Met zo veel mensen tegelijk werkten we nog nooit thuis

Thuiskantoor Meestal is thuiswerken goed voor de motivatie, maar gedwongen de hele week thuis zitten is wel een ander verhaal. „Het is nu zó rustig op kantoor.”

Illustratie Studio NRC

Bij Pet Power, een fabrikant van plastic verpakkingen in Etten-Leur, merkten ze een maand geleden al: er komt een piek in de productie aan. Op dat moment kwamen de eerste nieuwsberichten over de verspreiding van het coronavirus in Europa naar buiten, en begon de run op handzepen en desinfectiegels. De vraag naar plastic handpompjes en flesjes steeg meteen.

Maar sinds het kabinet donderdag de coronamaatregelen afkondigde, werkt het merendeel van het kantoorpersoneel thuis en gaan de directieleden om en om naar kantoor. De productiemedewerkers werken op volle sterkte door, maar onder hen ziet directeur Marcel Schröder – hij werkte maandag vanuit huis – het verzuim oplopen.

Pet Power móét wel doordraaien, het bedrijf met ruim 250 medewerkers is afhankelijk van de productie. „Maar ondertussen gaat de gezondheid van werknemers voor”, zegt Schröder. Bij gezondheidsklachten moet iedereen „echt thuis blijven”. Waar mogelijk belt het bedrijf daarom gezonde uitzendkrachten op. In de fabriekshal houdt iedereen nu afstand van elkaar en pauzes zijn er in hele kleine groepen. Mét de nodige desinfectiegel.

Lees ook dit interview met arbeidsdenker Dominic Price: ‘Ook vanuit huis kun je werk en privé scheiden’

Één groot experiment

Wie kan thuiswerken, wie niet? Waar loopt het bedrijfsproces spaak als niemand op de vloer aanwezig is? De coronamaatregelen van deze donderdag zijn het grootste experiment naar de mogelijkheden en beperkingen van thuiswerken dat je kunt verzinnen.

Voor lopendebandmedewerkers en schoonmakers is het antwoord duidelijk: zij kunnen moeilijk hun eigen huis afstoffen. Voor kantoorpersoneel is de keuze ook snel gemaakt, zij hebben enkel een laptop nodig. Maar daartussenin moeten keuzes worden gemaakt.

De Brauw Blackstone Westbroek, met bijna 300 advocaten het grootste advocatenkantoor van Nederland, heeft al het kantoorpersoneel vrijdag bijvoorbeeld verzocht thuis te werken en „niet-essentiële” vergaderingen te vermijden. Het kantoor aan de Zuidas blijft wel open, voor dringende werkzaamheden. Wat nu precies essentieel en dringend is, bepalen de partners in overleg met het bestuur.

Het zijn ad hoc beslissingen, zegt Marnix Leijten, managing partner bij De Brauw. En ja, dat is soms schipperen. Zo zitten er „zeer” vertrouwelijke zaken tussen, zegt Leijten. „Daarover zeggen cliënten terecht: ‘Dit moet onder vier ogen.’ In die situaties hebben we nu afgesproken dat als cliënten dat om begrijpelijke redenen willen, we zoiets in een kleine bespreking doen.” Hetzelfde geldt voor handtekeningen onder aktes. „Maar het is nu zó leeg op kantoor, dat we ons daar geen zorgen om maken.”

Aan het begin van de dag moet duidelijk zijn wat iedereen in een team verwacht te doen

Bij ProRail, dat ruim 4.000 werknemers heeft, hoefden ze iets minder lang in crisisoverleg. Daar liggen al sinds de uitbraak van de Mexicaanse Griep noodprotocollen klaar. Het kantoorpersoneel van de spoorbeheerder kon meteen naar huis, de treinverkeersleiders zitten nog op hun plek. Want afgezien van een aantal spitstreinen, rijdt het treinverkeer gewoon door. Maar de mensen die vanuit controlekamers de hoogspanningsinstallaties bewaken, werken al sinds begin vorige week op twee verschillende locaties, om zo het besmettingsgevaar te spreiden.

