Niet meer volledig terug naar kantoor, maar wél vaker een ‘company party’

Terug naar kantoor? Zakenbanken op Wall Street willen hun personeel zo snel als kan weer terug op kantoor hebben, grote Amerikaanse techbedrijven verkondigen juist dat op afstand werken de toekomst is. Hoe gaan Nederlandse bedrijven het doen, en waarom?

foto CHRISTOPHE ARCHAMBAULT/AFP

Jamie Dimon is er klaar mee. De topman van JPMorgan, een van de grootste zakenbanken ter wereld, wil al zijn werknemers terug op kantoor zien zodra het kan. Halverwege juli kunnen ze al een deel van de tijd komen, verwacht hij. En in september, oktober „ziet alles er gewoon weer uit zoals het was”.

In een video-interview met de Wall Street Journal maakte Dimon deze maand duidelijk hoe slecht het grote thuiswerkexperiment hem bevallen is. „Ik sta op het punt om al mijn Zoom-vergaderingen af te zeggen.” Hij realiseert zich dat zijn werknemers misschien wél geregeld thuis willen blijven werken. Maar, gelooft Dimon, mensen moeten bij elkaar zijn om nieuwe ideeën op te doen, de bedrijfscultuur in stand te houden en klanten binnen te halen. Zijn conclusie: „Ja, mensen houden niet van woon-werkverkeer, but so what?”

Goldman Sachs, dat net als JPMorgan bekendstaat om z’n competitieve cultuur, verheugt zich ook weer op het kantoorleven. De zakenbank zet in op terugkeer vanaf volgende maand, meldde persbureau Bloomberg. Bankbaas David Solomon noemde thuiswerken een „afwijking” die zo snel mogelijk gecorrigeerd moest worden.

In de Verenigde Staten zijn ze verder met vaccineren dan in Nederland, en nadert het moment dat werknemers weer terug kunnen naar kantoor. Maar willen werknemers en hun bazen dat wel, en hoe vaak dan? De verschillen zijn enorm. Aan de ene kant heb je de financiële wereld. Want niet alleen Dimon en Solomon willen hun personeel terugzien, uit een enquête van consultancyberdijf Accenture blijkt dat bijna 80 procent van de leidinggevenden in de financiële wereld dat wil. Aan de andere kant heb je de techwereld. Verschillende grote bedrijven kondigden al aan werknemers geheel vrij te laten. Willen ze niet meer terug naar kantoor? Dan blijven ze lekker thuis.

Al een jaar geleden liet Twitter-topman Jack Dorsey zijn werknemers in een mail weten dat ze „voor altijd” thuis mogen blijven werken – mits dat mogelijk is in hun functie. Facebook zei vorige maand dat op afstand werken „de toekomst” is. Bij Spotify mogen werknemers straks zelf kiezen, in overleg met hun manager, waar ze werken – fulltime thuis is een van de opties. Cryptobeurs Coinbase kondigde vorige week aan te gaan werken volgens het principe remote-first.

Nu is de ‘scheidslijn’ zeker niet zwart-wit. Zo kiest techgigant Amazon wel voor een „kantoorgerichte cultuur”, en ook bij Netflix wordt iedereen in principe terug verwacht achter zijn bureau. Google kiest voor een „hybride aanpak”. Van veel Amerikaanse banken is nog niet bekend wat ze precies van plan zijn. Ook moet nog blijken of de techbedrijven hun personeel echt zoveel vrijheid zullen geven als ze suggereren. Maar de intentie in Silicon Valley is duidelijk anders dan op Wall Street.

Opvallend is dat de grote Nederlandse banken wezenlijk anders willen werken dan vóór de pandemie

Meer keuzevrijheid

In Nederland is het voorlopig nog niet zo ver, maar ook hier zijn bedrijven volop bezig met plannen maken voor als de kantoren weer open kunnen. NRC maakte een rondgang langs Nederlandse bedrijven in de financiële wereld en in de techwereld. De verschillen in Nederland lijken, zoals zo vaak, minder groot dan in de VS. Opvallend is dat de grote Nederlandse banken wezenlijk anders willen werken dan vóór de pandemie. Zowel ING, ABN Amro als Rabobank verwacht dat werknemers zo’n beetje de helft van de tijd thuis blijven werken. Dat is een grote verandering: fulltime op kantoor is bij deze banken altijd de standaard geweest.

