Alleen nog op zakenreis als het nodig is, zeggen bedrijven – maar wat is ‘nodig’?

Zakelijk reizen Nee, zoveel reizen als ze deden, is helemaal niet nodig, zeggen twintig Nederlandse bedrijven tegen NRC. Als het straks weer kan, stappen hun mensen alleen in het vliegtuig als het écht wat toevoegt. Hoe maak je die afweging? „Als je voor een wereldwijd merk werkt, is het wel fijn als je af en toe klanten kunt ontmoeten in Azië.”

Beeld Getty Images

De mensen die medische apparatuur installeren en onderhouden in ziekenhuizen over de hele wereld. Die bleven vliegen. Zulke reizen vond Philips, maker van onder meer beademingsmachines, belangrijk genoeg om ook (of juist) te laten doorgaan. Maar verder is het aantal vliegreizen door Philips-werknemers tijdens de pandemie „drastisch afgenomen”.

Dat geldt voor bijna alle multinationals: het zakelijk vliegverkeer daalde in 2020 praktisch naar nul. Maar het moment dat werknemers weer onbekommerd in het vliegtuig kunnen stappen, komt steeds dichterbij. Gaan ze dat dan ook weer massaal doen?

NRC maakte een rondgang langs twintig grote Nederlandse bedrijven die internationaal actief zijn. Zij zeggen bijna zonder uitzondering: nee, niet meer zo massaal. Het was een openbaring dat vliegen om klanten of collega’s te zien lang niet altijd nodig is. Via een scherm bleken ze het ook wonderwel te rooien.

Daarom denkt Philips dat medewerkers „significant” minder vliegreizen zullen maken. Ingenieursbedrijf Arcadis heeft gemerkt dat een vliegreis niet „de standaardoptie” hoeft te zijn als je elkaar wilt zien. Bij lichtbedrijf Signify is de „visie” op zakelijk reizen veranderd. Uitgever Wolters Kluwer verwacht het reizen „verder te minimaliseren”. Verzekeraar NN wil het aantal zakenreizen reduceren tot „de meest noodzakelijke”.

De redenen zijn ook eenduidig. Minder vliegen is een eenvoudige manier om minder CO2 uit te stoten, geld te besparen, en je mensen fitter te houden – minder vliegtuignachten, minder jetlags.

Maar hoevéél minder denken bedrijven dan te gaan vliegen? Hebben ze het reisbudget bijvoorbeeld al gereduceerd? En veel bedrijven hebben het, net als NN, over reizen die ‘noodzakelijk’ zijn, of ‘essentieel’. Zulke reizen blijven ze wel maken. Wanneer is een reis dan belangrijk genoeg?

Lees ook: Vooral traditionele luchtvaartmaatschappijen krijgen het lastig

600 kilometer met de trein

Een afspraak in het buitenland, maar minder dan 600 kilometer van huis? Dan reizen de bankiers van ABN Amro niet met het vliegtuig. De bank heeft met zichzelf afgesproken het aantal vliegreizen te halveren ten opzichte van 2017. Dit doel stamt uit 2018 en moet in 2025 behaald zijn. Korte vliegreizen afschaffen is een van de maatregelen „Dit gaan we halen, daar is geen twijfel over”, zegt Christina Duhen, bij ABN Amro verantwoordelijk voor de ‘inkoop’ van zakenreizen. De coronacrisis heeft de bank in die overtuiging gesterkt.

Zo stellig als ABN Amro (19.000 werknemers) zijn maar weinig bedrijven, bijvoorbeeld omdat ze nog bezig zijn hun beleid aan te passen. Bij de bedrijven die wel percentages noemen, varieert de reductie tussen 25 en 50 procent. Accountants- en adviesbureau KPMG wil ook de helft minder vliegen dan voor de pandemie, maar pas in 2030. Chipmachinebouwer ASML uit Veldhoven verwacht 25 tot 30 procent minder te gaan vliegen – je kunt je voorstellen dat een machine installeren, anders dan een adviesgesprek met een klant, moeilijk gaat via een beeldscherm.

Wie zegt minder te gaan vliegen, hoeft er ook minder geld voor opzij te zetten. Een aantal bedrijven laat weten dat inderdaad te gaan doen: banken ING en ABN Amro, koopjeswinkelketen Action, Arcadis, Signify en Wolters Kluwer. Bedragen willen ze echter niet delen.

