Voor de collega die inbelt, ligt een ballon op de vergadertafel

Hybride werken Een deel van de werknemers zit straks op kantoor, een ander deel werkt vanuit huis. Hoe voer je dan overleg? Zeven tips van experts hoe bedrijven kunnen omgaan met hybride vergaderen.

Hybride werken betekent niet alleen dat mensen inbellen vanaf verschillende locaties, maar mogelijk ook op andere momenten werken.
Hybride werken betekent niet alleen dat mensen inbellen vanaf verschillende locaties, maar mogelijk ook op andere momenten werken. Foto Getty Images

Met de versoepelingen die zaterdag ingaan, wordt ook het thuiswerkadvies minder strikt: als mensen anderhalve meter afstand houden, kan de helft van de werknemers vanaf maandag weer naar kantoor.

Sommige bedrijven hebben al aangekondigd dat ze weer zoveel mogelijk vanuit kantoor gaan werken, omdat de bedrijfscultuur, of de aard van het werk, daar om vraagt. Maar bedrijven met een platte organisatiestructuur zullen eerder kiezen voor ‘hybride werken’, zo bleek uit een eerdere rondgang langs bedrijven van NRC. Oftewel: een deel van de collega’s zal straks vanaf kantoor werken, en een ander deel vanaf een andere locatie, zoals thuis.

Daarmee wordt thuiswerken, het Nieuwe Werken 2.0, een vrije keuze, zonder dwingende coronaregels. Hoe gaat dat de vergadercultuur op kantoor beïnvloeden? Hoe bereiden organisaties zich hier op voor? En waar moet je op letten als je hybride gaat vergaderen?

Dat staat allemaal hieronder. Maar eerst nog even dit: hybride werken is helemaal niet zo nieuw. In de jaren nul van deze eeuw, toen videobellen opkwam, had je al de overheidscampagne ‘Het Nieuwe Werken’. Die was erop gericht om het woon-werkverkeer te verminderen, zo vertelt Wim Pullen van CfPB, een wetenschappelijke onderzoeksstichting verbonden aan de TU Delft en de TU Eindhoven.

Ook toen gingen werknemers vaker videobellen en kregen ze meer keuzevrijheid of ze thuis, of op kantoor wilden werken. Dat ging niet altijd goed, blijkt uit onderzoek. Pullen: „Mensen die online inbellen, missen bepaalde aanwijzingen die je in een vergaderzaal wél meekrijgt. Denk aan zuchten, iemands mimiek en schuiven op een stoel.”

Dat is ook het geval als er in speciale technologie geïnvesteerd is, zoals ‘de uil’, een camera die 360 graden kan draaien en degene volgt die aan het woord is, volgens Pullen. „Maar de camera kan niet overal zijn.”

Het kan ertoe leiden dat de collega’s die online meepraten zich buitengesloten voelen, omdat ze informatie missen, zegt Pullen. ,,Wie staat met wie na te praten? Wie lopen er met elkaar weg? Dat is allemaal belangrijke informatie als het een vergadering is waarin besluiten genomen worden.”

Hoe doe je hybride werken dan wel goed? Zeven tips van experts voor werkenden, én hun bazen.

1 Stem de locatie altijd af op het type werk wat je doet

Waar de werknemers van ABN Amro werken, wordt straks bepaald door wát ze doen: thuis, op kantoor, of ergens anders. Dat blijkt uit de interne richtlijn over hybride werken die de bank afgelopen week publiceerde.

Op kantoor werken collega’s samen aan complexe vraagstukken, of houden ze bijvoorbeeld een creatieve brainstorm, legt Sjoerd Kueter uit, hr-manager bij ABN Amro.

Een standaard overleg, een één-op-één bespreking of een wekelijks terugkerende managementvergadering, die kunnen straks prima hybride of helemaal digitaal plaatsvinden, meent Kueter. Overleg dat gevoeliger ligt, zoals coaching of een evaluatiegesprek, adviseert hij juist weer op kantoor te doen. Of beter nog, „maak samen een wandeling buiten”.

