Van 9 tot 5? Dit is de tijd om het werk anders aan te pakken

Thuiswerken Nu veel mensen door thuiswerken hun werkroutine opnieuw hebben moeten uitvinden, is het misschien tijd de traditionele werkdag te herzien. Welke mogelijkheden biedt het nieuwe werken?

Illustratie Pepijn Barnard

‘Er is natuurlijk een reden waarom de meeste banen van negen tot vijf zijn”, zegt Rick Pastoor. Hij was jarenlang ‘hoofd product’ bij online krantenkiosk Blendle en schreef onlangs GRIP, een zelfhulpboek om slimmer te leren werken. Volgens Pastoor werkt het voor veel mensen nu eenmaal prettig, van negen tot vijf. Het is duidelijk wanneer je werkt, en vooral ook wanneer je klaar bent.

Maar nu een groot deel van de beroepsbevolking vanuit huis kantoor houdt, lopen werk en privé vaak behoorlijk door elkaar. Deze situatie zorgt bij veel mensen voor onduidelijkheid. Moet je reageren op collega’s die (ver) na werktijd mailen of zelfs bellen, en is het oké om af en toe tijdens werktijd een was te draaien, je kind te helpen met schoolwerk of het fornuis te schrobben?

Paul Jansen, hoogleraar bedrijfspsychologie aan de Vrije Universiteit (VU) in Amsterdam, denkt dat dit het moment is om de ‘traditionele werkdag’ eens grondig te herzien. Nu mensen voor een groot gedeelte hun werkroutine toch al opnieuw moeten uitvinden, zijn er misschien wel wat andere ingesleten gewoonten die best op de schop kunnen.

Pastoor is het daarmee eens. Bovendien: „Je hebt niets te verliezen. Als het niet bevalt, kun je terug.”

Vijf punten waarop thuiswerken kan helpen om beter, en met meer plezier te werken – ook als we straks weer (vaker) naar kantoor gaan.

  1. Je krijgt de mogelijkheid om je eigen structuur te creëren

    Nu collega’s en managers je niet voortdurend op de vingers kijken, is deze periode van thuiswerken het perfecte moment om te onderzoeken of je je eigen werkproces kunt verbeteren, denkt Eric van den Heuvel. Hij is timemanagementcoach bij coachingbureau Een Helder Hoofd en geeft zowel groepen als individuen trainingen in effectief werken. Hij zou mensen willen aanmoedigen om eens te experimenteren met een of twee contactvrije uren in de ochtend, of het maken van een lange wandeling in je middagpauze. Op kantoor kun je zoiets ook proberen, maar dan staan mensen vaak toch continu aan je bureau. Mocht het thuis goed bevallen en functioneer je echt beter als je aan het werk bent, dan wordt het makkelijker voet bij stuk te houden als je straks weer naar kantoor gaat.

    Jansen: „Een kantoor werkt enorm structurerend. Daar draag je bepaalde kleren, je komt op een bepaald moment aan.” Thuis lopen de dingen sneller door elkaar. „Het valt me op dat veel verhalen die je over thuiswerken leest over een goede stoel gaan of hoe je je minder snel laat afleiden. Maar de meeste mensen gaan daarbij nog steeds uit van een vrij klassieke werkverdeling.” Zonde, vindt Jansen. Want thuiswerken laat zien dat anders indelen van werkzaamheden mensen veel kan bieden. „Stel je voor dat je samenwoont met je partner, en dat je samen kinderen hebt. Opvang is duur. Misschien kan één van de twee wel een dag in het weekend gaan werken, zodat je elkaar meer kunt afwisselen, of maak je juist langere of kortere dagen om zo om en om meer tijd voor de kinderen te hebben.”

    Bij experimenteren met variaties in werkritme raadt Pastoor aan het bij één proef tegelijk te houden. „Dus als je meer naar buiten wil: ga een week lang een uurtje wandelen in de middag. Wil je ook een e-mailvrije ochtend? Probeer dat dan een week later uit. Dan kun je bij beide experimenten ook echt vaststellen of het je iets oplevert.”

    Uiteraard mag zo’n nieuw schema het collega’s niet plots moeilijk maken. Organisaties moeten op zoek naar oplossingen die voor iedereen werken. Daarbij hoort ook de vraag: moeten we elkaar echt de hele dag door spreken? Of kunnen we elkaar, met een paar vaste, betekenisvolle contactmomenten, af en toe wat meer loslaten?

  2. De sturing van het management verschuift van controle naar bijdrage

    Volgens Jansen is het voor bedrijven spannend hun werknemers los te laten. „Het gaat om vertrouwen.” Maar er zijn bedrijven die via software op de werkcomputer in de gaten houden of hun mensen wel acht uur per dag achter de computer zitten – hoewel de gemiddelde werknemer creatief genoeg is om zulke software te omzeilen.

    Een verkeerd signaal, vindt Van den Heuvel. „Het begint bij de leidinggevende, die moet vertrouwen uitstralen naar de werknemers. Vervolgens kunnen mensen zelf bedenken wat ze op een dag allemaal voor elkaar moeten krijgen. Soms is er even weinig werk, of zit je goed in de flow en ben je om 16.00 uur al klaar. Uit schuldgevoel gaan mensen dan vaak toch nog een of twee uur door, want normaal werken ze ook tot 18.00 uur.” Maar je brein is dan al helemaal opgebruikt, dus die uren voegen amper iets toe. Aan het einde van de dag hou je dan niet het gevoel over dat je lekker gewerkt hebt.

