Dit zijn de 10 valkuilen van ‘hybride werken’

Japke-d. denkt mee ‘Hybride werken’, een mix van thuis en op kantoor – iedereen heeft het erover. Maar weten we wel wat het is, vraagt zich af. „Voor managers is hybride werken de hel.”

Illustratie Tomas Schats

Als dit de eerste column na de zomervakantie van een normaal seizoen was geweest, had ik er een enorm nummer van gemaakt dat dit mijn tiende seizoen is – m’n tiende seizoen kantoorcolumns voor NRC! – maar helaas is daar geen tijd voor.

Want dit is geen normaal seizoen, maar voor kantoorgangers het meest bijzondere in al die tien jaar, namelijk het seizoen dat we na anderhalf jaar misschien wel weer massaal terug naar kantoor mogen én meer zullen blijven thuiswerken. Het seizoen van het, hou je vast: ‘hybride werken’.

Hybride werken is het helemaal. Ik weet niet hoe het met jullie zit, maar ik ben de afgelopen weken doodgegooid met uitnodigingen voor webinars, townhalls, congressen, seminars, round tables en lunchlezingen waar experts uitleggen hoe je het moet gaan doen, maar veel wijzer ben ik er nog niet van geworden want iedereen adviseert weer iets anders.

En dus hebben we vandaag helemaal geen tijd om stil te staan bij mijn tienjarige jubileum – komend jaar ben ik ook nog eens 25 jaar in dienst van NRC!! – maar leek het me verstandig meteen vol gas te geven met tips en adviezen omdat anders iedereen de komende maanden de weg kwijtraakt. Dus daar gaan we dan: dit zijn de tien valkuilen van het hybride werken – mijn jubileum kan wel even wachten.

1 Wat is het?

De eerste valkuil van het hybride werken is natuurlijk al die term, ‘hybride werken’ – daar gaan we mee stoppen. Ten eerste omdat we geen elektrische auto’s zijn, maar vooral omdat de term suggereert dat het iets is waarvan we zouden moeten weten wat het is, terwijl dat in de praktijk nog volkomen onduidelijk is.

Want werkgevers denken dat het inhoudt dat het personeel deels op kantoor en deels thuis gaat werken; managers vragen zich wanhopig af hoe ze dat gaan regelen; werknemers vragen zich af hoe ze gelijktijdig moeten samenwerken met iemand in een muf zaaltje en de ander online; en kantoorinrichters laten plaatjes zien met leuke koffiezitjes, nieuwe vloerbedekking en stiltecellen die voor al die praktische problemen geen oplossing zijn – chaos dus.

Ik stel daarom voor het ‘hybride werken’ gewoon ‘werken’ te gaan noemen – dat is al ingewikkeld genoeg. En dan gaan we de komende maanden wel uitvogelen waar we dat gaan doen – thuis of op kantoor – en hoeveel dagen per week.

2 Te veel op kantoor

De tweede valkuil van het hybride werken is dat, zodra het weer mag, iedereen weer veel te veel op kantoor gaat werken – ik zou dat heel jammer vinden.

Tuurlijk, je ziet je collega’s weer op kantoor, dat is (meestal) pure winst. Maar je krijgt ook het lawaai, de rijstwafels, het oeverloze vergaderen, de overvolle treinen, de niezende collega’s, de slechte koffie, de afleiding, de files, de ergernissen en de stress er weer gratis bij. Veel mensen waren thuis veel productiever en willen daar graag íéts van vasthouden. Toch goed om dat even subtiel bij je werkgever onder de aandacht te brengen voor je je weer laat verleiden – lees: onder druk gezet wordt – om in de file te gaan staan voor elk overbodig werkoverlegje.

3 Te veel thuis

Maar het omgekeerde is óók een valkuil: te veel thuis willen blijven werken. Ik ken veel mensen die denken: laat dat kantoorgedoe lekker zitten en laat mij rustig thuis werken. Maar dat is onverstandig.

Want hoe inefficiënt kantoor ook mag zijn, het is ook de plek van de cruciale informatie, de plek waar je kan slijmen met je baas, waar de leuke klussen worden verdeeld, waar wordt voorgesorteerd op promotie, de plek waar je kan laten zien dat je onmisbaar bent. Als je daar te weinig bent, vergeten ze je, en ben je voor je het weet op weg naar de uitgang. Ga dus vooral af en toe naar kantoor, ook als je er geen zin in hebt, en áls je gaat, trek dan alles uit de kast.

4 Nooit rust op kantoor

Denk in ieder geval niet dat je straks lekker tot rust kan komen op kantoor, dat is valkuil vier. Want in het ‘hybride model’ moet elke kantoordag legendarisch zijn, een happening, een stukje beleving. ‘Gewoon een dag naar de zaak’ is er niet meer bij. Logisch. Als je meer thuiswerkt, zul je op de dagen dat je wél op kantoor bent een verpletterende indruk moeten maken.

Zorg dus voor een nadrukkelijke entree, het liefst met een showtrap, lichtshow en een pompende ‘Eye of the Tiger’ op de speakers. Dat het niemand ontgaat dat je er bent.

Regel ook een programmaboekje waar je op welk uur bent, waar mensen je kunnen zien en ontmoeten. De dag ervoor dit draaiboek aan het hele kantoor mailen.

De eerste afspraak ’s ochtends moet met je baas zijn of in ieder geval zo hoog mogelijk in het management. Noem het een briefing, dat geeft urgentie.

Verder uiteraard uitgebreid lunchen met de jongens van sales, een mooie lessons learned in de entreehal (plenair), een deep dive met je team in de Obeya met post-its, digischermen en spectaculaire datavisualisaties en een dagafsluiting met een yell, een cartoon en een punt op de horizon. De vrijmibo gaat naar de dinsdagochtend, want dan ben jij er. En veel rapporteren, uiteraard. Werken doe je maar thuis, weet je nog?

