Videovergaderen doet pijn aan je brein. Zo gaat het beter.

Vergaderapps Veel overleggen via Zoom of Teams vreet energie, weten thuiswerkers: je brein is niet opgewassen tegen een overdosis ongemakkelijk oogcontact. Door trucjes in de techniek kan het makkelijker vol te houden worden.

Animatie Midas van Son

Als er een afkorting voor is, dan is er echt iets aan de hand. De Amerikaanse Stanford-universiteit is grootschalig onderzoek begonnen naar VCF – video conferencing fatigue. Veel videovergaderen is doodvermoeiend, zegt hoogleraar communicatiewetenschap Jeremy Bailenson. Hij specialiseerde zich in menselijk gedrag in digitale omgevingen. Zijn studenten interviewen nu duizenden proefpersonen om te kijken hoe zij Zoom, Microsoft Teams of Google Hangouts ervaren.

Bailenson: „Door corona gebruiken thuiswerkers massaal de software zoals die hun nu wordt aangeboden. Dat is handig, maar er is nooit goed gekeken naar het psychologisch effect dat videovergaderen op mensen heeft.”

Volgens Bailenson hebben onze hersens moeite met de overdosis onnatuurlijk oogcontact. „In een fysieke bijeenkomst van tien mensen is iedereen aan het praten, aantekeningen maken of typen. De tijd die we elkaar aan zitten staren, is beperkt. Bij een videovergadering is er juist continu oogcontact.”

In zo’n videogesprek kijk je elkaar niet in de ogen, maar erlangs. De camera zit immers naast of boven het scherm. „Sommige mensen kijken bewust in de camera, anderen naar de gesprekspartner, en de meeste mensen blijven ergens in het midden hangen.” Ook dat voelt onnatuurlijk.

De standaard beelduitsnede van videoapps toont mensen niet op een ‘veilige’ afstand van elkaar. Bailenson houdt zijn vingers een eindje uit elkaar, tussen de camera en zijn oog. „Jouw hoofd is nu zó groot voor mijn beeld. Als we elkaar in het echt ontmoeten, zou ik het bedreigend ervaren als je zo dichtbij zou staan.”

Ook de positie van de camera bepaalt de verhoudingen van het gesprek. Plaats je de camera laag, dan lijk je op je gesprekspartners neer te kijken. En staat je camera hoog, dan oogt dat onderdaniger. Een ander verschijnsel: de deelnemers van een videomeeting zitten gevangen in beeld – je wordt niet geacht weg te lopen of weg te kijken – en zijn zich bewust van hun eigen uiterlijk omdat de standaardinstelling van veel apps de gebruiker zichzelf laat zien. Bailenson: „In Zoom kun je eigen gezicht wegklikken – dat doe ik meestal.”

Together Mode

Hij moet het kort houden. „Ik zit een wall of meetings – de dag is volgepropt met vergaderingen.” Stanford gebruikt Zoom, maar Bailenson vergadert ook een paar uur per week via Microsoft Teams.

Bailenson hielp zijn vriend, virtualrealitypionier Jaron Lanier, Together Mode te ontwikkelen voor Microsoft Teams. Met een druk op de knop verhuizen de deelnemers van de videovergadering naar een gezamenlijke virtuele ruimte. Het lijkt een simpel trucje, toch helpt het de onderlinge afstand te verkleinen en ‘groepscohesie te bevorderen’, zoals Microsoft het uitdrukt. En het is minder vermoeiend.

Lees ook: Je draai vinden in een nieuwe baan is vanuit huis nog lastiger

Marissa Salazar, van Microsofts Teams-team, demonstreert Together Mode vanuit haar huiskamer in Los Angeles. We beginnen de vergadering in de gebruikelijke gallery view – iedereen in zijn eigen vakje. Dan verhuizen de deelnemers – twee in de VS, twee in Nederland – naar een virtuele collegezaal. De software knipt alle gezichten en schouders uit, met dezelfde techniek waarmee je je achtergrond kunt laten vervagen.

Salazar: „Het voelt alsof je bij de kapper via de spiegel praat met de mensen achter je. Onze hersens ervaren dit als een minder rare vorm van oogcontact.” Bijkomend voordeel is dat ieders achtergrond verdwenen is. „Nu kan ik me meer op je gezichtsuitdrukking concentreren.”

Together Mode is alleen nog beschikbaar in een testversie, en toont alleen een collegezaal. Andere virtuele omgevingen volgen nog, zoals een koffieshop – om bij te kletsen – en een grote conferentieruimte voor bedrijfspresentaties.

Microsoft heeft zijn Teams-team uitgebreid om het succes van Zoom bij te benen. Maar op Microsofts eigen hoofdkantoor heerste, zoals bij veel Amerikaanse techbedrijven, tot voor kort geen thuiswerkcultuur. Salazar: „Ik ging vorig jaar al op afstand werken. In mijn team van 250 mensen was ik een van de eersten. Ik voel me nu geen buitenbeentje meer bij vergaderingen. Ons management heeft gezien dat het werkt, deze hybride manier van werken. Dat blijft ook zo na corona.”

Toch blijft het lastig mensen in je buurt en mensen op afstand, via het scherm, dezelfde aandacht te geven. „Als je geen duidelijke feedback ziet bij personen, dan ervaar je dat als negatieve feedback.”

Muppet show

Aan vergaderapps valt nog genoeg te verbeteren, zoals de rangschikking van deelnemers. De standaard gallery view van Teams en Zoom lijkt op de beginscène van de Muppetshow, waarin alle poppen in rijen boven elkaar heen en weer bewegen. Maar wie verschijnt waar? En waarom ziet elke deelnemer een ander overzicht? Software reageert onder meer op geluid en beweging, maar biedt de deelnemers weinig controle.

Lees ook: 300 miljoen gebruikers, maar zo had Zoom het nooit bedoeld

Bailenson: „Bij Zoom krijg je een hoge positie als je vroeg inlogt. Maar zodra je de camera uitzet, verschijn je weer achterin de rij.” Ook bij Microsoft Teams staat niet vast wie waar in beeld verschijnt. Via een omweggetje kan de vergaderleider z’n overzichtsscherm delen, zodat iedereen dezelfde indeling ziet. Maar dat is een noodoplossing.

Bij Zoom bepaalt een algoritme wie prominent in beeld is en kan de vergaderleider maximaal negen deelnemers bovenaan in beeld zetten. Volledige controle over de rangschikking blijft een veelgevraagde functie, met name in het onderwijs. Meer grip op de digitale ruimte verbetert het groepsgevoel, zegt een theaterdocente op een Zoom klantenforum: „We willen meer interactie tussen de vierkantjes.”

Lees ook: Word jij ook zo moe van al dat videovergaderen?