Ontslagen via Zoom: geen ‘walk of shame’ meer, wel met je kinderen op de achtergrond

Video-ontslag Door thuiswerken worden nu veel ontslaggesprekken digitaal gevoerd. Hoe is het via je beeldscherm ontslagen te worden, en hoe pak je het aan als leidinggevende?

Illustratie Roland Blokhuizen

Het ging door de coronacrisis niet zo goed met het marketingbedrijf waar de 42-jarige man al vijftien jaar werkte. Maar hoe ernstig de situatie echt was, had hij pas door toen hij deelnam aan een Zoom-vergadering met zijn leidinggevende.

„Daar zat ineens ook de directeur van het bedrijf, die ik gewoonlijk nooit spreek”, zegt hij. „Ik vroeg meteen: ik kan zeker vast een doos gaan vouwen en mijn spullen gaan pakken?”

Het korte antwoord was: ja. Die boodschap kwam onverwachts. „Maar dat het allemaal online gebeurde, aan mijn eigen keukentafel, was ook vrij vreemd”, vertelt de medewerker, die vanwege de relatie met zijn oude werkgever alleen anoniem in de krant wil.

Reorganisaties en baanverlies zijn niet uitzonderlijk in crisistijd. Tien maanden na de eerste coronabesmetting in Nederland hebben onder meer energieconcern Shell, grootbank ABN Amro en bierproducent Heineken aangekondigd enkele duizenden banen te schrappen. Ook kleinere bedrijven reorganiseren: bij de ondernemingen die tussen maart en juli overheidssteun kregen, gingen alsnog 181.000 banen verloren. Soms vertrokken mensen vrijwillig, in veel gevallen ook gedwongen.

Moeilijke boodschap

Niet eerder hoefden bedrijven personeel te ontslaan in een tijd dat op kantoor verschijnen een taboe op zich is. Ontslag via een videoverbinding is daarmee een wezenlijk instrument geworden voor afdelingen personeelszaken – en een vraagstuk. Want hoe breng je zo’n moeilijke boodschap over in coronatijd?

Wanneer iemand vijf dagen per week thuiswerkt, is ook een digitaal ontslaggesprek geen slecht idee, zegt psycholoog Janske van Eersel. Ze doet aan de Universiteit Utrecht onderzoek naar ontslag, en begeleidt mensen die hun baan hebben verloren. Iemand alléén voor een slechtnieuwsgesprek naar kantoor laten komen, kan extra frustreren. Zeker wanneer de getroffene direct na het gesprek weer naar huis wordt gestuurd.

Een online ontslaggesprek vereist wel meer voorbereiding, zegt Van Eersel. Controleer bijvoorbeeld vooraf de internetverbinding en de software. En ook of degene die de moeilijke boodschap krijgt, wel de rust en de ruimte heeft zo’n moeilijk gesprek te voeren. Van Eersel: „Als iemand tegelijkertijd op de kinderen moet passen of een huisgenoot op de achtergrond heeft zitten, is het waarschijnlijk geen goed moment.”

Bij grote reorganisaties raadt Van Eersel bovendien aan medewerkers eerst in een plenaire bijeenkomst te vertellen over de staat van de organisatie, en hen vervolgens individueel te benaderen. „Dan weten ze wat de toekomst kan brengen en komt slecht nieuws niet out of the blue”, zegt Van Eersel. „Als werkgever moet je voorkomen dat mensen boos of gefrustreerd weggaan.” Het gaat immers veelal om mensen die je bedrijf een dienst hebben bewezen. En het is evenmin een aanbeveling voor (potentiële) klanten en werknemers die blijven, zegt ze.

Bij een reorganisatie in normale tijden is het al belangrijk die goed in te leiden, zegt Van Eersel. Maar wanneer iedereen op kantoor werkt, komt zo’n boodschap vaak minder onverwacht. Omdat collega's onderling meer contact hebben, en leidinggevenden zichtbaarder zijn. Nu iedereen thuiswerkt, vereist ook de inleiding van een reorganisatie meer aandacht, zegt Van Eersel.

Ook wanneer van reorganisatie geen sprake is, kunnen werkgevers slecht nieuws inleiden, zegt Elbrich Batstra, HR-directeur bij uitzendbureau YoungCapital. Ze raadt aan het onderwerp van gesprek vooraf duidelijk te maken. „Bijvoorbeeld door te vragen: kunnen we een meeting inplannen om het over je contract te hebben?”, zegt ze. „Dat is misschien direct, maar dan zijn mensen minder verrast door het konijn dat ineens tijdens een Zoom-meeting uit de hoge hoed komt. Negatieve verrassingen vindt niemand fijn.” Deze tip geldt overigens voor alle ontslaggesprekken, zegt Batstra, niet alleen online.

Lees ook: De sfeer op de afdeling kan grimmig worden

Nazorg

Meer dan gewoonlijk is nazorg belangrijk wanneer je een slechtnieuwsgesprek online voert, zegt Batstra. In normale tijden is die nazorg makkelijker te bieden, omdat je elkaar tegenkomt op de werkvloer. „Blijf geïnteresseerd en betrokken bij werknemers, tot ze daadwerkelijk vertrekken.”

Dat komt tegenwoordig neer op bellen in de dagen na het gesprek, en vragen hoe het gaat. „Maar ook hoe ze de toekomst zien en of een leidinggevende nog wat voor ze kan betekenen”, zegt Batstra.

Haar eigen werkgever, YoungCapital, heeft vooralsnog geen gedwongen ontslagen doorgevoerd. Wel werden zo’n driehonderd tijdelijke contracten bij het begin van de coronacrisis stopgezet. Ongeveer 70 procent van hen hoorde destijds vanwege strenge coronamaatregelen via een videogesprek dat hun dienstverband bij het uitzendbedrijf erop zat.

