11 dingen die je beter niet in je ‘out of office’-mail kunt zetten

Japke-d. denkt mee

Het lijkt zo eenvoudig: een goede ‘out of office’-mail maken. Maar er kan een hoop mee misgaan, hoorde . „Liever geen humor, geen gedichten, geen muziektips of reisverslagen.”
Illustratie Tomas Schats

Lente, zomer, herfst en winter: het hele jaar worden we gek van onze mail. Maar gelukkig is er die ene vluchtheuvel, die ene witte vlag, dat ene gouden ticket dat je twee, drie keer per jaar mag trekken om eraan te ontsnappen, en dat is de ‘out of office-mail’.

Je zet erin wanneer je weggaat en wanneer je er weer bent en je hoeft je even geen zorgen te maken over je mailbox – supereenvoudig zou je zeggen. En tóch gaat er van alles mee mis, zo hoorde ik toen ik ernaar informeerde op Twitter.

Zóveel dat ik dacht: laat ik de basisregels voor de ‘afwezigheidsassistent’ eens op een rijtje zetten. Voor iedereen die het allang weet een handige opfriscursus, voor iedereen die het even niet meer scherp had een onmisbare overlevingsles om collega’s, zakenrelaties en klanten mee te sparen. Komen ze.

1. Allereerst: de out of office-mail is er voor langere afwezigheid. Dus niet voor een lang weekend Raalte en al helemaal niet als standaardmelding.

Zet er dus niet in: „Ik werk op maandag, dinsdag en donderdag van 9.30 tot 11.30 en van 13.30 tot 16.30, behalve op donderdag, dan tot 15.30” en meer van dat soort getrut – echt hoor. Mensen ergeren zich daar groen en geel aan.

2. Vergeet niet de data aan te passen. Veel out of office-mails wensen je tot diep in de zomer „fijne feestdagen en een gelukkig nieuwjaar”, „een heerlijke zomer” in de winter of „een mooi 2018” in 2021 – wees niet zo iemand.

3. Zet er duidelijk in wanneer je er weer bent. Schrijf dus niet „over drie weken” of „maandag”, en schrijf ook niet dat het in week 33 zal zijn. Er is echt niemand die weet wanneer week 33 is.

4. Zet er geen details in over je vakantie, dat is sadistisch. Schrijf dus niet dat je „in je bikini met een kokosnoot op Playa del Carmen in het oosten van Mexico zit” – tenzij je je collega’s jaloers wil maken.

Van mij hoeft er trouwens ook niet bij dat je naar een heksenconferentie bent, dat je weg bent „omdat je bent gearresteerd voor het maken van illegale foto’s”, vanwege een mislukte Brazilian wax, dat je een weekje zit te ontslakken of nog erger, dat je op „de belangrijkste conferentie in je vakgebied” bent – bla bla bla.

Vermijd verder alles met ‘genieten’, ‘luieren’, ‘straks weer vol aan de bak’ en ‘welverdiende vakantie’. Dat maken wij wel uit, of die vakantie welverdiend is, en luieren doe je maar in je eigen tijd.

5. Geef wel enige duidelijkheid over je afwezigheid. Bijvoorbeeld dat het vanwege vakantie is, een zwangerschap of een sabbatical. Dat geeft mensen wat richting.

6. Er zijn mensen die van hun out of office een reisverslag maken, een lijst met boekentips, „interessante weetjes over hun vakantieland”, muziektips, gedichten of buitenlandse recepten – „om mensen die niet met vakantie zijn te laten meegenieten van de mijne” zoals een twitteraar het omschreef. Lieve mensen: stop daarmee.

Zet al die tips op je website of maak er een leuke nieuwsbrief van, maar val daar je collega’s en al helemaal niet je zakenrelaties mee lastig in een antwoordmail. Nog even ter herinnering: jij bent op vakantie, maar zij niet, anders zouden ze hem niet lezen, weet je nog?

7. Maak geen speurtocht van je out of office-mail. Controleer dus of je plaatsvervanger er ook écht is tijdens je afwezigheid – en dat die collega ook weet dat zij of hij je plaatsvervanger is – zet de juiste nummers en adressen erbij en stuur mensen niet het bos in met dertien verschillende collega’s voor zeven verschillende onderwerpen in verschillende weken en op verschillende dagen.

8. Zet je out of office-mail op tijd weer uit, zodat mensen hem niet in oktober nog krijgen als je eind augustus al terugbent. Pffff.

9. Liever geen humor. Voor je collega’s kun je uiteraard prima een geintje maken in je afwezigheidsassistent, maar ga niet lollig zitten doen in die voor je zakelijke relaties of klanten.

Zet er dus niet in dat je op vakantie bent en dat je de mailer dat ook zou adviseren. Dat de mailer „contact kan opnemen met Korrelatie, de plaatselijke politie of met een door de Bovag erkende garage” of dat je er „vanwege afwezigheid niet bent” – echt.

10. Mail niet terug als je afwezigheidsassistent aanstaat en zet er ook niet in dat je nog regelmatig je mail controleert. Hou de boodschap helder: jij bent er niet – bezorg mailers geen schuldgevoel.

11. Dan, tot slot. Het is verleidelijk om een out of office te maken met de tekst: „Ik lees mijn mail vier weken niet en gooi ze ook allemaal weg, dus als het belangrijk is moet je me later nog maar eens mailen.”

Tuurlijk, aan de vooravond van je vakantie zou je iedereen misschien het liefst willen frituren, gespietst aan grote vleesvorken. Maar vergeet ook niet dat met elke mailloze dag je humeur aanzienlijk zal opknappen. Correcte, vriendelijke en aardige out of office-mails helpen daarbij.

Hou vol mensen!

Hoe was jouw week? Tips voor Japke-d. Bouma via @Japked op Twitter.

Dit waren de Jeuktweets van de week

Actuele vacatures

Meer vacatures

Uitgelichte artikelen

Meer artikelen