Een besmetting op de werkvloer. En dan?

Werkvloer Coronaprotocol voor kantoor of niet, de praktijk blijkt bij een besmetting toch vaak anders dan op papier. Want wie moet er dan wel of niet in quarantaine? En hoe voorkom je geroddel bij de koffieautomaat?

Een halve dag. Dat was de tijdspanne waarin directeur Dominique Guit van basisschool De Zuidwester in Den Haag moest beslissen of ze haar school de volgende dag zou sluiten of niet.

Eerder die week bleek een muziekdocent besmet te zijn met het coronavirus, en die bewuste donderdagochtend hoorde Guit dat ook twee leidsters van de aanpalende peuterspeelzaal een positieve test hadden – niet wetende of het dezelfde bron betrof als de muziekdocent. Bovendien wachtten nóg twee van haar collega’s de uitslag van hun test af. „We hebben coronaprotocollen, maar daar staat natuurlijk niet precies zo’n situatie in beschreven”, vertelt Guit aan de telefoon. „Er staat bijvoorbeeld niet in bij welk aantal ziekmeldingen we dicht gaan.”

Samen met de GGD, het schoolbestuur en collega’s besloot Guit dat er te veel onzekerheden waren om de lessen door te laten gaan. De Zuidwester ging voor tien dagen dicht. Guit: „Je weet dat je met zo’n besluit best wat aanricht, maar aan de andere kant was de afweging vrij snel gemaakt: dit was gewoon de meest veilige optie. Toen het bericht eenmaal naar buiten was, reageerden ouders gelukkig heel positief. Ze waren blij dat er duidelijkheid was.”

Weerbarstige praktijk

De coronaprotocollen die dit voorjaar uit de grond zijn gestampt, zullen ondertussen prominent op het bureau van iedere HR-medewerker liggen. Maar als die gevreesde coronabesmetting zich dan daadwerkelijk aandient, blijkt de praktijk toch weerbarstiger dan op papier. Want hoe bepaal je precies welke collega’s er uit voorzorg in quarantaine moeten? En hoe voorkom je gesmoes bij de (online) koffieautomaat, over wie het was?

Om met dat laatste te beginnen: roddelen heeft potentieel negatieve effecten voor het welzijn van medewerkers, dus is het zaak snel de angel eruit te trekken, zegt Eva Knies, hoogleraar strategisch HR-management aan de Universiteit Utrecht. Zij zou daarom adviseren om binnen het team waar je direct mee samenwerkt open te benoemen wie besmet is geraakt. „Vaak is toch wel te deduceren wie het was, dus dan kun je het raden maar beter voor zijn”, aldus Knies. Ze zegt dat het het prettigst is als de besmette persoon zélf de collega’s informeert. „Dat voorkomt afstandelijke procedures via de leidinggevende en houdt ook het mogelijke naming and shaming binnen de perken. Voorwaarde is natuurlijk wel dat de persoon hier zelf achter staat en er een onderlinge sfeer van vertrouwen is.”

Toch zou Knies ook weer niet willen pleiten om de naam van de besmette persoon dan maar meteen op het intranet te zetten. „Het is goed om met elkaar te bepalen waar die grens ligt. Bijvoorbeeld: alle direct betrokkenen op de afdeling krijgen een naam te horen, voor de rest volstaat ‘iemand binnen het bedrijf’.”

Dat is overigens niet alleen een zaak van HR of van de leidinggevende, maar ook van de werknemers, zegt Knies. „Stip het aan in een werkoverleg: dit kan ons allemaal overkomen, hoe wil je dan dat anderen daarmee omgaan?” En dan nog een tip: voer dit gesprek vóórdat de coronabesmetting zich aandient, zo zegt Knies. „Een dooddoener misschien, maar als het eenmaal zover is, telt ieder uur en dan wil je niet discussies moeten voeren over de details.”

Meeleven naar de uitslag

Bij De Nederlandsche Bank (DNB) in Amsterdam (2.000 medewerkers) is het protocol dat een medewerker coronaklachten meldt bij de Arbodienst. Vervolgens mag diegene zelf bepalen of hij dat deelt met zijn leidinggevende. Dat is conform de privacywet, waarin staat dat een werknemer medische informatie nooit met de werkgever hoeft te delen.