In de wetenschappelijke literatuur is een hoop over thuiswerken bekend, maar op deze schaal werkte kantoorpersoneel nooit eerder thuis. Het is dus een uniek experiment. Wie er nu wel en niet thuiswerken, wordt grotendeels op basis van snelle keuzes bepaald. Wat betekent dat voor de bedrijfsvoering?

Communicatie

De onderzoeken naar thuiswerken die er zijn gaan vooral over ‘het nieuwe werken’. Het idee daarachter: met flexibele kantoortijden en meer mogelijkheden voor werknemers om thuis te werken, stijgt hun motivatie en gevoel van autonomie. Dat ís volgens veel studies ook zo, zegt organisatiepsycholoog Hylco Nijp, die aan de Radboud Universiteit onderzoek deed naar de effecten van het nieuwe werken. Het is prettig om te kunnen zeggen: op woensdag moet ik dat rapport schrijven, dat doe ik het liefst vanuit huis. 3,3 miljoen mensen werken op die manier weleens een dag thuis, berekende het Centraal Bureau voor de Statistiek vorig jaar.

Maar gedwongen de hele week thuiswerken – dat is echt een ander verhaal. Toch kun je verschillende elementen uit het bestaand wetenschappelijk onderzoek vissen waaraan je nu iets hebt, zegt Marc van Veldhoven, hoogleraar werk, gezondheid en welbevinden aan de Universiteit Tilburg.

Neem de afhankelijkheid van technologie. „Experimenten met thuiswerken laten doorgaans zien dat het tijd kost om een goede digitale infrastructuur op te zetten”, zegt Van Veldhoven. De Brauw testte twee weken geleden bijvoorbeeld al of iedereen tegelijkertijd thuis kon inloggen, en heeft daar nu profijt van.

De grootste reden voor sommige bedrijven om het nieuwe werken terug te draaien, is volgens Van Veldhoven dat coördineren en conflicten oplossen op afstand toch moeilijk blijken te zijn. „Dat vind ik ook zo frappant. Het kabinet vraagt de maatschappij niet meer bij elkaar te komen, maar zit zelf wel dagelijks in crisisoverleg met adviseurs”, zegt hij. En uit de literatuur blijkt inderdaad: coördineren en communiceren over emoties, is effectiever wanneer je elkaar aan kunt kijken.

Is daar voor de thuiswerker nu nog iets aan te doen? Volgens Joost Cornelissen, oprichter van site- en appbouwer Qikker, moet goed kunnen communiceren vooral in je zitten. Omdat de twintig medewerkers van het bedrijf altijd op afstand mogen werken, selecteert het mensen daarop aan de poort. „De kern is dat je dit alleen kunt doen met verantwoordelijke mensen die zich aan hun woord houden”, zegt Cornelissen.

Geldt dat niet ook voor samenwerken op kantoor? Niet helemaal, vindt hij. „Op kantoor kun je elkaar doorlopend dingen vragen. Maar zit iemand thuis op een mail of document te wachten, waarover een ander had gezegd dat op een bepaald tijdstip te sturen, dan loopt meteen de hele planning in de soep.”

Aan het begin van de dag moet daarom duidelijk zijn wat iedereen verwacht te doen, wat ze al hebben gedaan en op welke manier dat de planning van anderen beïnvloedt, zegt Cornelissen. Lukt het toch niet, dan kun je beter meteen vertellen wat er precies anders loopt – in plaats van excuses te maken of bang zijn door de mand te vallen.

Werkt u thuis door de maatregelen tegen het coronavirus? Wij zijn benieuwd hoe uw (geïmproviseerde) werkplek eruit ziet! Stuur een foto van uw werkplek naar thuiswerken@nrc.nl en wij publiceren de leukste inzendingen. (Zet wel even uw scherm op zwart, zodat u niet per ongeluk vertrouwelijke informatie mee stuurt!)