Als het straks weer mag, werken we maar de helft van de tijd op kantoor

Thuiswerken NRC vroeg acht grote werkgevers: hoe gaan jullie werken, als dat straks weer op kantoor kan? Het soort werk – een brainstorm, of juist in je eentje – zal bepalen waar je dat doet. Kantoren sluiten is niet aan de orde. Opnieuw inrichten wel.

Foto Merlin Daleman

De negen-tot-vijf-dag is een hardnekkig fenomeen. Eind oktober organiseerde pensioenuitvoerder APG een ‘digitale marathon’: collega’s gingen ruim 42 kilometer hardlopen in één week tijd. Online zag je hoe ver anderen al hadden gelopen – én wanneer. „Heel weinig mensen liepen overdag”, zegt hr-directeur Marloes Sengers. „En als ze het al deden, zetten ze er een opmerking bij: het was een lunchwandeling. Of: ik was een dagje vrij.”

Terwijl ze bij APG zo hard hun best doen om werknemers vrijheid en flexibiliteit te laten voelen. In hun drieduizend thuiskantoortjes mogen werknemers grotendeels zelf bepalen hoe ze hun werktijd inrichten. Regelmatig pauzeren en veel naar buiten gaan wordt aangemoedigd. Toch voelen mensen die vrijheid niet, merkt Sengers. Werknemers voelen zich vaak verplicht om tijdens kantooruren bereikbaar te zijn.

De coronacrisis zal werkgewoontes veranderen, verwacht Sengers. Maar het overboord gooien van oude overtuigingen en gedragspatronen kan nog weleens veel tijd en inspanning vergen. „We moeten opletten, want we zijn ook gewoontedieren.”

Het kantoorpersoneel dat in 2020 plots thuis ging werken – dag in, dag uit – zal in de loop van dit jaar een nieuwe balans moeten vinden, en hun baas ook. Gaat Nederland blijvend meer thuiswerken? Welke gevolgen heeft dat? En welke dilemma’s zien bedrijven aankomen? NRC sprak acht grote werkgevers die daar allemaal al over nadenken.

Bij Deloitte denken ze na over zogenoemde ‘landing spaces’, fijne plekken waar je tussen bijeenkomsten even kunt ‘landen’

Sommige bedrijven begonnen daar al in het voorjaar mee. Maar de meeste werkgevers begonnen hun blik afgelopen zomer vooruit te richten. „Er waren toen nauwelijks besmettingen. We hadden allemaal het idee dat we geleidelijk konden terugkeren naar kantoor”, zegt Jeroen Overgoor, hr-directeur van energiebedrijf Eneco.

Met enquêtes peilen de werkgevers regelmatig de stemming en het welzijn van hun personeel, én hun wensen voor de toekomst.

Minder bureaus, meer zaaltjes

Vrijwel allemaal verwachten de acht werkgevers hetzelfde nieuwe evenwicht, waarin het sóórt werk de werkplek bepaalt. Voor ontmoetingen, samenwerken en creatieve brainstorm zullen werknemers naar kantoor komen. Individueel werk zal meestal vanuit huis gebeuren. Gemiddeld zullen werknemers post-corona ongeveer de helft van de werkweek op kantoor zijn, is de verwachting.

Dat vraagt om een ander soort werkplek. Veel bedrijven maken al serieus werk van een nieuwe kantoorinrichting. Budgetten zijn gereserveerd, plattegronden soms al getekend. De lijn is duidelijk: er komen minder losse bureaus, en meer vergaderzalen en informele ontmoetingsplekken. Bij accountants- en advieskantoor Deloitte denken ze na over zogenoemde „landing spaces”, vertelt hr-directeur Petra Tito. „Dat moeten fijne plekken zijn waar je tussen bijeenkomsten even kunt ‘landen’. Geen echte werkplek, maar wel een plek waar je even neerploft om nog wat e-mails te beantwoorden.”

Inkrimpen of kantoren sluiten is niet aan de orde, zegt iedereen. Dat is op zich opvallend – want vastgoed is duur, en als er minder personeel naar kantoor komt, is er ook minder kantooroppervlakte nodig. Sommige werkgevers vinden een ‘regionale spreiding’ van hun kantoren belangrijk. Zoals ingenieursbureau Arcadis, dat verspreid over Nederland tien kantoren heeft. Directeur Gert Kroon: „Het is onze filosofie dat je niet al te ver moet reizen om op kantoor te kunnen zijn.” Wel kan hij zich voorstellen dat Arcadis in de toekomst kantoorruimte gaat delen met andere bedrijven, en er zo een „landelijk kantorennetwerk” ontstaat.

Minder vaak naar kantoor betekent ook minder reizen. Dat heeft weer gevolgen voor de reisvergoeding die personeel nu vaak ontvangt. Een aantal werkgevers gaat dit jaar een gecombineerde reis-en-thuiswerkvergoeding introduceren. Die vergoeding wordt per werknemer bepaald aan de hand van het aantal kilometers dat hij of zij reist, en het aantal dagen dat vanuit huis wordt gewerkt. „Dat zullen mensen zelf gaan bijhouden”, zegt hr-directeur van Philips Suzanne Verzijden. Over drie maanden wordt geëvalueerd of dat bevalt. Arcadis wil ook zo’n flexibele vergoeding en gaat daarover onderhandelen met de vakbonden.

Een ander knelpunt is de bezetting van kantoren, zegt Elly Ploumen, hr-directeur van verzekeraar Achmea. „Je wilt voorkomen dat straks iedereen op dinsdag, woensdag en donderdag naar kantoor komt, en dat we alsnog met z’n allen in de spits gaan rijden.” Bij de zorgverzekeraar bespreken verschillende teams al hoe ze daar straks goede afspraken over kunnen maken.

