Reportage

Vergaderen via video, dat is een kwestie van gewenning

Videoconferencing Zorgt het coronavirus voor een doorbraak van het videogesprek? Voordelen zijn er genoeg, maar de techniek is nog niet volmaakt.

Medewerkers van Cisco werken vooral vanuit huis of bij de klant. Ook sollicitaties gaan per videoverbinding.
Medewerkers van Cisco werken vooral vanuit huis of bij de klant. Ook sollicitaties gaan per videoverbinding. Foto Simon Lenskens

„Check dit”, zegt Marcel Geurtsen met een grijns. We spreken elkaar via een videoverbinding en achter Geurtsen zitten een paar collega’s rustig te werken. Maar, klik-klik, en hé – het uitzicht met de ‘collega’s’ verandert in een aquarium met kleurige vissen. Geurtsen zit voor een green screen waarop je achtergronden kunt projecteren. Verder is hij goed uitgelicht met speciale ledlampen en helder verstaanbaar dankzij een losse speakerphone. Het decor heeft wat weg van een televisiestudio.

Dit is hoe Geurtsen zijn brood verdient: twee jaar geleden richtte hij samen met Erik Idzenga het bedrijf GoGrapefruit op. Ze werkten hiervoor samen bij ABN Amro, waar ze videogesprekken introduceerden bij de afdeling private banking. Nu helpen ze banken, maar ook uitzendbureaus en ziekenhuizen met videobeltraining en inrichting van videobelruimtes.

Met dat soort speciale ruimtes en nieuwe technologie lukt het steeds beter met een videogesprek een face-to-face-ontmoeting na te bootsen. Handig, want zo vergaderen betekent minder vervuilende kilometers op de weg of in de lucht, efficiëntere bijeenkomsten die doorgaans korter duren en – om het actueel te houden – iedereen kan tijdens de coronacrisis gewoon vanuit huis meevergaderen.

De technologie mag er klaar voor zijn, maar zijn de gebruikers dat ook? Is de toekomst aan het videogesprek?

Cameravrees

De belangrijkste drempel voor massaal gebruik van videobellen is volgens Erik Idzenga van GoGrapefruit dat mensen zich op hun gemak moeten voelen bij een zakelijk videogesprek. „Kijk, mijn 11-jarige dochter is helemaal gewend om filmpjes van zichzelf te maken, maar de generaties daarvoor hebben vaak cameravrees. Alleen al jezelf zien is onwennig.”

De hypotheekadviseurs van ABN Amro bijvoorbeeld, die zo’n 70 procent van hun klantgesprekken per video doen, worden daarom uitvoerig getraind. „Wat doe je als een klant aan de andere kant drukker bezig is met zijn kinderen dan met het gesprek? Dan zul je, veel nadrukkelijker dan in de spreekkamer, moeten vragen of iemand antwoord kan geven op de vraag. Die interactie is minder vanzelfsprekend.”

Niet alleen mensen moeten wennen aan de camera, ook de bedrijfscultuur moet veranderen, wil video een alternatief voor de fysieke ontmoeting worden. Dat zegt Ronald Zondervan van techbedrijf Cisco, dat onder meer apparatuur levert voor videoconferencing. „Het grootste probleem is dat bedrijven te veel waarde hechten aan de aanwezigheid van medewerkers op kantoor. Een manager ziet zijn team zitten en denkt: ze zijn er alle acht, dús ze zijn productief. Dat is een misvatting.” Cisco (76.000 werknemers, van wie 650 in Nederland) beoordeelt mensen niet op aanwezigheid, maar op het werk dat ze doen. Zondervan: „En dat kan ook prima vanuit huis.”

Glazenwasser

Dat blijkt bij de wekelijkse maandagochtendvergadering van het team van Zondervan. In een ruimte in Amsterdam met twee enorme (70 inch) beeldschermen, waarboven vier camera’s, verschijnen de teamleden één voor één in beeld. Te zien zijn een studeerkamer in Helmond, een medewerker die inbelt vanuit Tholen, een collega die zich verontschuldigt voor de glazenwasser die op de achtergrond bezig is. Het systeem brengt automatisch degene die praat groot in beeld. Agenda en presentaties lopen synchroon op het scherm mee.

Voor de buitenstaander voelt het misschien wat ongemakkelijk, bij Cisco zijn ze niet anders gewend. Waar het bedrijf in 2000 nog drie kantoorpanden aankocht in Amsterdam Zuidoost, is daar nu nog een half pand van over. De mensen werken bij de klant of thuis. Zelfs alle sollicitaties en beoordelingsgesprekken gaan standaard per videoverbinding.

Mis je dan niet écht contact, of een gezellig kletspraatje bij de koffieautomaat? „Dat kan dus ook gewoon via video”, zegt pr-manager Michelle Fresco. „Op een vrijdag moest ik eens vergaderen met collega’s in Californië; door het tijdsverschil werd dat negen uur ’s avonds. Toen heb ik er gewoon een glas wijn bij gepakt en hebben we na de vergadering onze weekendplannen besproken. Heel gezellig.”

Vertraging

Volgens bedrijven als GoGrapefruit en Cisco is de technologie geen struikelblok meer voor een verdere opmars van videobellen. Hans Stokking, die bij TNO mediatechnologie onderzoekt, heeft daar echter twijfels over. „Ook al gaat dataverkeer met de snelheid van het licht, dan nog zit er in een gesprek tussen Nederland en China onvermijdelijk een vertraging. Juist bij internationale communicatie waar videobellen een meerwaarde zou kunnen zijn, blijft die afstand dus een rol spelen.”

Ook lukt het door complexe hard- en software niet altijd om audio en video synchroon te laten lopen, zegt Stokking. „Wie ooit een film heeft gekeken waar het beeld ook maar een béétje achterloopt op het geluid, weet dat enkele tientallen milliseconden vertraging al hinderlijk kan zijn.”

En dan zijn er nog de gebruikers die soms lukraak op knoppen drukken of aan de kabels gaan trekken. Daar zijn de systemen niet tegen bestand. „Het geduld van mensen raakt snel op. Als ze langer dan twee minuten moeten prutsen, zullen ze terugvallen op communicatievormen die gegarandeerd werken: fysieke meetings en de telefoon.”

Voor een-op-een gesprekken kan videobellen goed werken, denkt Stokking, of als vestigingen in Groningen en Maastricht veelvuldig met elkaar moeten overleggen. Maar of zakelijk videobellen in speciaal ingerichte kamers vanaf nu een grote vlucht zal nemen? Voor de coronacrisis dacht Stokking van niet. Inmiddels heeft hij er zelf al een aantal videovergaderingen via Skype op zitten. „Ik gok dat iedereen de komende tijd veel ervaring gaat opdoen met videoconferencing, denk je niet?”