Te laat komen aankakken – zo vergaderen we niet meer

Vergaderen op afstand Plots vergadert iedereen digitaal. Heldere keuzes, goede afspraken en discipline zijn vereist. En aandacht voor ‘het sociale aspect’.

Bij digitale zorginstelling Ksyos werkt iedereen nu thuis. Tijdens vergaderingen kunnen vragenstellers digitaal een ‘hand opsteken’.
Bij digitale zorginstelling Ksyos werkt iedereen nu thuis. Tijdens vergaderingen kunnen vragenstellers digitaal een ‘hand opsteken’. Beeld Ksyos

„Ik heb gisteren voor het eerst in mijn leven een Skype-gesprek met twintig mensen gehad”, zegt Cees Vermeer, gemeentesecretaris van Breda. Met werk en overleg op afstand had de gemeente eigenlijk geen ervaring. „Als we vijftig thuiswerkers hadden, was het al veel. Nu zitten we op ruim duizend”, zegt Vermeer. „We hebben de protocollen voor de Mexicaanse griep een beetje afgestoft, maar die waren al uit 2009.”

Vermeer heeft al wat langer kunnen oefenen dan de gemiddelde Nederlander met een kantoorbaan. Door het coronavirus moest personeel in Noord-Brabant eerder dan in de rest van Nederland zoveel mogelijk van kantoor wegblijven. Maar nu de meeste kantoren in Nederland minimaal bezet zijn, is de noodzaak van overleg met collega’s alleen maar toegenomen. En dat kan stress opleveren. Hoe structureer je bedrijfsbreed overleg met tachtig mensen via Skype? En hoe krijg je ook de digibeet zover dat hij kan meedoen?

Drie tips.

1Schep duidelijkheid

„Alle ergernissen die je bij een normale vergadering hebt, worden in een vergadering op afstand alleen maar versterkt”, zegt Bart Nijhuis. Bedrijven weten zijn trainingsbureau in effectief vergaderen de laatste tijd vaker te vinden, zegt hij. „Ik krijg de vraag: onze situatie is ineens veranderd, wat moeten we nu doen?”

Mensen die toch al snel afgeleid zijn bij vergaderingen, zijn dat thuis alleen maar meer, legt Nijhuis uit. En passievelingen worden online passiever. „Je hoort geluiden van buiten, een huisdier dat om je aandacht vraagt, het koffiezetapparaat dat loopt”, verklaart Nijhuis. „Een vergadering die niet strak georganiseerd verloopt, is daarom op afstand nog rommeliger.”

Maar die problemen zijn te bestrijden. „Voor ons was digitaal werken al voor het virus vanzelfsprekend”, zegt Jiska de Wit, verantwoordelijk voor innovatie en marketing bij Ksyos, ’s lands „grootste digitale zorginstelling”. Dat houdt verband met de kerntaak van het bedrijf, dat ervoor zorgt dat huisartsen en medisch specialisten op afstand samen diagnoses kunnen stellen.

Het eerste wat Ksyos deed: duidelijkheid scheppen. Alle medewerkers kregen vorige week een handleiding toegestuurd over werken op afstand. Die donderdag werkte de helft van het bedrijf thuis als test, en vrijdag ging niemand meer naar kantoor. „In de handleiding stond bijvoorbeeld via welk kanaal je het beste kunt overleggen, want niet alles is geschikt voor elk type vergadering”, zegt De Wit.

Ook trainer Nijhuis raadt bedrijven aan eerst te bepalen welke programma’s waarvoor worden ingezet. „Gebruik een combinatie van een projectmanagementtool – zoals Asana of Trello, waarin je bijvoorbeeld bestanden met elkaar kunt delen – met een communicatietool.” Google Hangout, Microsoft Teams, Slack of Zoom zijn voorbeelden. „De meeste techbedrijven doen dit trouwens allang”, zegt Nijhuis. „Daar kunnen we nu veel van leren.”

Mensen hebben behoefte aan structuur en handvatten, merkte ook Thijs Jaski, manager bij reclamebureau Yune. „Dus niet: je werkt thuis en je kijkt wel hoe het gaat. We sturen dagelijks een update met nieuws vanuit het management, en alle teams hebben elke dag een geplande meeting via Skype, los van alle communicatie tussen individuen via mail en WhatsApp.”