Leidinggeven wordt ingewikkeld

Nog zo’n dilemma voor werkgevers: hoe zorg je dat een team goed kan overleggen als de meesten bij elkaar zitten op kantoor, en een of twee mensen willen inbellen via de video? Hoe zorg je dat zij volwaardig kunnen meepraten?

Dat is niet alleen een technische kwestie. Het raakt aan een groter thema waar de bedrijven mee worstelen: leidinggeven op afstand. Werknemers aansturen is op afstand een stuk ingewikkelder geworden. Net als in de gaten houden hoe zij zich voelen. En dat zal ingewikkeld blijven, als werknemers een flink deel van de tijd vanuit huis blijven werken.

„Het grootste dilemma vind ik wel: hoe kijk je achter de voordeur?”, zegt Tito van Deloitte. Werknemers spreken daar iedere twee weken één-op-één met hun leidinggevende. Die stellen niet alleen de standaardvragen als ‘hoe gaat het’, zegt Tito. „Daarmee kom je niet tot de kern.” Ze vragen: „Hoe lang zit je al achter je computer?” Of: „Ben je al buiten geweest vandaag?”

Ook tuigde Tito afgelopen jaar een keur aan online activiteiten op die het personeel moeten helpen de coronapandemie mentaal en fysiek gezond door te komen. Zo kunnen werknemers meedoen aan online bootcamps, zich opgeven als lunch- of loopmaatje, een beroep doen op een online coach of een cursus volgen over goed slapen.

Een zorg van veel werkgevers is of werknemers hun werkplek wel veilig inrichten. Zij kunnen daar budget voor geven, maar moeten ze daarna ook controleren of iedere thuiswerkplek voldoet aan alle arboregels? „Accepteer je dat iemand thuis op een houten stoeltje zit?” vraagt Cees Timmer, hoofd bedrijfsvoering van de provincie Overijssel, zich af. „Het antwoord heb ik nog niet.”

Overwerk ligt op de loer

Het risico, zeggen haast alle werkgevers, is dat met het thuiswerken de grens tussen werk en privé vervaagt, en personeel overbelast raakt. „Thuis ligt ook te veel werken op de loer”, zegt Sengers van APG. „Als je geen reistijd hebt, blijf je gemakkelijk een half uurtje, drie kwartier langer doorwerken.”

Het risico van thuiswerk en is dat de grens tussen werk en privé vervaagt, en personeel overbelast raakt

Belangrijk is daarom dat leidinggevenden het goede voorbeeld geven, vindt Tito. „Ik sport weleens overdag, dat zeg ik dan heel duidelijk tegen mijn team. Als ik een vroege call heb, en nog niet helemaal klaar ben om voor de camera te verschijnen, dan zeg ik dat ook, en laat ik mijn camera uit.”

Tegelijk moeten leidinggevenden leren om hun personeel écht te vertrouwen. Sengers: „Lange tijd hadden leidinggevenden het idee dat je mensen moest zien werken om ze goed aan te kunnen sturen. Die mythe hebben we nu doorbroken. Leidinggevenden mogen veel meer loslaten. Durf werknemers de regie te geven.”

Dat wantrouwen van managers was voor de coronapandemie een belangrijke factor die het thuiswerken de afgelopen decennia tegenhield, denkt Juriaan van Meel, die bedrijven adviseert over hun huisvesting en een onderzoek deed naar kantoren en werkplekken. „Leidinggevenden waren toch benieuwd of mensen niet de was gingen ophangen.”

Als organisaties dat wantrouwen niet loslaten, ziet Van Meel risico’s voor de privacy van het personeel. Dan kan de verleiding ontstaan om werknemers via een „mechanisme van surveillance” in de gaten te houden. Hoeveel uur per dag zij achter hun computer zitten bijvoorbeeld, of wat ze daarop aan het doen zijn. Op die manier biedt thuiswerken nog maar weinig vrijheid en flexibiliteit.

Sociale druk

Van Meel waarschuwt ook voor een al te enthousiaste overstap naar het thuiswerken na de coronacrisis, door bijvoorbeeld te veel individuele werkplekken weg te halen. „Je moet niet zomaar ervaringen uit een crisissituatie extrapoleren naar de toekomst.” Dat denkt ook Kroon van Arcadis. „Dit is een crisissituatie. We maken wel plannen voor straks, maar willen eerst zien hoe het post-Covid uitpakt.”

Werkgevers willen die eerste maanden, als het personeel weer naar kantoor mag komen, ook goed kijken hoe sterk de behoeftes van collega’s uiteenlopen. Nu al zijn die verschillen groot. De een bloeit thuis op en wordt productiever, de ander snakt al maanden naar kantoor, óók voor het individuele werk.

Lees ook: Een machine bouwen op afstand? Met goede wifi komen monteurs een heel eind

„De sociale druk kan groot worden”, zegt Martine Atzema, facilitair manager van spoorbeheerder ProRail. „Als in een team vijf mensen naar kantoor willen komen en twee mensen regelmatig thuis willen werken, dan moet de leidinggevende opletten dat er niet te veel sociale druk op hen komt te staan.”

Sengers zag dat gevaar afgelopen zomer al bij APG, toen tijdelijk wat meer mensen naar kantoor mochten komen. „De overgrote meerderheid zei: jááá, ik wil weer afspreken met mijn team. Maar dan moet je goed kijken naar die 20 procent die liever thuiswerkt. Durven zij daar open over te zijn tegen hun collega’s? Dat moeten leidinggevenden straks echt gaan begeleiden.”