.” In het geval van Malmberg wordt mensen geadviseerd minimaal twee dagen naar kantoor te komen, en maximaal drie. Dat is de ideale balans voor onze werknemers, blijkt uit ons onderzoek.”

Datzelfde beeld ontstaat tijdens gesprekken die NRC voerde met werkgevers, en het bevestigt weer de ervaringen van werkgeversorganisatie VNO-NCW: bedrijven en instellingen willen vasthouden aan een hybride vorm van werken, ook post-corona. Dat spoort met de opvatting van werkgevers en werknemers, die onlangs onder de vlag van de Sociaal-Economische Raad een uitgebreid advies naar buiten brachten om hybride werken in goede banen te leiden.

In de praktijk betekent dit dat werkgevers vergaande plannen hebben opgesteld of uitgevoerd om hun kantoren opnieuw in te richten. Bijvoorbeeld met werkcellen om individueel geconcentreerd te kunnen werken en ruimtes met faciliteiten voor videovergaderingen. De online vergadering, zo is de gedachte, is een blijvertje, in aanvulling op fysieke ontmoetingen. Intussen is de terugkeer van werknemers naar kantoor overal merkbaar, en sommige werkgevers ervaren die als „rimpelloos”. Anderen zeggen daarentegen dat de overgang hen voor nieuwe dilemma’s plaatst.

Wennen

Op sommige kantoren is het passen en meten nu het drukker is geworden doordat meer mensen verschijnen. Directeur Rob Doomen van ingenieursbureau Pieters Bouwtechniek (150 medewerkers) constateert „enige onrust en frustratie”. Doordat de meesten nu vanuit twee plekken werken – thuis of op een van de kantoren in Amsterdam, Delft, Haarlem, Utrecht en Zwolle – is hij veel meer tijd kwijt aan personeelsmanagement. De vraag is nu: waar hangt iedereen uit? Doomen: „De een heeft op maandag zijn thuiswerkdag, de ander op dinsdag. Maar je wilt wel dat ze elkaar ontmoeten. Het is voor iedereen even wennen en zoeken naar de optimale manier van samenwerken.”

Sommige werknemers zijn ook beducht voor besmetting; ondanks het dalende aantal ziektegevallen is corona niet voorbij. Daardoor zien werkgevers dat niet iedereen bereid is naar kantoor te komen. Of mensen hebben gewoon niet zoveel zin te verschijnen, omdat ze ontwend zijn geraakt vroeg op te staan, zich voor kantoor te kleden, te forenzen, om te gaan met al die collega’s.

Bob Homan, hoofd Investment bij ING Bank Nederland, merkt dat ook. Het is weer even wennen op het Amsterdamse hoofdkantoor. „Alles wat je een tijd niet doet, wordt op den duur onbekend. Het is mijn taak om mijn mensen na twee jaar thuiswerken weer de voordelen te laten inzien van dat ‘onbekende wat eens vertrouwd was’.”

Dat is tegelijk het grote vraagstuk voor de huidige manager: hoe dwingend stel je je daarin op? Het streven van ING, dat in Nederland 18.000 medewerkers telt, is 50 vijftig procent kantoorbezetting. Daar zijn ze nog niet.

Hoe Homan dan toch probeert zijn medewerkers op kantoor te krijgen? „Bijvoorbeeld zeggen dat het ergste wat zij mij kunnen aandoen is dat ik hen zou moeten dwingen. Daardoor zijn ze geneigd dat vóór te zijn.” Maar hij wijst vooral op hoe belangrijk het is elkaar op kantoor te ontmoeten. Want dat heeft echt een functie, zegt hij. „Zit je tegenover elkaar te werken, dan kan een grap die je maakt tijdens een spontaan gesprek zomaar leiden tot een goed idee.”

De vraag die werknemers zichzelf volgens hem elke dag moeten stellen: wat is vandaag het meest efficiënt voor wat ik te doen heb, thuiswerken of op kantoor? „Het werk zou daarbij leidend moeten zijn, niet het comfort van alle andere persoonlijke ingrediënten daaromheen.”