    Gedwongen tijd verlummelen, noemt hoogleraar Jansen het. Door de nadruk meer te leggen op wat iemand bijdraagt dan op hoeveel uur iemand precies aan het werk is, motiveer je werknemers om efficiënter te werken. Tijd die ze daardoor overhouden, kunnen ze gebruiken om met familie of vrienden te spenderen of een keer om 16.00 uur op de bank te ploffen. Een risico is wel dat managers collega’s onderling te streng op hun bijdrage gaan vergelijken, zegt Jansen. „In mijn geval zou je dan zeggen: deze collega’s keken tien scripties na, en jij maar zes, dus nu moet jij er ook tien halen.”

    In een sterk competitieve werkomgeving kan dit ertoe leiden dat mensen te veel hooi op hun vork nemen, om te bewijzen dat ze hard genoeg werken. Leidinggevenden en werknemers moeten het erover eens zijn wat een reële hoeveelheid werk is voor een bepaalde periode.

  3. Bedrijven moeten manier van talent herkennen herzien – dat kan zorgen voor betere representatie

    Als mensen voor het grootste gedeelte thuiswerken, wordt het voor leidinggevenden moeilijker talent in de organisatie te herkennen. Traditioneel is nabijheid heel belangrijk, meent Jansen. „Ook als op topniveau wordt gezocht naar een opvolger, kiezen mensen vaak voor collega’s die dichtbij staan. Iemand uit je eigen kring, iemand die op je lijkt.” Daarom is het voor vrouwen of minderheden ook moeilijker om te klimmen in een organisatie – zij bevinden zich niet zo snel in het clubje ‘ingewijden’.

    Bij veel organisaties komt nu nieuwe aanwas binnen die zich alleen via Zoomgesprekken en e-mails moet zien te profileren. Bedrijven moeten daarom volgens Jansen procedures hanteren om op afstand talent te herkennen. De informele aanpak van vroeger, zoals een blokje om ter kennismaking of een borrel op de vrijdagmiddag, moet worden geformaliseerd. Plan gesprekken met werknemers die over meer gaan dan het functioneren op de werkvloer. Vraag geregeld alle werknemers naar hobby’s en passies binnen en buiten het werk, zodat ook de mensen die wat minder op de voorgrond treden, verborgen talent kunnen laten zien.

    Thuiswerken kan een goede aanleiding zijn om structureel naar talentherkenning te kijken, en te bezien of alle werknemers dan een eerlijke kans krijgen. Op basis van welke criteria wordt precies besloten waarom de ene stagiair terug mag komen en de andere niet? Zijn dat niet verdacht vaak dezelfde types? Hoe is de selectie van kandidaten voor de managementpositie precies tot stand gekomen?

  4. We krijgen meer autonomie in ons werk, en dus meer plezier

    Autonomie is erg belangrijk om intrinsieke motivatie voor je werk te vinden, zegt Jansen van de VU. „Is het werk van jou? Kun je zelf inschatten of je het goed doet, of moet je bij elke stap goedkeuring of bevestiging vragen bij een ander?”

    Nu we meer thuiswerken kun je niet meer voortdurend bij een collega aankloppen – en dus ga je meer zelf doen. Natuurlijk is het belangrijk dat de organisatie waar je werkt een plek biedt waar je terecht kunt met vragen, maar zelfredzaamheid zorgt ervoor dat mensen meer plezier uit hun werk halen.

    Aan het einde van het jaar organiseert zelfhulpboekschrijver Pastoor altijd een evenement voor mensen die slimmer willen leren werken. Vorig jaar kon het nog in een „treurig zaaltje in Hoog Catharijne”, dit jaar doet hij het online. Centraal staat de ogenschijnlijk doodsimpele vraag: wat is voor mij echt belangrijk in mijn werk? „Aan het einde van het jaar laat ik mensen de balans opmaken. Wat heb ik op werkgebied allemaal gedaan dit jaar? En dan is de opdracht: ga op basis daarvan bedenken wat je volgend jaar graag zou willen doen. Verdeel je doel in concrete plannen voor drie maanden.”

    Ook als je voor een baas werkt, zijn genoeg eigen projecten te bedenken die je naast je normale werkzaamheden extra aandacht wil geven, meent Pastoor. „Iedereen denkt altijd dat-ie daar geen tijd voor heeft. Maar als je echt kritisch naar je werkdag kijkt, kun je meestal wel iets omgooien waardoor je een halfuurtje of zelfs een uur per dag aan je eigen speciale project kunt besteden. En in een week, een maand, een jaar is dat heel veel tijd.”

  5. Een betere relatie met je collega’s, en zelfs met je huisgenoot

    Het klinkt wat tegenstrijdig: een betere relatie met je collega’s terwijl je elkaar alleen nog in pixels ziet. Maar volgens Pastoor kun je de relatie met je collega’s in deze periode echt verdiepen – als je er bewust mee omgaat. „Het gaat me dan niet om de zoveelste Zoommeeting, maar je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen tijdens een middagwandeling met elkaar te bellen. Dan kun je elkaar echt even goed spreken. In een drukke omgeving zoals op kantoor doen mensen dat niet zo snel. Of je wil geen collega’s buitensluiten en gaat daarom altijd met een groepje op pad.” Ook leuk, vindt Pastoor, maar om een relatie echt te verdiepen, is het goed de ander soms bewust aandacht te geven.

    Dit geldt volgens hem niet alleen voor collega’s, maar ook voor je huisgenoot of partner. Als mensen een – soms niet al te grote – ruimte delen, kan frictie ontstaan, maar ontstaat ook de kans elkaar te helpen. „Je kunt elkaar als klankbord gebruiken, praten over de dilemma’s die je gedurende de dag tegenkomt. De ander kijkt er vaak vanuit een heel ander perspectief naar, juist omdat die de normale gang van zaken niet precies kent. En het is ook móói de ander aan het werk te zien; thuiswerken biedt een kans een nieuw deel van het leven van je partner te leren kennen.”