En weer is thuiswerken de norm - hoe gaan bedrijven daar mee om?

Op veel kantoren kwam het leven deze zomer weer enigszins op gang. Met inschrijflijsten om de bezetting laag te houden, véél desinfecteermiddel en wegbewijzering vond menig organisatie een balans tussen thuis en op kantoor werken. Noodzakelijke vergaderingen en brainstormsessies op kantoor, individueel werk overwegend thuis. En er waren uitzonderingen, bijvoorbeeld voor medewerkers met een kleine woning, met jonge kinderen, of juist voor alleenstaanden.

Maar de ‘tweede golf’ van de coronapandemie leidde tot nieuwe maatregelen. Eind september werd het devies opnieuw: thuiswerken, tenzij. NRC vroeg twaalf grote bedrijven, met kantoren verspreid over heel Nederland, hoe zij ermee omgaan.

Daglimiet

Bij alle twaalf mochten medewerkers die hun werk thuis konden doen, in de zomer weer naar kantoor komen. Om vergaderingen fysiek bij te wonen, een training te volgen of ‘gewoon’ op kantoor te werken – omdat ze collega’s missen of de muren op zich af zagen komen. Dat gebeurde veelal op basis van inschrijving en met een daglimiet op het aantal medewerkers in het gebouw.

Deze versoepeling is nu vrijwel overal teruggedraaid, laten de bedrijven desgevraagd weten. Naar kantoor komen is alleen medewerkers toegestaan die door hun werk niet anders kunnen. Bankpersoneel dat met grote, beveiligde databestanden werkt, bijvoorbeeld. Of juristen die aangetekende post ophalen.

Vier van de twaalf bedrijven – ABN Amro, PostNL, cybersecuritybedrijf Fox-IT en energiebedrijf Vattenfall – zijn teruggekeerd naar de situatie van maart. Bij de andere bedrijven lijkt wat meer aandacht voor persoonlijke omstandigheden dan begin dit jaar, en is ruimte voor uitzonderingen. Het gaat dan voornamelijk om medewerkers die wel thuis kúnnen werken, maar vanwege persoonlijke omstandigheden toch toestemming krijgen naar kantoor te komen. Bijvoorbeeld als iemand in een verbouwing zit of psychische klachten krijgt door thuiswerken, zoals depressie.

Wat voor afwegingen maken bedrijven?

Thuiswerken is de norm, dus dan nu wél dat grote huis in Drenthe?

Controle

De directie van advies- en ingenieursbedrijf Arcadis heeft de 2.200 kantoormedewerkers per mail opgeroepen de komende weken zoveel mogelijk thuis te werken. Volgens een woordvoerder is dat „een aanbeveling, geen verplichting”. Wie naar een van de kantoren wil, is nog steeds welkom. „Bijvoorbeeld voor een-op-een-meetings. Daarbij moeten medewerkers zich wel de vraag stellen: kan dit ook via Teams?”

Controle op de individuele overwegingen om naar kantoor te komen, is er niet. Medewerkers moeten zich vertrouwd voelen, vindt het bedrijf. „We gaan ervan uit dat onze medewerkers zélf de afweging kunnen maken of het noodzakelijk is naar kantoor te komen”, zegt de woordvoerder. Om hen bij die keuze te helpen, heeft Arcadis een ‘beslisboom’ ontwikkeld. Ben je ziek? Werk vanuit huis. Heb je thuis geen werkplek, lijdt je mentale gezondheid onder het thuiswerken, wil je een printer of vergaderzaal gebruiken? Kom naar kantoor. Reserveren is niet nodig.

Aan het aantal computers waarop is ingelogd ziet Arcadis dat de kantoorbezetting nu zo’n 10 tot 15 procent bedraagt. „Dat is op vrijwillige basis, en zeker hanteerbaar om afstand te kunnen houden in het gebouw”, aldus de woordvoerder. In de zomer kwam ongeveer een derde van het personeel naar kantoor.

Advies- en accountantskantoor PwC en reisbureau Corendon gunnen medewerkers ook wat extra ruimte om naar kantoor te komen. Wel moeten ze daarvoor expliciet toestemming vragen aan hun leidinggevenden. Bij PwC mag overleg in kleine kring, dat het best ‘in het echt’ gevoerd wordt, af en toe nog doorgaan.

Beide bedrijven maken bovendien uitzonderingen voor mensen die thuis geen goede werkplek hebben. Mensen die heel klein wonen, bijvoorbeeld, of die overlast van een verbouwende buur moeten verdragen.

Bij PwC maken de directies van de takken accountancy, consultancy en belastingadvies afzonderlijk zulke afwegingen. Een woordvoerder: „De managers beoordelen ieder individueel geval. En ze maken een verdeling voor hoeveel dagen iedereen mag komen. De één mag vijf dagen, de ander krijgt toestemming voor twee of drie dagen.” Op een gemiddelde dag zit pakweg 5 procent van de 5.000 Nederlandse medewerkers op kantoor.

Geestelijke problemen

Strenger zijn financiële dienstverleners als NN Group en Rabobank. In een „heel uitzonderlijke situatie” mag personeel nog naar kantoor, zegt een woordvoerder van NN Group. Dat is hooguit „een paar procent” van de tienduizend Nederlandse medewerkers. En in die paar procent zitten ook de mensen die überhaupt niet thuis aan de slag kunnen: „Werknemers die geestelijke of lichamelijke problemen ondervinden vanwege het thuiswerken.”

Personeel dat ongemak ervaart door een kleine woning, mag bijvoorbeeld pas naar kantoor wanneer anders ook psychologische klachten ontstaan, zoals een depressie. Hetzelfde geldt voor een medewerker die rug- en nekklachten krijgt omdat een goed bureau ontbreekt. De eigen manager van het bedrijf oordeelt over zulke situaties.

Rabobank maakt vergelijkbare uitzonderingen voor sommige van de circa 27.000 Nederlandse medewerkers. „Het gaat echt alleen om nijpende situaties. Uitzonderingen voor mensen die klein wonen, maken we even niet meer”, aldus een woordvoerder.

Medewerkers hebben overigens begrip voor de situatie, volgens de bank. „Maar we merken wel dat de behoefte aan contact met collega’s sinds de versoepelingen in de zomer niet zomaar is afgenomen.”

Videovergaderen doet pijn aan je brein. Zo gaat het beter.

Geen uitzondering

Vier van de twaalf bedrijven maken helemaal geen uitzonderingen meer. Bij ABN Amro (15.000 werknemers), postbedrijf PostNL (4.000 kantoormedewerkers), energiebedrijf Vattenfall (1.100 werknemers op het hoofdkantoor) en cybersecuritybedrijf Fox-IT (400) is personeel alleen welkom op kantoor als het voor de bedrijfsvoering écht niet anders kan. Daarmee zijn de vier weer op de bezettingsniveaus van maart beland.

„We zijn helemaal terug bij af”, aldus een woordvoerder van Fox-IT. „Alle ruimte die we hadden, zoals voor alleenstaanden of jonge medewerkers die klein wonen, hebben we compleet teruggeschroefd. Het is even niet anders.”

En ABN Amro: „Persoonlijke omstandigheden tellen bij de huidige afwegingen niet mee.”