Lees ook deze column: Terug naar kantoor? Hier zijn 16 tips om je vast voor te bereiden

5 Nooit rust thuis

Maar thuis kun je ook niet verslappen. Dat is de vijfde valkuil: dat je denkt dat als je thuis bent, je kantoor wel even kunt laten zitten. Nee hè? Ook als jij thuis bent, gaat het leven in de kantoorjungle gewoon door. Denken ‘ze zien ook thuis wel hoe goed ik ben’ en ‘het loopt wel zonder mij’ is er dus niet bij.

Zeker, het loopt ook zonder jou prima, vaak beter zelfs, laten we wel wezen, maar dat is juist het probleem. Want hoe langer je weg bent, hoe sneller mensen je vergeten en hoe harder anderen zich gaan zitten profileren.

Stuur vanaf huis dus slimme mails, zeg strategische dingen tijdens de zoom en zorg ervoor dat je op de hoogte blijft van wat er op kantoor gebeurt.

Daarvoor kun je natuurlijk zo’n Anouk-scherm regelen, je weet wel, zo’n tv-scherm waarop Anouk het afgelopen seizoen vanuit haar huis tijdens The Voice of Holland in de studio te zien was – dan ben je er gewoon bij, ook al zit je thuis, maar dan krijg je alsnog je werk niet af.

Regel daarom liever een spion, een mol, die jouw zaken op kantoor waarneemt als je er niet bent. Die voor je opkomt, aantekeningen maakt van belangrijke gebeurtenissen, die je baas voor je tevreden houdt, die bijhoudt wie wat zei en hoe. Andersom kan jij dit weer voor die persoon doen als zij of hij thuis is – spreek dus goed af wanneer je er bent en wanneer niet – een paar extra ogen is goud waard.

6 Niets gaat vanzelf

O ja, dat vergeet ik bijna: in het hybride model moet je dat met iederéén afspreken: wie wanneer komt en hoeveel dagen. Tot op de komma. Anders loopt het fout. Dat is de zesde valkuil, voor managers, om te denken: dat ‘hybride werken’, dat loopt wel los – dat doet het niet of nou ja, het loopt júíst los, als je niets doet. Voor managers is hybride werken sowieso de hel.

Want hoe hou je rekening met introverte collega’s die zich te weinig laten zien? Hoe voorkom je dat je op de vloer altijd met dezelfde schreeuwers zit opgescheept? Hoe zorg je dat nieuwe collega’s voldoende op kantoor komen om zich ‘de cultuur’ eigen te maken, of juist niet te vaak? En hallo, roostermakers! Die moeten ook nog rekening houden met alle ándere afdelingen – respect jongens.

7 Vrijlaten kan je ze niet

Vrijlaten kan je ze in ieder geval niet. En denken dat ze er onderling wel uitkomen, is al helemaal een illusie, dat is valkuil zeven. Want als je dat doet, zit je de ene dag met een leeg kantoor, de volgende dag weer met veel te veel mensen, worden de kantoorwerkers voorgetrokken ten opzichte van de thuiswerkers en komt iedereen weer op de propvolle maandagen, dinsdagen en donderdagen – net als vroeger. Als je als manager niet ingrijpt, gaat bovendien iedereen naar kantoor als de baas er is. Laat dus af en toe in het midden wanneer je er zelf bent en ga als manager zeker niet de hele tijd op kantoor zitten!

En maak dus duidelijke afspraken. Wie wat thuis doet en wat op kantoor en wanneer. Niemand zal ontkomen aan ‘verplichte kantoordagen’, bereid ze daarop voor. Zeg maar tegen ze dat onder een gemeenschappelijk juk de beste vriendschappen ontstaan.

Als je slim bent, maak je er meteen een uitgebreide gespreksronde van „om al hun wensen te inventariseren”. Niet dat je iets met die wensen gaat doen, maar dan heb je eindelijk weer eens een excuus om erachter te komen wat iedereen ook weer precies doet.

8 Iedereen overspannen

En ja, dat is natuurlijk ook een valkuil, de achtste om precies te zijn: dat iedereen na drie maanden hybride werken volledig is uitgeput omdat het allemaal zoveel meer afstemming vergt en profileren en druk en belangrijk doen. Klopt! Maar je krijgt er zoveel voor terug! Haha.

9 Denken dat je er bent

Maar de grootste valkuil is natuurlijk, en dat is nummer 9, dat als je al die afspraken gemaakt hebt, je lekker zit te profileren, al je spionnen op hun plek hebt en overal aan gedacht hebt, te denken dat je er bent.

Dat is niet zo.

Want hybride werken verandert natuurlijk voortdurend. Verschillende projecten vragen om verschillende teams, er verdwijnen weer mensen, er komen nieuwe bij, mensen krijgen kinderen, nieuwe behoeften en wensen.

10 Onderschat het niet

Denken dat hybride werken hetzelfde is als vroeger ‘maar dan met af en toe een dagje thuis’, ‘voor mij hoeft er weinig te veranderen’ en ‘het stelt niks voor’ is dan ook de grootst mogelijke onderschatting van het fenomeen dat je je kunt voorstellen. Dat is valkuil tien. Iedereen die claimt te weten hoe het werkt, liegt.

Voor mij is (hybride) werken dan ook een van de leukste dingen uit mijn hele carrière, want je raakt er nooit over uitgeschreven en veel bedrijven zal het nooit lukken om het op poten te krijgen met veel horror en bloedvergieten tot gevolg.

Toch nog een cadeautje voor mijn tienjarig jubileum.

Dit waren de Jeuktweets van deze zomer