Omdat Yune en Ksyos naar eigen zeggen redelijk jonge bedrijven zijn, was het gebruik van die programma’s voor de medewerkers geen probleem. „Het maakt niet uit welke tool je ze geeft, ze kunnen ermee overweg”, zegt Jaski.

In Breda ligt dat anders. „Sommige mensen hadden al ervaring”, vertelt gemeentesecretaris Vermeer. Anderen zitten in een „steile leercurve” volgens hem. „Die zijn we actief aan het benaderen, en IT maakt met communicatieadviseurs handleidingen voor digibeten. Mensen die er niet uitkomen, kunnen een helpdesk bellen.”

Lees ook: Vergaderen in de onwerkelijkheid

2Vergader strak

Als iedereen weet wat waarvoor gebruikt moet worden, is de volgende belangrijke stap: structuur. „De leiding pakken, dus”, zegt Nijhuis. „In een gewone vergadering komen mensen vaak te laat aankakken, dat moet nu echt anders. Je zegt: ‘Jongens, vijf voor tien bel je in.’ Dan kun je kijken of alles werkt. ‘En om tien uur precies beginnen we’.”

Maak daarnaast afspraken om de spreektijd van deelnemers kort te houden, zegt Nijhuis. „Kap discussies sneller af.”

„Ik modereerde vanochtend een conferencecall met zo’n zeventig deelnemers, het tweewekelijks overleg met ons hele bedrijf”, zegt De Wit van Ksyos. „Bij iedereen die niet aan het woord was, zette ik de microfoon op mute: uit. Mensen met een vraag konden digitaal een ‘hand opsteken’. Daarna werden die vragen beantwoord.”

Ook Jaski pakte een vergadering met vijftig man strak aan. „We hadden een duidelijke agenda, ik opende, gaf het stokje door aan een collega en die weer aan de volgende. Het managementteam praatte niet door elkaar heen, want zodra je een heel chaotische Skype-call organiseert, zet die chaos door naar de rest van het bedrijf.”

De Wit koos in de grote vergadering voor het aanzetten van video. „Dan zie je iemand zwaaien, lachen of boos kijken”. Jaski deed dat bewust niet, omdat het te veel zou afleiden. „En niet iedereen is op z’n gemak met de video aan.”

3Ga digitaal borrelen

Gemeentesecretaris Vermeer mist de spontaniteit nu wel. „Ik moet me aanwennen te vragen: hoe gaat het met jou en je gezin? Als je elkaar ziet, gaat het sneller en intuïtiever.”

Het spontane is er met alle geplande Skype-gesprekken wel een beetje vanaf. Daarom besloot Ksyos de eerste thuiswerkvrijdag meteen een online vrijdagmiddagborrel te organiseren. „Waarom niet”, zegt de Wit. „Iedereen die zin had, mocht aansluiten in een call, met de microfoon aan en het borreltje klaar. Een collega vond een online Pictionaryspel. Dat was echt hilarisch.” Het bedrijf heeft een online koffiecorner, en er zijn groepjes die lunchen of koffiedrinken via Zoom.

Trainer Nijhuis juicht dit „ontzettend” toe. Op afstand werken leidt, zo blijkt uit onderzoek, tot minder vertrouwen en minder bereidheid informatie te delen en mensen te helpen, vertelt hij. „Niets vervangt natuurlijk het echte contact, maar dit sociale aspect leidt wel tot psychologische veiligheid. En dat zorgt dat mensen makkelijker zeggen wat ze denken.”

De organisaties van Jaski en Vermeer zijn nog niet aan digitaal borrelen toe. „We hebben eerst gezorgd dat alles technisch werkt. Dit zou de volgende fase zijn”, zegt Vermeer.

Rest een belangrijke vraag. Komen we er nu achter welke vergadering ook een e-mail had kunnen zijn? „Laten we het in hemelsnaam hopen”, zegt Nijhuis. „De meeste vergaderingen zijn helemaal niet efficiënt.”

Vermeer merkt niet per se dat de frequentie van het geplande overleg is afgenomen. Wel viel hem iets anders op. „Ik realiseer me nu voor hoeveel afspraken ik naar Den Haag of Den Bosch ging. Die hadden ook via Skype gekund.”