Opinie

Europese Commissie hoort transparant te zijn

Archivering

Commentaar

Vooropgesteld: archiveren is selecteren. Niet alle documenten, e-mails, sms’jes en apps hóéven tot in de eeuwigheid bewaard. Maar de ongebreidelde manier waarop de Europese Commissie haar documenten vernietigt, zoals werd onthuld door de European Investigative Collaborations, waarbij NRC is aangesloten, is een inbreuk op het recht op openbaarheid. Een die juist bij een instantie wier besluitvorming toch al kritiek krijgt vanwege het gebrek aan transparantie, tot schade leidt.

Sinds de installatie van nieuwe software in 2015 worden documenten en e-mails van en aan de Europese Commissie alleen gearchiveerd als individuele ambtenaren in Brussel een apart vinkje zetten. Doen zij dit niet, dan worden de bestanden na zes maanden automatisch verwijderd. Alleen als zij zelf besluiten dat een document „belangrijke informatie” bevat en/of „vervolgactie vereist” wordt het opgeslagen in het centrale digitale archief van de Commissie.

Lees ook: Het stond er echt: geen e-mails aangetroffen. Brussel versnippert bewust informatie

Of er van een deugdelijke selectie- of vernietigingslijst sprake is, zoals in onder meer Nederland wettelijk is verplicht, is onduidelijk. De regels uit 2015, noch de aanpassingen uit 2018, zijn op te vragen.

Duidelijk is dat sms-berichten volgens de Commissie helemaal niet bewaard hoeven te worden, die vallen volgens haar in de categorie bestanden „van korte duur”. Maar bij archiefbescheiden gaat het niet om de uiterlijke vorm, maar om de functie. Het is bovendien in strijd met de eigen EU-regels: iedere burger heeft het recht op „inzage in de documenten van de instellingen, organen en instanties van de Unie, ongeacht het medium waarop zij zijn vastgelegd”. Het maakt dus niet uit of een archief bestaat uit perkament of een eenentwintigste-eeuwse variant.

Maar volgens methode die de Commissie hanteert, is er geen inzage mogelijk in de sms’jes die Commissievoorzitter Ursula von der Leyen stuurde aan en kreeg van de baas van farmaceut Pfizer, Albert Bourla. Berichten die volgens Von der Leyen zélf cruciaal waren in het verzekeren van vaccinleveringen. Controle op hoe ze dat deed, is onmogelijk: documenten die niet worden gearchiveerd, kunnen ook niet worden opgevraagd.

De Europese ombudsman, Emily O’Reilly, zei deze week dat de Commissie al in 2005 zou werken aan transparantie. Tot dusver komt daar weinig van terecht. De Commissie zegt dat van de net iets meer dan 8.000 verzoeken tot inzage, zij er 81 procent helemaal of deels honoreerde. O’Reilly wees er fijntjes op dat het daarbij ook ging om „betekenisloze zaken” als persberichten, die „geen wezenlijke waarde hebben in relatie tot wat de burger zocht”. En dat de EU weliswaar het recht op inzage in documenten erkent, maar niet het recht op informatie.

Dat is een subtiel, maar relevant verschil. Eerder bleek al dat de Europese Raad ophield met het notuleren van de standpunten van verschillende lidstaten. Geen document, is geen informatie. De Rutte-doctrine op Europees niveau.

De afweging wat wel of niet openbaar moet worden, kan zo niet meer worden gemaakt. Laat staan dat er een discussie over kan worden gevoerd. Verantwoording afleggen aan derden, een belangrijk element van archivering, is helemaal onmogelijk.

De Europese Commissie schiet zichzelf hiermee in de voet. Het is in haar eigen belang transparant te zijn. De zwakke basis waarop zij zich beroept, is schadelijk voor het vertrouwen van burgers. Ook in de EU is dat vertrouwen cruciaal voor het functioneren van de democratie.