Mijn nieuws Podcasts Digitale krant
Terug naar de krant

N.B. Het kan zijn dat elementen ontbreken aan deze printversie.

Nutteloze vergaderingen? Zo kom je ervan af

Iedereen ergert zich aan nutteloos vergaderen. Waarom komen we niet in opstand, vraagt .
Illustratie Tomas Schats

‘Een grap is een gat waar de waarheid doorheen fluit”, zei een legendarisch grappige chef ooit bij NRC, en sindsdien probeer ik mijn grappen zó te maken. Dus dat er altijd een waarheid onder ligt, ook al is dat soms diep in de afgrond.

Afgelopen week liep die techniek een beetje uit de hand toen ik een grap had gemaakt over vergaderen. Misschien was de wind te hard waarmee ik de grap floot, misschien was het gaatje te klein (pas nou op met metaforen, Japke-d.!!) – hoe dan ook werden al mijn socialemediakanalen opgeblazen nadat ik een filmpje had gedeeld waarin ik grapte dat vergaderen niet meer is dan „doodgaan in een saai zaaltje met z’n allen”. Alle stoppen in de buurt van mijn thuiswerkplek sloegen door.

Wat is dat toch met vergaderen dat het altijd weer een snaar raakt, vroeg ik me daarna af en helaas wist ik ook meteen het antwoord: omdat we het allemaal moeten, en het zelden écht iets oplevert.

Want wie kent het beeld niet: „een rij mensen, keurig in het gelid, bekertje koffie in de hand, andere hand een schrijfblokje, gedwee een vergaderkamer inlopend en dan toehoren wat iemand zonder agenda, te zeggen heeft?”, zoals een lezer twitterde. Vergaderen is voor managers die niks beters te doen hebben, niet voor mensen die hun werk af moeten krijgen.

De wetenschap is er allang uit: vergaderen werkt niet. Voor wie daarvan een handzame samenvatting wil lezen, leze het boek van mijn collega Ellen de Bruin Vergaderen? Niet doen!, waarin ze al het wetenschappelijk bewijs tegen vergaderen op een rijtje zet.

De belangrijkste bezwaren: dat vergaderen vaak de verkeerde beslissingen oplevert omdat ze genomen worden op grond van oude informatie; dat niemand zich écht verantwoordelijk voelt omdat er zoveel mensen bij zitten, en dat de grootste monden altijd aan het woord zijn terwijl de stillen ook ideeën hebben.

Wat ík vind? Dat het gros van de vergaderingen prima in een mail kan en vooral theater is, waarbij de aanwezigen het management napraten en hopen dat ze een complimentje krijgen van de baas.

Uit wereldwijd onderzoek van Microsoft uit 2005 blijkt dat 69 procent van de respondenten vergaderingen niet productief vindt. Vergaderingen zijn ook vaak geldverspilling want eentje waar 14 mensen een uur zitten, kost geen uur, maar 14 uur.

Nu kunnen we dit natuurlijk allemaal als makke schapen slikken zoals we dat al járen doen, maar we zouden ook onze mond eens open kunnen trekken op het werk.

Bijvoorbeeld door te eisen dat je alleen nog maar in kleine groepjes wil vergaderen, met alleen mensen die er over gaan. Mensen die er zitten om zich te profileren kunnen naar een aparte Zoom-groep.

Eis ook eens een heldere agenda vooraf, een strenge voorzitter die genadeloos ingrijpt als mensen onnodig gaan uitweiden en vraag bij elke vergadering waarom jíj erbij moet zijn en wat er van je verwacht wordt. Als je chef je dat niet kan uitleggen, kun je wegblijven, zo simpel is het.

Zeg ook dat je eerst bewijs wilt zien waarom een vergadering langer dan twintig minuten moet duren, dat je niet meer naar vergaderingen gaat die op vaste momenten gehouden worden – maar alleen nog naar vergaderingen die een reden hebben – en weiger alle ‘lunchmeetings’: je vrije tijd is je vrije tijd, geen moment dat je manager nog even kan volkwaken.

Een vergadering is geen hoorcollege – zeg dat ook maar eens hardop tegen je baas. Maak anders T-shirts met die tekst en deel ze uit aan alle aanwezigen. Wil je baas tóch een monoloog houden, zeg dan dat daar een hoger uurtarief voor geldt.

Andere tip: vergader eens een week niet – en kijk wat er gebeurt. Waarschijnlijk helemaal niks. Stel daarna alleen nog overleg in kleine groepjes met je chef voor. Ja, dan krijgt zij of hij het druk, maar daarvoor worden die mensen betaald en voor veel chefs is ‘meer vergaderingen meer status’, dus iedereen wint. Over het algemeen geldt: hoe slechter de manager, hoe vaker er vergaderd wordt – zet dat ook maar even op de mail naar je baas.

Moeten we dan álle vergaderingen afschaffen, vroegen veel managers zich afgelopen week angstig af op LinkedIn? Nou, dat zeg ik dus net: alleen de nutteloze, veel te lange die nergens over gaan in te grote groepen – zo moeilijk is het allemaal niet.

Ik zeg overigens ook niet dat nutteloos vergaderen niet meer zou mogen. Sterker nog, de vergaderingen die ik vroeger vóór corona het leukste vond waren de dagelijkse bakkies koffie samen, en dan even tien minuutjes kletsen over Ajax, Wie is de Mol en de stand van de dollar. Als ik eerlijk ben zijn dat de ‘vergaderingen’ die ik nu, tijdens corona, het meeste mis.

Maar verder? Juist. Verder zijn de meeste vergaderingen „een groepje pastelkleurige overhemden dat elkaar van het werk staat te houden”, zoals een lezer ooit schreef.

Of, inderdaad: langzaam doodgaan in een saai zaaltje met z’n allen.

Hoe was jouw week? Japke-d. Bouma wil het graag weten. Tips via @Japked op Twitter.

Dit waren de Jeuktweets van de week

Een versie van dit artikel verscheen ook in NRC Handelsblad van 30 september 2020.

Reageren

Reageren op dit artikel kan alleen met een abonnement. Heeft u al een abonnement, log dan hieronder in.

Nu abonneren
Meld een taalfout
Toevoegen aan
+ verzameling
Rubriek
Japke denkt mee
Meer Japke denkt mee

Lees ook deze artikelen