Oefenen en worstelen met de anderhalve meter op kantoor

Terug op kantoor Looproutes, tijdslots en inschrijfsystemen. Op papier bestaat het anderhalvemeterkantoor. Maar houden werknemers ook echt afstand? Dat vergt nog oefening, blijkt uit een rondgang langs vijftien bedrijven.

Illustratie Lynne Brouwer en Armand Bakx

Na maanden van stilstand lopen de Nederlandse winkelstraten weer vol. En wie in een zonnig weekend naar de drukke terrassen kijkt, ziet een zomer als vanouds. Zelfs in honderdtallen bij elkaar komen mag weer – mits op afstand.

Ruim vier maanden geleden kondigde het kabinet de eerste coronamaatregelen af, waaronder thuiswerken door kantoorpersoneel. Overal werden crisisteams opgericht. Allereerst om thuiswerken mogelijk te maken, later om de terugkeer naar kantoor uit te stippelen. Deze teams bedachten routekaarten om werknemers veilig door de kantoorruimte te laten bewegen, kochten grote hoeveelheden handgel in en plakten werkplekken af.

Hoewel het devies nog altijd is om zoveel mogelijk thuis te werken, is voor verschillende bedrijven het moment aangebroken om mondjesmaat weer personeel toe te staan op kantoor. Hoe verloopt dat in de praktijk, nadat bedrijven eerst de papieren werkelijkheid hadden uitgedacht?

Lees hier meer over het uitdenken van dat anderhalvemeterkantoor: Van trapleuning tot koffieautomaat, alles op kantoor moet straks smetvrij. Maar hoe?

NRC vroeg het aan vijftien bedrijven met Nederlandse kantoren en kreeg wisselende antwoorden. Een deel van de kantoren houdt zich strikt aan de regels, andere vertrouwen op het eigen inschattingsvermogen van hun werknemers.

Bij een paar bedrijven is het thuiswerkregime nagenoeg even strikt als in het begin van de crisis. Bijvoorbeeld bij Rabobank en verzekeraar Achmea. Daar mogen werknemers alleen naar kantoor als zij voor hun werkzaamheden niet anders kunnen.

Lunchen met een tijdslot

Eenmaal op kantoor zijn de regels streng, zegt ook een woordvoerder van advocatenkantoor Stibbe, dat tweehonderd advocaten in dienst heeft. In iedere ruimte – de lift, het toiletblok of een vergaderzaal – mag niet meer dan één persoon komen. „Lunchen in de kantine gaat met behulp van tijdslots en niet meer gezellig met z’n allen bij elkaar.”

Bij Rabobank (ruim 27.000 werknemers in Nederland) was een proef met werknemers die weer naar kantoor kwamen de aanleiding om de maatregelen nog strikt te houden. Tijdens deze test mochten medewerkers voor vergaderingen – en alleen voor vergaderingen – van maximaal dertig tot veertig mensen naar kantoor komen. „Het was dus niet de bedoeling dat werknemers voor of na de vergadering op kantoor bleven werken. We wilden juist kijken hoe die bijeenkomsten zouden verlopen”, legt een woordvoerder uit.

Menselijk gedrag blijkt niet overal even gemakkelijk te reguleren, concludeerde de bank na de proef. Afstand houden tijdens vergaderingen lukte prima, na afloop bleek dat ingewikkelder. „Medewerkers moeten allemaal door dezelfde deur naar buiten en gingen bovendien toch vaak een praatje met elkaar maken, waarbij ze meestal geen afstand hielden. Mensen blijven mensen.”

Voor deze problemen heeft de bank nog geen oplossing. Pas vanaf september worden weer meer medewerkers toegelaten op kantoor. „We hebben nog even de tijd om het uit te zoeken.”

Extra taak leidinggevenden

Een aantal andere bedrijven laat ondertussen meer werknemers naar kantoor komen, maar ziet er strak op toe dat zij zich aan de richtlijnen van volksgezondheidsinstituut RIVM houden. Onder meer telecomproviders VodafoneZiggo en KPN, accountants- en adviesbureau KPMG, uitzendconcern Randstad en bank ABN Amro houden de uitvoering van de hygiënemaatregelen nauwlettend in de gaten.