Ook bij KPMG en de Rabobank wordt de aard van het werk leidend. Beide bedrijven zijn flexibel waar de locatie is, zolang die maar past bij de inhoud van het overleg.

Daar is Kueter van ABN Amro het mee eens: ,,Als je de situatie van een klant bespreekt, kan dat uit privacy-overwegingen niet vanuit een koffiebar.”

2 Zorg voor interactie tussen offline en online deelnemers

Gelijkwaardigheid tussen gesprekspartners ontbreekt per definitie bij hybride werken. Want online inbellers missen bepaalde fysieke signalen die de andere deelnemers geven en soms hapert de techniek, zegt Pullen van onderzoeksstichting CfPB. Een goede gespreksleider zorgt ervoor dat iedereen aan bod komt.

Interactie tussen online en offline deelnemers kan je op gang helpen met opdrachten in zogeheten break out rooms (aparte digitale ruimtes), tipt Mireille Beumer. Zij adviseert en begeleidt als zelfstandige al jarenlang bedrijven bij het online vergaderen.

Bij hybride vergaderingen is het extra belangrijk dat collega’s duidelijke instructies krijgen, zegt ze. Omdat een deel van de collega’s lichamelijke signalen mist, kunnen zij alleen op die instructies afgaan. ,,Je moet daarom niet alleen uitleggen wat je wilt bespreken, maar ook in welke vorm je input terug wilt. Bijvoorbeeld met een opdracht ‘maak de volgende zin af’ of een samenvatting in dertig woorden.”

Een goed idee is ook om na tussentijds overleg zowel de on- als offline collega’s de conclusies op te laten schrijven op een digitaal bord, aldus Beumer.

3Maak de thuiswerker altijd goed zichtbaar

Wat ook helpt om de twee groepen vergaderaars gelijkwaardig te maken, is om de onzichtbare deelnemers zichtbaar te maken. Dat kan bijvoorbeeld door de online inbellers te laten zien op een groot scherm aan het hoofd van de vergadertafel.

Beumer: ,,Dan weten de collega’s die fysiek aanwezig zijn ook waar die extra stem in de ruimte vandaan komt.” Beumer kent een bedrijf dat collega’s die online inbellen ook fysiek een plek aan tafel geeft, met een ballon of een naambordje.

„In het onderwijs gebeurt dit al langer. Ik hoorde bijvoorbeeld over een jongen die tijdens de pandemie niet naar school kon, maar een eigen plek in de klas had waar hij te zien was op een iPad. Zijn klasgenoten maakten ook regelmatig opdrachten met hem in tweetallen.”

Zo’n ‘buddysysteem’, waarbij een offline en online collega in tandem optrekken, zou ook voor bedrijven kunnen werken, zegt Beumer. „Allebei de partners moeten er dan voor zorgen dat de ander genoeg aan bod komt tijdens de vergadering.”

4 Zet iedereen achter zijn laptop, ook als ze er fysiek zijn

Toekomstmuziek is vergaderen in virtual reality: de grote techbedrijven experimenteren daar nu mee. „In een virtuele omgeving kan je niet alleen vergaderen, je kan ook samen aan een model werken dat driedimensionaal zichtbaar is, of een vliegtuig ontwerpen”, aldus Pullen van onderzoeksstichting CfPB

Maar die techniek is duur en wordt nog niet op grote schaal toegepast. Daarom is het verstandig als iedereen eerst maar eens gewoon achter zijn laptop gaat zitten, volgens Pullen. Daarmee bedoelt hij dus óók de mensen die wél fysiek bij elkaar komen. ,,Iedereen achter een scherm, net als tijdens de pandemie, anders gaan de mensen op kantoor hun eigen vergadering houden”.

