Negen tips om duidelijker te schrijven op je werk

Japke-d. denkt mee

Kort en duidelijk schrijven op ons werk: we zouden het allemaal moeten doen. Want heel veel collega’s snappen elkaar niet. Maar hoe doe je dat? geeft tips.
Illustratie Tomas Schats

Vandaag had ik voor jullie de kortste en duidelijkste column ooit willen schrijven. Iets in de trant van: ‘hartelijk dank voor de honderden hartverwarmende reacties vorige week op mijn stuk over korter en duidelijker schrijven op het werk – nu jullie! MAND!’ Maar dat vond ik te makkelijk.

Sterker nog, ik had eerlijk gezegd een beetje wroeging. Want eigenlijk heb ik jullie vorige week een beetje het bos in gestuurd.

Want maar heel weinig mensen kunnen het, kort en duidelijk schrijven. Wat ik vorige week dus eigenlijk schreef, was: ga duidelijker en korter schrijven op je werk en zoek zelf maar uit hoe!

En dus dacht ik, weet je wat, ik ga jullie tips geven, hoe je korter en duidelijker kunt leren schrijven. En wie weet helpt het, en gaan overal mensen in het land het doen, als kleine lichtjes die overal aangaan, en is straks het hele land verlicht. Toch? Nou, hoe dan ook: komen ze.

Allereerst tip 1: spreek een deadline af. Eindeloos blijven schaven aan teksten is funest voor hun helderheid. Discipline is wat we nodig hebben. En iemand met een zweep, als je je daar niet aan houdt.

Spreek daarom ook een lengte af, een concreet aantal woorden, en het liefst 3.000 minder dan je wilde. Dat is tip 2, en sla jezelf op je vingers als je eroverheen gaat. Schrijven is een veldslag met jezelf, inderdaad. Bloed, zweet en tranen. Keihard werken. Tucht maakt je vrij – slappelingen zijn er al genoeg.

Blokkeer dus ook alle afleiding. Dat is tip 3. Een raam met uitzicht is al funest, laat staan een smartphone, collega’s in de buurt of een mailaccount. Zet die dus allemaal uit en ga in een koude, donkere kelder zitten met je voeten in een teil ijskoud water – en begin.

Dat is trouwens tip 4: begin. Veel mensen vergeten dat en blijven maar uitstellen. Beginnen is het moeilijkste van kort en duidelijk schrijven.

Dan: aan de slag. Dat doe je door wat je moet schrijven eerst uit te leggen aan je moeder, aan een vriend of aan je oma, dat is tip 5. Als ze het snappen, schrijf je het precies zo op. Daarvoor kun je uiteraard ook je automonteur gebruiken, of een willekeurige voorbijganger – als het maar iemand buiten je vakgebied is.

Met kinderen werkt dat het best. Denk Het Jeugdjournaal. Het klinkt paradoxaal, maar pas als je iets helder aan kinderen kunt uitleggen, beheers je je vak. Ook daarom verdienen de mensen van Het Jeugdjournaal onze hoogste achting.

En kom nou niet aan met: jij wil Jip-en-Janneketaal. Nee, ik wil geen kleutertaal, ik wil heldere taal – dat is heel iets anders. En zeg nou ook niet: ik schrijf niet voor leken, ik schrijf voor mijn collega’s: die snappen écht wel wat ik bedoel.

Haha, ja. Collega’s zéggen inderdaad wel altijd dat ze het snappen, maar het omgekeerde is vaak het geval. Vraag ze maar eens naar de betekenis van een aantal vaktermen. Je zult je verbazen.

Schrijf je niet voor collega’s maar voor ‘gewone mensen’, dan is het zo mogelijk nóg belangrijker om kort en helder te schrijven. In dat geval luidt tip 6: hang een foto van een burger aan je computer – het liefst een sappige, vegetarische – dan weet je voor wie je het doet. Je lacht erom, maar echt, het werkt.

Dan tip 7. Die is: val je in slaap bij het schrijven, dan doet je lezer dat ook. Vermijd dus woorden als ‘kwaliteit borgen’, ‘samen sturen op publieke waarde’, ‘een stukje meerwaarde creëren’, ‘transparantie’, ‘sensibiliseren’ (!), ‘faciliteren’ en al het andere bloemrijke, archaïsche, overbodige standaardrepertoire uit de trukendoos van de eromheen leuterende bestuurder, politicus of topman.

En artsen, monteurs, rechters en wetenschappers dan, vragen lezers me de laatste tijd vaak. Tja. Dat vaktaal soms nodig is, wil niet zeggen dat je duidelijke taal dan maar helemaal moet vergeten.

Maar de allerbelangrijkste tip om korter en duidelijker te schrijven is natuurlijk: schrijf eens NIET. Weiger het. Dat is tip 8. Overal schrijven veel te veel mensen op het werk langdradige betogen waar echt helemaal niemand op zit te wachten.

Zeg dus vaker: ik ga het niet opschrijven voordat ik snap waarom dat moet, voordat ik het snap überhaupt. Vraag dus ook vaker of ze het beter kunnen uitleggen. Zeg sowieso veel vaker: ik snap dit niet, kun je dit beter uitleggen. Dat is tip 9. Natuurlijk, mensen zullen je erom haten, maar iemand moet het doen.

Want uiteindelijk wordt iedereen beter van korte, duidelijke teksten op het werk. Het wordt er leuker van, iedereen snapt je (ineens), minder mensen krijgen een burn-out en de vrolijke, klaterende, bevrijdende lach zal weer klinken op de plek waar ooit de dorre doodsheid heerste.

Maar wacht even. Zal daarmee de bloemrijke, rijke, ingewikkelde, archaïsche taal uit ons land verdwijnen, vragen ongeruste lezers me vaak. Nee. Die taal zal nooit verdwijnen. Want daar hebben we – goddank – de literatuur, de poëzie, de kunsten en onze vrije tijd voor.

Dus doe het. Schrijf duidelijk en korter op je werk. Bevrijd jezelf, bevrijd elkaar. Dood, aan alle vaagtaal.

Leve het heldere woord.

Hoe was jouw week? Tips voor Japke-d. Bouma via @Japked op Twitter.

Dit waren de Jeuktweets van de week

Reageren

Reageren op dit artikel kan alleen met een abonnement. Heeft u al een abonnement, log dan hieronder in.