Bij VodafoneZiggo komt nu ongeveer 5 procent van de vijfduizend medewerkers naar kantoor. Mensen die willen komen, schrijven zich online in. Het telecombedrijf wil de fysieke aanwezigheid de komende weken uitbreiden tot een kwart van het personeel. „We willen graag dat iedereen weer minstens een dag per week of twee weken naar kantoor komt. Ik ben bang dat mensen anders de verbinding met het bedrijf kwijtraken”, zegt directeur personeelszaken Thomas Mulder.

VodafoneZiggo heeft de gebruikelijke maatregelen getroffen, zoals bewegwijzering op de vloer. Daarnaast hebben leidinggevenden als extra taak medewerkers aan te spreken die te dicht bij elkaar staan. Mulder: „Het is de verantwoordelijkheid van al onze managers om toe te zien op een veilige werkvloer.”

Hetzelfde geldt voor leidinggevenden van ABN Amro, laat een woordvoerder weten. Maximaal 20 procent van de ruim 15.500 kantoormedewerkers van ABN in Nederland is sinds 1 juli weer welkom op kantoor – en dat blijft ook na september zo.

Bij KPMG hebben beveiligers deze taak toebedeeld gekregen, zegt een woordvoerder. „Die mensen lopen normaal gesproken ook rond in het pand. Nu letten ze er ook op dat de coronamaatregelen nageleefd worden.”

Bij uitzendconcern Randstad vervullen „hosts” – gastheren of -dames – deze functie. „Zij lopen rond om te kijken of mensen zich houden aan de regels. In ons lunchrestaurant is bijvoorbeeld iemand aangesteld die mensen aanspreekt als ze te dicht bij elkaar komen”, aldus een woordvoerder. 30 procent van de 1.200 werkplekken op het hoofdkantoor van Randstad is inmiddels weer in gebruik.

Lees ook: Thuiswerken heeft voordelen, maar hoe hou je die straks vast?

Omslachtige looproutes

Advies- en ingenieursbedrijf Arcadis en reisbureau Corendon gaan soepeler met de regels om. Bij Corendon komt maximaal de helft van de tweehonderd medewerkers weer naar kantoor. Het bedrijf heeft niemand aangewezen om toezicht te houden, maar vertrouwt erop dat het personeel zelf zijn verantwoordelijkheid neemt.

Met een constante bezetting van zeker 10 procent in de afgelopen maanden zijn de kantoren van Arcadis nooit helemaal dicht geweest tijdens de coronacrisis, zegt vastgoedmanager Karel van der Horst. Nu veel maatregelen zijn versoepeld, is de dagelijkse bezetting opgelopen naar 25 tot 30 procent van de 2.200 kantoormedewerkers.

Ook Arcadis deed proeven met een grootschaliger terugkeer van personeel. „We zagen direct: routebewijzering op de vloer helpt niet. Mensen vonden het omslachtig dat ze voor een kopje koffie het kantoor rond moesten om via het noodtrappenhuis weer bij hun eigen bureau uit te komen”, zegt Van der Horst.

Dat wil niet zeggen dat het bedrijf geen regels heeft. „Op de deur van de wc hangen bijvoorbeeld de regels over het gebruik van de handdoekrollen – een keer extra trekken, zodat degene na jou ook een schoon stuk krijgt – en dat je niet naar binnen mag als er iemand anders staat.

Bij alle deuren hangen ‘verkeersborden’ die duidelijk maken wie voorrang heeft”, aldus Van der Horst. Aan controles door leidinggevenden, hosts of beveiligers doet Arcadis niet. „We vertrouwen op het verantwoordelijkheidsgevoel van medewerkers.”

Ook riep Arcadis twee weken geleden een speciale app in het leven waarop je onveilige situaties kunt melden. Al vóór de pandemie bestond dat systeem, om het aantal ongevallen op de werkvloer te reduceren, maar medewerkers kunnen de app nu ook gebruiken voor virusgerelateerde meldingen. Bijvoorbeeld voor klachten over collega’s die te dichtbij komen.

Klachten over de coronaregels heeft het bedrijf vooralsnog niet ontvangen, zegt Van der Horst.