Managers kregen extra trainingen om slechtnieuwsgesprekken digitaal te voeren en de boodschap zo duidelijk en empathisch mogelijk over te brengen. Bijvoorbeeld door de boodschap direct in het begin te brengen, zegt Batstra. En ook door daarna extra te letten op emoties van de betrokken medewerker. Door stiltes te laten vallen om eventuele digitale vertraging op te vangen, maar ook om ruimte te nemen voor beantwoording van vragen, wat ook in een fysiek gesprek belangrijk is.

Batstra zag dat leidinggevenden en HR-medewerkers het vreselijk vonden de ontslaggesprekken digitaal te voeren. „Voor HR-personeel is het de hel dat alles online gebeurt. Je mist alle non-verbale communicatie, terwijl dat zo’n beetje 60 procent van mijn vakgebied is.”

Ook andere Nederlandse bedrijven melden ontslaggesprekken in sommige gevallen digitaal te doen. Bouwbedrijf BAM bijvoorbeeld, dat bekendmaakte 100 miljoen euro te willen besparen door in het personeelsbestand te snijden. „We gaan uit van fysieke face-to-facegesprekken, maar het valt niet uit te sluiten dat ze ook, deels, via Teams zullen verlopen”, laat een woordvoerder weten. Het bedrijf zegt met getroffen medewerkers ook een tweede gesprek in te plannen. „Om te toetsen hoe het gesprek is verlopen en of alle informatie goed is overgekomen.”

Algemene videochat

ING zegt het belangrijk te vinden eerst al het personeel tegelijkertijd te informeren over een aanstaande reorganisatie, zodat alle werknemers hetzelfde verhaal te horen krijgen. De grootbank schrapt de komende jaren ongeveer duizend van de 50.000 banen wereldwijd. De bank heeft alle medewerkers via een algemene videochat op de hoogte gesteld van de reorganisatie, laat een woordvoerder weten.

Personeel dat ‘boventallig’ is, hoort dat vervolgens digitaal in een individueel gesprek, zegt de woordvoerder van ING. „Dit is zeker niet ideaal, maar medewerkers naar kantoor laten komen is binnen de huidige RIVM-richtlijnen geen optie.” ING zegt leidinggevenden extra training te geven om het slechte nieuws digitaal te brengen, maar kan niet uitweiden over de inhoud van die training.

ABN Amro, waar de komende jaren zo’n 2.800 van de 19.000 banen verloren gaan, voert de gesprekken in principe op kantoor, laat een woordvoerder weten. Een uitzondering op die regel is „ontslag met wederzijdse instemming”. In die situatie zijn „beide partijen het erover eens om niet met elkaar verder te gaan”. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer een functioneringsgesprek niet tot verbetering leidt, aldus de woordvoerder.

In zulke gevallen kan een leidinggevende de boodschap via videobellen overbrengen. „De medewerker weet dan in welk proces hij of zij zit en waar dat toe leidt”, aldus de woordvoerder. Het gesprek komt minder uit de lucht vallen dan bij ontslag vanwege reorganisatie en kan daarom ook digitaal, is de gedachte. In hoeveel gevallen zo’n gesprek digitaal is verlopen, kan hij niet zeggen.

Ook FrieslandCampina reorganiseert en schrapt zo’n 1.000 van de 24.000 banen. De reorganisatie werd op verschillende manieren aangekondigd: productiemedewerkers die niet thuiswerken kregen het nieuws op de werkvloer, kantoormedewerkers – die wel allemaal thuiswerken – digitaal. Na de aankondiging werden individuele gesprekken ingepland met de mensen wier contract werd beëindigd. Voor het kantoorpersoneel ging ook dat digitaal.

Lees ook: Ontslag - dat is alsof je huwelijk strandt

FrieslandCampina laat weten dat leidinggevenden die online ontslaggesprekken moeten voeren, via de afdeling personeelszaken extra training hebben gekregen. „Als je elkaar ontmoet, zie je beter hoe een medewerker reageert dan in een Teams-sessie”, aldus een woordvoerder. „Het zit hem dan vooral in signalen opvangen en de interactie met de medewerker. De juiste vragen stellen en feedback vragen.”

Werknemers afvoeren

Volgens psycholoog Van Eersel kan het voeren van ontslaggesprekken per video ook voordelen hebben. „Je hebt natuurlijk bedrijven die ontslagen werknemers afvoeren alsof het criminelen zijn en hen meteen, in het bijzijn van collega’s, hun spullen laten pakken. Dat kan nu niet meer.”

Bovendien kunnen getroffenen het slechte nieuws per video in een veilige omgeving verwerken, zegt Van Eersel. „Ik hoor van cliënten ook wel dat ze het fijn vinden”, vertelt ze, doordat ze even alleen kunnen zijn, of juist vrienden en familie kunnen opzoeken. „Je hoeft in ieder geval niet direct collega’s te zien, maar kan het nieuws even laten indalen.”

Ook de 42-jarige medewerker van het marketingbedrijf, die intussen een nieuwe baan heeft in dezelfde branche, vond het niet per se nadelig zijn ontslag via Zoom te horen. „Vervelend was eerder dat het nieuws uit het niks kwam. En de uitzichtloosheid van een nieuwe baan zoeken tijdens deze crisis.” Maar dat het gesprek niet op kantoor plaatsvond, was eigenlijk wel prettig. „Dan hoef je niet direct collega’s onder ogen te komen en ook geen walk of shame te maken.”