Als de baas je ’s avonds appt, levert dat veel stress op

Zakelijk appen Op het werk is whatsappen helemaal ingeburgerd. Maar het gedrag op dit snelle medium is lastig te sturen, en er zijn genoeg collega's die last hebben van de diarree aan berichten. „Je moet echt duidelijke afspraken maken.”

Het liep een tikje uit de hand in de WhatsAppgroep van de 56 medewerkers van projectmanagementbureau Frisse Blikken. Marketingmanager Juliske Hummel deed er ook aan mee. „Het was een dagelijkse, niet-aflatende stroom berichten. Als je na een vergadering je telefoon pakte, had je talloze gemiste appjes waarin urgente, praktische en informele zaken dwars door elkaar heen liepen.”

Hummel kon die grappige gifjes, vrijmibo-foto’s en dat oproepje voor goede afhaaladressen niet negeren. Het risico bestond immers dat ze dan een belangrijk zakelijk-inhoudelijk bericht over het hoofd zou zien.

Hoewel die losse, vriendschappelijke communicatiestijl goed bij de cultuur van het bedrijf past, begon de overdaad aan appjes een aantal collega’s te storen. Mede doordat de meeste Frisse Blikkers een aantal dagen in de week bij klanten werken en daar óók in WhatsApp-groepen met collega’s zitten.

Daarom is het bedrijf twee jaar geleden overgestapt op communicatieplatform Slack. Hummel: „Alle categorieën berichten hebben daar een apart kanaal: urgent, pakketjes, inspiratie, random – dat maakt het makkelijker screenen wat je wel of niet hoeft te lezen.”

Was het ook een optie geweest wél op WhatsApp te blijven, maar dan met gedragsregels in de groep? „Hm, dat zie ik niet zo snel gebeuren”, zegt Hummel. „WhatsApp voelt makkelijk en laagdrempelig. Op een of andere manier is het niet iets om strenge regels over af te spreken.”

Precies dat gevoel heeft ertoe geleid dat bij menig bedrijf een wildgroei is ontstaan aan WhatsApp-groepen en -berichten tussen collega’s. Vooral de zakelijke groepsapp is berucht. Vraag eens rond en de ergernis over de bulk felicitaties aan dezelfde collega of discussies over wie nu weer zijn bordje bij de vaatwasser heeft laten staan, vliegen je om de oren. WhatsApp heeft als voordeel dat het zo snel en makkelijk is. Tegelijkertijd is het een niet te negeren aandachttrekker, onder werktijd en ’s avonds op de bank.

Vreugde en ellende

Hoe voorkom je dat je gek wordt van al die appjes? En is WhatsApp eigenlijk wel een goed medium voor op de werkvloer?

„Ja, toch wel”, zegt Hanneke van Winkelen. Ze is trainer en adviseur in communicatie en gedrag, onder andere voor ABN Amro, Rabobank en Achmea. WhatsApp kan volgens haar zowel vreugde als ellende brengen. „Het is natuurlijk een fantastisch handig medium om in één keer direct een groot aantal mensen te bereiken. Maar het kan ook een medium zijn voor minder fijne zaken als pestgedrag. Via appgroepjes waar dan de baas niet in zit, bijvoorbeeld. Dat kan heel onveilig voelen.”

Daarom zegt Van Winkelen: WhatsApp kan goed werken, als je er maar afspraken over maakt. „Ga eens met elkaar zitten om te bespreken met wie en wanneer je WhatsApp wil gebruiken. Is het voor inhoudelijke zaken wel het juiste platform? WhatsApp zegt aan alle kanten: iets is dringend, je moet snel reageren. Terwijl je over sommige inhoudelijke vragen wat langer na wil denken. Dan moet je als ontvanger best stevig in je schoenen staan om te zeggen: sorry, ik vind appen hierover niet prettig.”

Dat idee alleen al voelt enigszins ongemakkelijk. „Ongemak geeft júist de noodzaak aan dat je het erover moet hebben met elkaar”, zegt Van Winkelen. „Als je eenmaal regels hebt opgesteld, is het ook makkelijker om daarop terug te grijpen.”

Ook Marlous de Haan pleit voor een smartphoneprotocol op de werkvloer. Ze schreef erover in haar boek Smartphone etiquette, dat afgelopen augustus verscheen. De Haan: „In zo’n protocol kun je regels opstellen over het checken van privé-appjes onder werktijd, en ook over bereikbaarheid. Mag je elkaar ’s avonds nog appen? En als het alleen in dringende gevallen mag: wat is dringend?”

Het zou De Haan niets verbazen als het snel normaal zal worden om voorwaarden over bereikbaarheid op te nemen in je arbeidscontract. In Frankrijk hebben ze al het ‘recht op onbereikbaarheid’ vastgelegd, in Nederland ligt een soortgelijk initiatief van de PvdA nu in behandeling bij de Tweede Kamer. De Haan: „Ik ben daar voorstander van. Want zodra er ’s avonds een appje van je baas binnenkomt, is er een stemmetje in je hoofd dat zegt dat je moet antwoorden, of tenminste moet laten weten dat je er morgen naar kijkt. Dat levert het een hoop stress op.”

Goed werkgeverschap

Precies dit punt staat bij Emily Borsboom voor dit jaar op de agenda. Ze is hr-manager bij YoungCapital, een recruitmentbureau met zo’n duizend medewerkers. „Ik vind het in deze tijd bij goed werkgeverschap horen om óók over WhatsApp-regels na te denken en hierover met elkaar in gesprek te gaan. Ik wil vooral een zekere alertheid creëren. Voor sommige managers is ’s avonds een appje sturen heel normaal, die staan er niet bij stil wat voor dwingende verwachting ze daarmee bij de medewerker scheppen.”

Hoe dwingend WhatsApp ook kan zijn, Borsboom was er de afgelopen maanden blij mee. Ze begon in februari met haar baan bij YoungCapital, net voor het grote thuiswerken begon. „Doordat ik in verschillende appgroepen met collega’s zat, kreeg ik de bedrijfscultuur toch een beetje mee. In de ene groep was wat zakelijker contact, in de andere werden óók grappige memes gedeeld. Dat zegt best wat over een team.”

Bij Frisse Blikken heeft Slack een eind gemaakt aan de continue stroom WhatsApp-berichten. Toch kan Juliske Hummel er af en toe met enige weemoed naar terugverlangen. „Ik houd wel van die gekke, spontane berichten in een appgroep. Ik had mijn telefoon vol staan met allemaal grappige foto’s, waar ik eens in de zoveel tijd grinnikend doorheen scrollde.”

Ze geeft toe dat het voor haar energie en concentratie beter is dat ze tegenwoordig haar laptop dichtdoet, en dat de Slack-berichten dan ophouden. „Maar die gezelligheid van de appgroep mis ik soms wel.”

Dit is het tweede en laatste artikel over WhatsApp-gebruik op de werkvloer. Deel 1 verscheen op 23 januari.