Zo gaat de Rabobank het nu doen, vertelt woordvoerder Margo van Wijgerden. Gewone vergaderingen zijn digitaal, ook voor wie op kantoor zit. „Op die manier beperken we de nadelen die er zeker zijn als mensen gaan inbellen in een fysieke meeting.”

5 Laat thuiswerker zelf beslissen of de kinderen ook thuis zijn

Tijdens de pandemie waren er regelmatig kinderen in beeld. Hoe gaat dat na corona? Bij de Rabobank zijn ze van mening dat de blaffende hond, de pakketbezorger of de zoon die door het beeld heen loopt in de plaats zijn gekomen van de collega die met een vraag naast je komt staan, of van een telefoontje. „Wij vinden dat dit hoort bij het werk. Mensen lossen dat onderling wel op”, zegt Van Wijgerden.

Iemand die al een paar jaar werkt, moet kunnen organiseren wanneer kinderen er wel en niet zijn, beaamt Kueter van ABN Amro.

Daarmee bedoelt hij dat werknemers zelf moeten kunnen beslissen of hun kinderen – afhankelijk van hun leeftijd en de aard van het werk – thuis kunnen zijn tijdens een werkoverleg.

Dat ziet Lizette Brands-Mutsaers, adviseur duurzame inzetbaarheid bij ouderenzorg-organisatie De Wever en moeder van een baby en een peuter, toch anders: „Ik heb de afgelopen drie weken met kinderen thuis gewerkt, omdat ze om beurten in quarantaine moesten. Er was veel begrip – ‘ach, wat is-ie toch lief’ – maar ik denk wel dat er uiteindelijk wordt verwacht dat de kinderen gewoon weer naar de dagopvang gaan als het kan.”

6 Deel voor het vergaderen het kantoor anders in

Om hybride werken goed te laten verlopen, moet het kantoor anders worden ingericht: met meer plekken om elkaar te ontmoeten en minder plekken om individueel te werken, zegt Kueter van ABN Amro. Solo aan een presentatie werken, kunnen medewerkers immers net zo goed vanuit huis doen.

Adviesbureau KPMG heeft zijn kantoor in Zwolle al omgebouwd tot ‘clubhuis’. Daar is 70 procent van de kantoorruimte nu gereserveerd voor overleg en 30 procent voor individueel werken. Die verhouding was voor de pandemie bijna omgekeerd (40 versus 60 procent).

Zo zijn er ruimtes bijgekomen om te bellen, te vergaderen, te brainstormen en te ontspannen. Bovendien krijgt elke vergaderplek bij KPMG grote schermen, zodat werknemers een goed overzicht hebben wie wat zegt tijdens een videovergadering.

7 Maak duidelijke afspraken wanneer je werkt

Hybride werken betekent niet alleen dat mensen inbellen vanaf verschillende locaties, maar mogelijk ook op andere momenten werken. ,,Stel, je staat om zes uur op en werkt twee uur voordat je de kinderen naar school brengt en dat doe je ’s avonds weer als ze naar bed zijn.

„Moet iemand anders op dat moment dan ook nog reageren, dan moet je daar als team goede afspraken over maken,” zegt Beumer. Mensen vergaderen zich suf, merkte ze tijdens de pandemie. ,,Ze klokken om negen uur in en gaan van de ene Teams-bespreking naar de andere.” Onlangs hield de zorgorganisatie waar Brands-Mutsaers werkt een enquête onder de thuiswerkers en daaruit bleek dat mensen bijna niet meer opstonden voor een pauze, vertelt ze.

Terwijl juist online vergaderen vermoeiend is: mensen voelen zich dan gedwongen de ander recht aan te kijken en krijgen prikkels van dichterbij mee, zo blijkt uit wetenschappelijk onderzoek.

ABN Amro adviseert werknemers daarom om niks te plannen tussen 12.00 en 13.00 uur. Een gemiddelde bespreking moet niet langer duren dan dertig tot veertig minuten, zegt Kueter ,,Anders raak je overbelast en verslapt je aandacht.”