‘Juist nu heeft het functioneringsgesprek toegevoegde waarde’

Januari is de maand van de functioneringsgesprekken. Maar dit jaar is alles anders. Mensen hebben door de coronacrisis vooral thuisgewerkt; hoe beoordeel je dan of ze goed hebben gefunctioneerd? Tot twee keer toe hebben ouders door een lockdown met de kinderen thuisgezeten. Wat komt er van werk terecht als je die moet onderwijzen? En wat te denken van persoonlijke omstandigheden, zoals een zieke ouder op de intensive care? Dan lijkt doelen halen ineens ver weg. Hoe voer je een functioneringsgesprek in coronatijd?

Het is lastig in deze tijden een functioneringsgesprek te houden, erkent trainer en adviseur in leiderschapsontwikkeling Jacco van den Berg (56). „Maar al werken mensen thuis, hun prestaties kunnen natuurlijk wel beoordeeld worden. Dat kan door harde gegevens als budgetten, deadlines of geschreven uren te verzamelen. Wat ook kan, is dat een leidinggevende feedback gaat halen bij collega’s, klanten en andere betrokkenen. Stimuleer medewerkers hun eigen functioneren te evalueren, laat hen zelf bepalen wat zij meer, minder of anders gaan doen.”

Kun je door verandering van werkomgeving niet functioneren, dan past het niet daar nu op te worden afgerekend, zegt Van den Berg. „Nederland is sowieso een land van teamprestaties en die zijn nu moeilijker te realiseren. Vel geen messcherp oordeel. Voer wel de gesprekken. Wat ging goed, wat kan beter? Maar haal ze uit de beoordelingssfeer. Zet een dikke streep onder 2020 en oriënteer je op de toekomst. Wat zijn de aandachtspunten voor 2021?”

De tweede lockdown maakt thuiswerken lastig, ervaart Van den Berg. „Ik werk nu ook thuis. Terwijl wij aan de telefoon zitten, moeten mijn dochter en haar vriendinnetje stil zijn. Heb als leidinggevende oog en oor voor de thuissituatie. Hoe zit iemand in de wedstrijd? Waren er zorgtaken? Wat was de impact op het functioneren? Praat daarover en voer zo’n gesprek maandelijks.”

Lees ook over ontslagen worden via Zoom: Geen ‘walk of shame’ meer, wel met je kinderen op de achtergrond

Geen uitstel

Wat een leidinggevende vooral niet moet doen, is het functioneringsgesprek uitstellen, waarschuwt Jan Jacob de Groot (60). Hij traint managers in het voeren van functioneringsgesprekken. „Het is bij uitstek een gelegenheid om aandacht te geven aan je mensen. Hoe zitten ze erbij?”

De één bloeit op, laat onbekende kanten van zichzelf zien en toont leiderschap, weet De Groot. Een ander trekt zich terug, of blokkeert. Deze medewerker daarmee confronteren kan, zeker op afstand, leiden tot demotivatie. De werknemer kan zich niet begrepen voelen. Aan de andere kant: niets zeggen kan het gedrag bevestigen en het isolement versterken.

De Groot: „Aandacht van een leidinggevende is voor zo’n collega nog belangrijker dan anders. Bespreek samen de verwachtingen, dat draagt bij aan motivatie. Hoe kunnen deze medewerkers worden ingezet op taken waar ze wel goed in zijn? Voor wie moeite heeft met functioneren, vraag wat hun dwarszit en hoe zij denken dat ze kunnen herstellen. Iedereen wil zichzelf verbeteren. Maar jaag de medewerker niet de gordijnen in.”

Juist nu heeft het functioneringsgesprek toegevoegde waarde, zegt Sylvia Kraal (40), hr-adviseur bij accountantskantoor KroeseWevers. „Mensen maken zich zorgen over hun baan, ze voelen zich niet gezien, missen hun collega’s. Begin met: hoe gaat het met je? Zo maak je voor een medewerker bespreekbaar waar hij of zij tegenaan loopt. Voor corona werkte zo iemand in een team, dan haalden ze elkaars talenten naar boven. Nu staat een medewerker er alleen voor.”

Echt alleen

Het is goed stil te staan bij de bijzondere werksituatie die is ontstaan door corona, benadrukt Kraal. „Wat betekent die voor de werknemer? Stel open vragen en vraag vooral door. Ga niet alleen in op het algemene functioneren en doelen, maar stel zeker persoonlijke omstandigheden aan de orde. Soms is een medewerker helemaal geïsoleerd, vooral mensen zonder partner en kinderen. Dan zijn ze echt alleen, hoor.”

Ook de jongere generatie voelt zich vaak eenzaam, ervaart Kraal. „Schenk daar als leidinggevende aandacht aan, bijvoorbeeld met een coachingstraject. Een oplossing kan ook zijn op afstand collega’s te blijven zien. Zo houdt onze organisatie coffeebreaks en pubquizzen.”

Beoordelen is sowieso al erg moeilijk, volgens trainer Jan Jacob de Groot. „Mensen zijn eigenlijk slechte beoordelaars. Meewegen van persoonlijke omstandigheden maakt een functioneringsgesprek nog ingewikkelder.”

Lees ook de column van Japke-d. Bouma: En dan zegt je baas: ‘Hoe vind je zélf dat het gaat?’