Dat reizen ook een kostenafweging is, blijkt uit de reactie van verzekeraar Aegon, die komende jaren wil bezuinigen. „Onderdeel van die kostenreductie zijn ook reiskosten.”

Een presentatie van Dove

De vraag wat een noodzakelijke reis is, vinden bedrijven nog niet zo makkelijk te beantwoorden.

„Als je voor een wereldwijd merk werkt, is het wel fijn als je af en toe klanten kunt ontmoeten in Azië”, zegt Joanny Lijbers, hr-directeur van Unilever in de Benelux. De multinational, met wortels in Rotterdam, verkoopt zijn vierhonderd merken over de hele wereld. „Ik denk dat bij ons heel veel kilometers zijn gemaakt.” Maar ook Unilever wil z’n 149.000 werknemers minder laten vliegen. Alleen nog – daar is-ie weer – als het noodzakelijk is. Bij Unilever zeggen ze: „Reizen moet tellen.” Maar wanneer dat is, zegt Lijbers eerlijk, weten ze nog niet. „Dat willen we proberen te meten. Wat voor effect heeft het gehad als je er bent geweest?”

Lees ook: Swapna Nair, van het grootste zakenreisconcern ter wereld: ‘Een op de vijf zakelijke reizigers zien we niet meer terug’

Hoe dan ook is duidelijk geworden dat zoveel reizen als ze deden niet hoeft. „Stel: Dove doet een grote introductie van een nieuw product in Nederland. Voorheen zouden de mensen die Dove aansturen hierheen komen om het te presenteren. Nu weten we: zoiets kan ook virtueel.” Een reductiedoel voor vliegreizen heeft Unilever nog niet gesteld, zegt Lijbers. „Al doende willen we beleid maken.”

Bij PwC (6.000 werknemers in Nederland) zijn ze ook opnieuw gaan nadenken over de betekenis van ‘noodzakelijk’, zegt directielid Marc Borggreven. „We hebben altijd alleen gereisd als het noodzakelijk was – maar ons idee over wat dat is, wel behoorlijk gewijzigd.” Overleg kan heel vaak digitaal, heeft PwC geconcludeerd, al zit videobellen de creativiteit soms wel in de weg. „Je werkt de agenda af, geeft iedereen de beurt en dat is het dan.”

Noodzakelijk om jong talent te werven is het vooruitzicht van een baan vol vliegreizen ook niet meer, merken ze bij PwC. Voorheen was dat wel een lokaas. „Mensen die hier willen komen werken, vragen niet welke reizen ze kunnen maken”, zegt Borggreven. „Ze vragen wat wij doen aan duurzaamheid.”

Bij ABN Amro bestaat inmiddels wel een definitie van ‘noodzakelijk’, zegt Christina Duhen. Vliegen voor een periodiek kantoorbezoek in het buitenland? Niet noodzakelijk – behalve als op dat kantoor van alles aan de hand is. Met een heel team vliegen voor een training? Niet noodzakelijk. Vliegen voor een belangrijke afspraak met een klant? Wel noodzakelijk.

Lange sessies met veel collega’s

Alles bij elkaar zullen bedrijven hun werknemers heel veel tripjes ook wél weer laten maken. Geen enkel bedrijf is van plan zakenreizen af te schaffen.

Voor onlinebetaalbedrijf Adyen blijft reizen bijvoorbeeld „essentieel om onze wereldwijde bedrijfscultuur te behouden”. Zuivelcoöperatie FrieslandCampina heeft het over „het belang van verbinding”. Bij Wolters Kluwer missen ze via het scherm dingen als „lichaamstaal en normaal menselijk contact”. KPMG voorziet dat mensen elkaar voor lange sessies „met veel interactie tussen grote groepen collega’s” wel zullen opzoeken.

De consultants van McKinsey voorspelden in april dat de hoeveelheid zakelijke reizen wereldwijd op 80 procent van het oude niveau zal uitkomen. De berichten van de Nederlandse bedrijven die NRC sprak, suggereren dat hun mensen weliswaar minder gaan reizen, maar hoeveel minder, is nog onduidelijk – het kan ook best maar een beetje minder worden. Dus een heuse reisrevolutie in de zakenwereld? Nog niet.