Sociale angst

De overgang naar kantoor van werknemers die eerder twee jaar thuiswerkten, heeft psychologische impact, is de ervaring van zowel Homan als directeur Michelle Olmstead van het Centrum voor Innovatie van Universiteit Leiden (25 medewerkers). Sommigen hebben last van ‘sociale angst’ of zijn bang iets op te lopen, zegt Olmstead, en dat vraagt om een subtiele aanpak. „Ik wil als werkgever attent zijn en met iedereen rekening houden, maar ik wil ook mijn mensen zien. Want one size fits all gaat voor het kantoorleven niet op. Daar zijn we ons nu bewuster van dan ooit.”

Daarom organiseerden haar medewerkers voor elkaar een „escaperoom”, een soort speurtocht met opdrachten, om weer in alle opzichten de weg te vinden op kantoor. Een van die opdrachten: bespreek met elkaar wat je nodig hebt om goed je werk te kunnen doen in een hybride werksituatie. Een andere: waar op de nieuwe locatie van het Centrum voor Innovatie vind je potloden, pennen en accessoires voor je laptop?

De terugkeer biedt ook nieuwe kansen, zegt Ila Kasem, managingpartner Van de Bunt Adviseurs in Amsterdam (25 medewerkers). Corona doorbrak vaste patronen van het kantoorleven, en dat biedt nu in tijden van arbeidskrapte nieuw perspectief, zegt hij. Kasem: „Je ziet dat toenemende aandacht aan het ontstaan is voor diversiteit en inclusie, de verscheidenheid van mensen en hen inzetten op de werkvloer.”

Kasem zegt dat de terugkeer naar kantoor voor hem als werkgever „rimpelloos” verliep, omdat Van de Bunt Adviseurs al sinds jaar en dag flexibel werkte, op verschillende plekken en tijden. Online vergaderen is daar als nieuw gemak bij gekomen.

Directeur Rogier Reedijk van Beijer Logistics in Oldenzaal (zo’n 50 medewerkers) meldt dat 90 procent van zijn werknemers op kantoor terug is, ook al hoeft slechts minimaal 50 procent aanwezig te zijn. Dat hoge cijfer verklaart Beijer doordat de logistiek dienstverlener zijn mensen altijd al selecteerde op „zelfsturend ondernemen en intrinsieke motivatie”. Hij hoefde niet „aan mensen te trekken” om ze hun werk te laten doen. Thuiswerken bleek een gezamenlijk ontdekte bonus; het voegt wat toe aan werken op kantoor.

Creatief appel

Omdat in de relatie tussen werkgevers en werknemers zoveel is verschoven, moeten ze de wederzijdse verwachtingen en verplichtingen nu wel weer expliciet maken. Dat zegt Annet de Lange, hoogleraar duurzame inzetbaarheid en arbeidsparticipatie aan de Open Universiteit. Voor het behoud van duurzame arbeidsrelaties is het juist nu van belang een accent te leggen op dit ‘psychologisch contract’. Tegelijk dienen werkgevers met hun personeel mee te bewegen, aldus De Lange, anders raken ze mensen kwijt – zeker gezien de historisch lage werkloosheid. En meebewegen, dat reikt verder dan het faciliteren van een goede werkplek. Dat gaat ook over werknemers aan je binden, mentaal en psychologisch.

De Lange analyseerde eerder met collega’s de effecten van een breuk in zo’n psychologisch contract. Ze kan zich daarom voorstellen dat mensen die twee jaar thuis hebben gewerkt, bij terugkeer op kantoor verschillend reageren. Zo zijn oudere werknemers geneigd loyaler te zijn aan werkgevers dan jongere, maar dat betekent niet automatisch dat ze ook tevreden zijn. Daar moeten werkgevers rekening mee houden. „Dit tijdperk doet een creatief appel op hen om diverse groepen aan zich te blijven binden.”

Wat daarbij in ieder geval een cruciaal element is, zeggen diverse werkgevers, is het spontane, ongeplande contact. Dat is waardevol, en het ontbrak nogal eens als mensen enkel online werkten.

Directeur Olmstead van het Centrum voor Innovatie stelt dat hybride werken alleen écht slaagt als online- en offline-omgevingen versmelten: „Laat thuiswerkers via hun iPad-scherm ook eens aanschuiven aan de lunchtafel op kantoor. Creëer een buddy-systeem waarin iemand op kantoor verantwoordelijk is voor iemand die thuiswerkt. Kantoor en thuis: blijf elkaar vinden.”