Hoe moet een leidinggevende handelen wanneer een familielid van een medewerker op de IC ligt, of wanneer werknemers door het thuiswerken last hebben van somberheid? „In zulke gevallen moet je andere doelstellingen afspreken. Nog beter is in een vroeg stadium samen in gesprek gaan. Blijf met elkaar in contact. Wacht niet tot het einde van de rit.”

Bij KroeseWevers liet de directie weten hoezeer zij de inzet van de medewerkers waardeerde. Mensen die kinderen thuis hebben, kregen de uren cadeau die ze niet konden werken. Kraal: „Daar is weinig beroep op gedaan, dan gaven ze toch dat beetje extra en werkten ze ’s avonds door.”

Mensen reageren heel verschillend op thuiswerken, zegt Kraal. „De een vindt het heerlijk om te genieten van de kinderen en de flexibiliteit, de ander denkt ‘hoe kom ik de tijd door?’. Maar het gevoel van afstand wordt breed ervaren, werknemers voelen zich geen onderdeel meer van de groep.”

In veel organisaties ziet de leidinggevende niet constant wat iemand doet, signaleert Dorien Kooij (41), hoogleraar human resource studies aan Tilburg University. „Een jaarlijks gesprek leidt niet tot betere prestaties. Je zou over moeten gaan tot continue gesprekken en feedback – steeds meer bedrijven doen dat. Voor het afgelopen jaar kun je niet verwachten dat de doelstellingen van begin 2020 behaald zijn.”

Rug- en nekklachten

Soraya Vrijdag (31) werkt sinds maart 2020 thuis. Tot 1 januari 2021 was ze account-adviseur voor Randstad Groep Nederland, nu werkt ze, nog steeds thuis, als adviseur interne communicatie voor het hoofdkantoor. „Er was veel aandacht voor het thuiswerken tijdens mijn beoordelingsgesprek.” Randstad Groep Nederland werkt met een ‘startgesprek’, aan het begin van het jaar, en daarna zogeheten great conversations die het hele jaar door worden gehouden. „Nu wordt eerst gevraagd waar je op je werk en thuis tegenaan loopt. Pas daarna worden de doelen voor het jaar besproken.” Werken op haar laptop veroorzaakte bij Vrijdag rug- en nekklachten, dus kreeg ze snel een groot scherm met draadloze muis thuisbezorgd.

„Het gesprek met mijn manager is heel open. Als ik vertel dat ik de wisselwerking met collega’s mis, deelt zij ook haar ervaringen. Daar kan ik weer van leren.” Nu (video)belt Vrijdag vaker met collega’s om samen een koffiemoment af te spreken. Haar manager is heel coulant voor werknemers die kinderen nu thuis lesgeven. „Zij mogen het werk doen wanneer dat uitkomt.” Zelf heeft Vrijdag een stiefdochter die op de middelbare school zit. „Die redt zich wel.”

De thuissituatie kan belastend zijn, zegt hoogleraar Kooij. „Thuiszitten met de kinderen vraagt nogal wat. Werk en privé lopen in elkaar over. Je kunt niet meer doen wat je ervoor deed. Blijf wel aandacht besteden aan de ontwikkeling van de werknemer, het zou zonde zijn als die stil blijft staan.” Kan iemand zijn werk goed doen, of moet er iets van het takenpakket af? Is iemand nog verbonden met de werkvloer? Kooij: „Hier op de universiteit loopt het contact met studenten veelal via Zoom en mail, dat geeft minder voldoening. Besteed aandacht aan motivatie. Stel vragen: wat wordt als prettig of onprettig ervaren?”

Jaap Paauwe (67) is emeritus hoogleraar organisatie en human resource management en net als Dorien Kooij verbonden aan Tilburg University. Hij adviseert leidinggevenden één keer per week de virtuele ‘deur’ open te houden, waar mensen spontaan kunnen ‘aanbellen’. „Als je nu pas begint met dit soort maatregelen voor je personeel, heb je als leidinggevende gefaald. Signalen geven zó veel houvast. Zo weet je hoe het gaat met je mensen. Daar heb je meer aan dan aan één gesprek per jaar.”

Lesgeven aan de universiteit kost nu meer tijd, zegt Paauwe. „Dat betekent dat mensen minder productief zijn als het gaat om publiceren van artikelen, rapporten en boeken. Dat is logisch in deze lockdown. Werknemers hebben het volste recht bezwarende omstandigheden te noemen.”

Lees ook: Van 9 tot 5? Dit is de tijd om het werk anders aan te pakken

Nieuwe kansen

In toekomstige functioneringsgesprekken zullen ook na corona de ervaringen met thuiswerken een rol blijven spelen, zeggen de deskundigen. „We gaan straks fiftyfifty thuis en op kantoor werken”, voorspelt Paauwe. „Een aantal bedrijven bereidt zich daar al op voor.” Zo biedt corona werknemers ook nieuwe kansen, zegt hij. „Waarom nog in de file staan? Overvolle treinen zijn verleden tijd en kantoren worden anders ingericht. Open kantoren zijn een crime.”

Dorien Kooij ziet eveneens dat corona nieuwe mogelijkheden creëert. „Het kan ook een duwtje in de rug geven functioneringsgesprekken anders aan te pakken. Niet meer één keer per jaar doelen stellen terwijl er het hele jaar van alles gebeurt, maar meer continue feedback. We moeten op een andere manier gaan werken: job crafting, een baan aanpassen aan wat bij je past.”