Als er een positieve coronatest is, gaat de bedrijfsarts samen met de GGD na met wie deze persoon in contact is geweest en wie dus uit voorzorg naar huis moet. „De twee keer dat er positief is getest, hebben diegenen besloten dat wel met collega’s te delen”, vertelt HR-directeur Jildau Piena. „Zelf heb ik ook thuisgezeten met coronaklachten. Dat heb ik gewoon in mijn team rond geroepen, en het was fijn dat iedereen meeleefde naar de uitslag van de test. Gelukkig was die negatief.”

Bij DNB is de stelregel zoveel mogelijk thuis te werken, afgezien van 400 vitale medewerkers die in een A- en B-groep elkaar afwisselen. De rest van het personeel mag maximaal één dag in de week naar kantoor komen. Tijdens een vergadering op zo’n dag bleek de externe leider van de vergadering besmet te zijn. Piena: „We konden vrij eenvoudig achterhalen wie allemaal bij die sessie waren geweest en besloten om die elf medewerkers voor tien dagen naar huis te sturen – ook al zaten ze netjes op anderhalve meter afstand. We zijn daarmee wat aan de voorzichtige kant misschien, maar veel van ons kunnen ook prima vanuit huis werken, en zo beschermen we de mensen die wél aanwezig moeten zijn.”

De andere medewerkers van DNB zijn verder niet geïnformeerd over de besmetting. „De mensen voor wie het relevant was hebben bericht gekregen, voor de rest lijkt het me niet interessant”, aldus Piena. Ze weet heus wel dat mensen nieuwsgierig zijn, zeker in een ‘ons-kent-ons’-bedrijf als DNB, maar de bedrijfsarts is telkens heel strikt geweest in het delen van informatie. Piena voegt toe dat het wel anders zou zijn als het kantoor zélf de brandhaard was, met meerdere besmettingen. „Daar zouden we opener over communiceren, omwille van de veiligheid.”

Scannersysteem

Bij boodschappenbezorgdienst Picnic hebben ze inmiddels ook ervaring met het besmettingsprotocol: sinds maart heeft het bedrijf zeven keer een coronabesmetting gehad onder de 2.500 distributiemedewerkers. Ook daar is het tot nu toe altijd een eenling gebleken die het virus bijvoorbeeld op vakantie opliep. „Dat is wel een opluchting, ja”, zegt Peter Renting, operationeel directeur van de distributiecentra.

Bij de bepaling wie uit voorzorg in quarantaine moest, bleek het scannersysteem een handige dubbelfunctie te hebben. Renting: „Op de scanner die iedere orderverzamelaar gebruikt, zit een gps-functie. Die gebruiken we bijvoorbeeld om looproutes te optimaliseren, maar nu konden we ook makkelijk terugzoeken wie er in de drie dagen vóór de eerste ziektedag nauw contact had gehad met de besmette persoon.”

Picnic heeft die ‘nauwcontactgrens’ op meer dan twee minuten contact binnen twee meter gelegd. Deze collega’s moeten dan uit voorzorg voor tien dagen in quarantaine. Tot nu toe is die groep niet groter dan tien geweest, zegt Renting.

Picnic is daarmee fors strenger dan het contactonderzoek van de GGD, dat meer dan vijftien minuten binnen anderhalve meter hanteert. „We wilden voor de zekerheid wat extra marge pakken op de eisen van de GGD en konden in het systeem zien dat één of drie minuten niet zoveel verschil opleverde. Daarom zijn we in het midden gaan zitten. Ook gewoon op gevoel. trouwens. Niemand heeft nog de gouden handleiding hoe je dit allemaal het beste doet.”

Vervolgens krijgen alle medewerkers van het betrokken distributiecentrum een mededeling over de besmetting, in tegenstelling tot bijvoorbeeld DNB. „Wij merken juist dat zo’n mededeling erg wordt gewaardeerd, mensen voelen zich daardoor betrokken.”

Basisschool De Zuidwester in Den Haag is ondertussen weer vol in bedrijf; op één herstellende leerkracht na, is iedereen weer op school. Zijn ze nu beter gewapend tegen een volgende besmettingsgolf? „Dat gaat om details”, zo zegt directeur Dominique Guit. „De thuislespakketten voor de kleuters moeten bijvoorbeeld echt al klaar liggen, zodat je die meteen kunt meegeven op de middag van de sluiting.” Voor de rest is Guit tevreden over de gang van zaken, maar het blijft spannend wanneer er weer een besmetting zal plaatsvinden. „Niks zo onvoorspelbaar als dat rottige virus.”