De techbedrijven die NRC sprak, leggen net als in de VS veel nadruk op de vrijheid van werknemers. Het zijn veelal bedrijven die snel groeien en in de strijd om het werven van talent de arbeidsvoorwaarden zo aantrekkelijk mogelijk willen maken. Ook banken zeggen overigens om techtalent te concurreren.

Dus ook hier is het niet zwart-wit. Internetbetaalbedrijf Adyen – veel meer een techbedrijf dan een traditionele bank – wil bijvoorbeeld wel dat werknemers weer in de eerste plaats op kantoor komen werken. Reissite Booking kiest net als de banken voor een hybride vorm. Techbedrijf GitLab heeft juist helemaal geen kantoor. Dat had het al niet, maar door de pandemie is de overtuiging dat dat niet nodig is alleen maar versterkt.

Grofweg zijn er drie smaken. De nieuwe middenweg: half thuis, half op kantoor. En de ‘uitersten’: grotendeels op afstand werken, of meestal op kantoor. Wat zijn de overwegingen om te kiezen voor het een of ander?

De baas blijft ook thuiswerken

Rabobank-bestuurder Janine Vos blijft zelf ook zeker de helft van de tijd thuiswerken, zegt ze. En haar collega-bestuurders ook. „Als we digital first zeggen, maar wij gaan zelf steeds bij elkaar zitten, dan wordt het niks”, zegt Vos, verantwoordelijk voor hr. Want dat is het doel: dat werknemers zelf bewust kiezen waar ze willen werken, afhankelijk van wat ze op een dag gaan doen. Mits dat kan in hun functie. „Onze verwachting is dat de meeste mensen twee dagen naar kantoor komen, en drie dagen thuis werken of op pad zijn, bijvoorbeeld bij een klant.”

Om dat mogelijk te maken blijven alle reguliere vergaderingen digitaal. De werknemers – Rabobank heeft er in Nederland 25.000 – komen dan niet uit gewoonte naar kantoor, maar met een specifiek doel: samenwerken in projecten, collega’s of klanten zien, of netwerken. Vos: „Dan kom je bijvoorbeeld als Jong Rabo bij elkaar komt.”

De wens om thuis te blijven werken komt naar voren uit enquêtes onder het personeel. Een andere reden om thuiswerken te stimuleren, zegt Vos, is dat de uitstoot van CO2 daalt als mensen minder vaak met de auto naar kantoor rijden. Plannen om vierkante meters in te leveren zijn er nog niet, maar de bank kijkt wel of de inrichting anders moet. „Minder nadruk op bureaus. Meer op samenwerken en bij elkaar zijn; op de koffiemachine, gezelligheid.”

Bij ING en ABN Amro wil het personeel ook gedeeltelijk thuis blijven werken, en ook deze banken willen dat mogelijk maken, zeggen woordvoerders.

Bij vermogensbeheerder Van Lanschot Kempen (1.600 werknemers) gaan ze het ook helemaal anders doen dan vóór corona. Alleen werknemers verantwoordelijk voor essentiële systemen, zoals IT, en de aandelenhandelaren die supersnelle systemen en internet nodig hebben blijven vaak naar kantoor komen. Vergaderingen blijven digitaal, zegt hr-directeur Ibo Metz. „Maar we gaan wel vaker een afdelingsbarbecue organiseren, of een company party”, voor de onderlinge verbinding.

Al vroeg in de pandemie viel Metz op dat medewerkers thuis „best wel blij” waren. Sommige managers zaten wel een tijdje „in de mopperfase”. Via het scherm probeerden ze hun oude manier van werken voort te zetten, zoals controleren waar hun mensen mee bezig waren. „Dat zit een beetje in deze industrie. Maar dat was natuurlijk kansloos.” Sommige managers konden niet goed omschakelen en zijn wat anders gaan doen binnen het bedrijf.

Hoe kijken ze bij Rabobank en Van Lanschot Kempen naar de Amerikaanse zakenbanken? Janine Vos: „Daar heerst een agressievere cultuur: we werken allemaal heel lang en heel hard. Wij hebben ook beleid om te zorgen dat we prestaties kunnen meten, maar we geloven ook dat mensen te vertrouwen zijn. Ze wíllen goed werk doen, ertoe doen.” Ibo Metz zegt ook: „Het heeft te maken met vertrouwen. We hebben afgelopen jaar gezien dat het goed gaat als mensen thuiswerken.”

Lees ook: Thuiswerken heeft voordelen, maar hoe hou je die straks vast?

Een verplichte vrije dag

Voor bedrijven die kiezen voor (grotendeels) op afstand werken, is de flexibiliteit veelal doorslaggevend. Bijvoorbeeld voor het Nederlandse techbedrijf MessageBird, dat vorig jaar besloot over te stappen naar een nieuwe werkvorm. De 700 werknemers mogen voortaan overal werken. Naar kantoor komen mag, maar hoeft niet. Het ‘Work Anywhere’-principe, zo heeft het bedrijf het gedoopt.

MessageBird, dat communicatie tussen bedrijven en klanten regelt, heeft er wel twee regels aan verbonden. Een werknemer moet in dezelfde tijdzone werken als de rest van het team. „We willen geen ongezonde werksituaties met acht uur tijdsverschil”, zegt operationeel directeur Mayke Nagtegaal. En ook de werkuren zijn niet geheel vrij in te delen. Werknemers worden geacht zo’n 80 procent van hun werk tijdens ‘normale’ kantooruren te doen. Zo moeten collega’s gemakkelijk kunnen samenwerken én ook eens overdag naar de kapper/sportschool/school van hun kinderen kunnen.

De overstap naar de nieuwe manier van werken werd deels gedreven door de coronacrisis, zegt Nagtegaal. „Het heeft ons aangezet om na te denken over hoe we ons leven willen indelen.” Er zat ook een pragmatischer overweging achter. Deze werkvorm maakt het mogelijk „talent van over de hele wereld” te werven – werknemers hoeven immers niet meer bij een kantoor van MessageBird in de buurt te wonen.

Softwareontwikkelaar GitLab (1.300 werknemers in 65 landen) doet het al vrijwel sinds de oprichting van het bedrijf zonder kantoor. De organisatie verfijnde de afgelopen jaren de kneepjes van wat het ‘asynchroon werken’ noemt: iedereen moet overal en op elk tijdstip aan de slag kunnen. Om dat mogelijk te maken, wordt alles gedocumenteerd, vergaderingen goed voorbereid én opgenomen.

Mensen worden bij GitLab mede aangenomen op hun vermogen om zelfstandig te werken. „Als mensen solliciteren, vragen we: ben je een „manager-of-one?”, zegt senior hr-adviseur Roos Takken.

De coronacrisis sterkte het bedrijf in ieder geval in de overtuiging dat dit de juiste manier van werken is voor zijn werknemers, vertelt Takken. Wel voerde het bedrijf de „family and friends day” in. Eén keer per maand gaat het ‘virtuele kantoor’ op vrijdag dicht. Een verplichte vrije dag zodat mensen zich op zichzelf of hun familie en vrienden kunnen richten. „Door de pandemie zijn mensen geneigd om méér te gaan werken.”

Lees ook: Ambtenaren willen de helft van de week blijven thuiswerken

Ongelijkheid in het team

Voor betaalbedrijf Adyen (1.750 werknemers) is op dezelfde plek zijn juist wel belangrijk. Het bedrijf is dan ook stellig over het werken ná de coronacrisis: „Kantoor blijft de norm”, zegt een woordvoerder. Voor Adyen is „snel schakelen” en „snel oplossen” belangrijk. Dat werkt volgens het bedrijf het beste als collega’s in elkaars nabijheid zijn. „Ook de creativiteit waartoe je samen komt, is belangrijk. Dat is niet na te doen via Zoom.”

Daarnaast zou kiezen voor een hybride vorm ongelijkheid in teams kunnen veroorzaken, vreest het bedrijf. Neem vergaderingen waarbij een deel van het team wél bij elkaar is, en een ander deel inbelt. „Dan mist een deel het moment dat je na afloop nog even koffie drinkt, het informele gesprek hebt.”

Als je wél kiest voor een niet-traditionele manier van werken, moet je dat niet onderschatten, is de ervaring bij GitLab. Het bedrijf heeft in 2019 een Head of Remote aangesteld, een Amerikaan die door nieuwszender CNBC is omschreven als „orakel” op het gebied van op afstand werken. Hij leidt dat bij GitLab in goede banen. Geen overbodige luxe om die functie in het leven te roepen, „als je een transitie maakt”, zegt hr-adviseur Takken. „Wij zouden dat echt aanraden.”