‘Na het uiten van kritiek hadden we plots een slecht-functionerengesprek’

Gezondheidsraad Het secretariaat van de Gezondheidsraad wordt al jaren geteisterd door een verziekte werksfeer. „De organisatie is buiten adem.”

Illustratie Anne Caesar van Wieren.

Medewerkers van de Gezondheidsraad spreken van „het kantelpunt” in hun organisatie. Het gebeurde in mei 2016. Het hoofd bedrijfsvoering zoekt een medewerker op, een informatiespecialist. De manager vindt dat de medewerker zijn leiding niet accepteert. De medewerker vindt dat hij werk moet doen dat niet bij zijn functie hoort.

De twee mannen krijgen een hevige woordenwisseling. De situatie escaleert en de medewerker geeft de manager een duw. De manager zegt dat hij werd aangevlogen en gaat daarop verhaal halen bij zijn leidinggevende, algemeen secretaris Margo Kerkhof. Zij is de hoogste leidinggevende bij het secretariaat van de Gezondheidsraad, waar ongeveer vijftig mensen werken. Die ondersteunen commissies van wetenschappers bij het schrijven van adviezen.

In een interne mail die Kerkhof over het incident stuurt, spreekt ze van „zeer ongewenst gedrag” van de medewerker en belooft ze „passende vervolgstappen”. De medewerker wordt ontslagen. Onder zijn collega’s van de Gezondheidsraad ontstaat grote verontwaardiging over de behandeling van hun collega, al sinds 1998 bij de organisatie actief. Ze kennen hem als een „ontzettend lieve jongen” en harde werker. Het incident, zeggen verschillende medewerkers, verziekt de verhoudingen tussen de top van de Gezondheidsraad en een groot deel van het personeel definitief.

Bij het secretariaat van de Gezondheidsraad, het belangrijkste adviesorgaan van regering en parlement op het gebied van volksgezondheid, heerst al enkele jaren een sfeer van intimidatie, sociale onveiligheid en verpeste verhoudingen, zo blijkt uit interne documenten en gesprekken met elf (oud)-medewerkers. Zij spreken anoniem omdat zij vrezen voor hun baan of andere gevolgen.

Uit de gesprekken die NRC de afgelopen maanden voerde, blijkt dat er een bittere cultuurstrijd gaande is binnen het secretariaat van de Gezondheidsraad. Aan de ene kant staat het management, met, sinds eind 2013, Margo Kerkhof aan het hoofd. Zij is afkomstig uit het talentenprogramma van de Algemene Bestuursdienst, de poule van topambtenaren. Kerkhof wil de Gezondheidsraad efficiënter laten werken, door het traditionele adviesorgaan meer als een bedrijf te managen. Kerkhof voert momenteel een reorganisatie door, die de Ondernemingsraad van het secretariaat eind vorig jaar tevergeefs bij de rechter aanvocht.

Aan de andere kant staat een grote groep medewerkers, die deze verandering niet ziet zitten. Deze groep zegt dat het gezag van de Gezondheidsraad bedreigd wordt door ambtelijk rendementsdenken en kil leiderschap. Margo Kerkhof zou geen tegenspraak dulden, zeggen medewerkers. De per 1 januari vrijwillig vertrokken voorzitter Pim van Gool zou nooit hebben ingegrepen.

Groot gezag, maar traag

De verhalen van (oud)-medewerkers worden ondersteund door een enquête van vakbond FNV van afgelopen oktober, waarin een derde van alle medewerkers zegt geïntimideerd te worden door de leiding. Volgens een interne notitie van de Ondernemingsraad uit juni is de organisatie „buiten adem”. „Medewerkers worden hoe langer hoe moedelozer, kijken of duiken weg, melden zich ziek of vertrekken. […] De problematiek wordt alleen maar ingewikkelder en zorgwekkender.” Medewerkers vrezen dat de interne problemen het werk van de Gezondheidsraad kunnen beïnvloeden.

De Gezondheidsraad, ingesteld in 1901, is een invloedrijk instituut in Den Haag. De raad, waarin ongeveer 110 wetenschappers zitten, adviseert over ingrijpende kwesties: welke vaccinaties onderdeel van het Rijksvaccinatieprogramma moeten zijn, in hoeverre mensen tijdens hun werk blootgesteld mogen worden aan gevaarlijke stoffen en of de straling van het nieuwe 5G-netwerk schadelijk is.

De Gezondheidsraad bestaat uit meer dan alleen wetenschappers, er is ook een ambtelijk apparaat dat hen ondersteunt.

De kwaliteit van de adviezen is onomstreden. Maar de Gezondheidsraad kampt met een hardnekkig probleem, vinden de opdrachtgevers (verschillende departementen en het parlement): de raad werkt te traag. Dat bleek onder meer uit een externe evaluatie in 2017 door een commissie onder leiding van oud-hoogleraar bestuurskunde Wim Derksen (Erasmus Universiteit). Derksen noemde de wetenschappelijkheid en onafhankelijkheid „dé twee sterke punten” van de raad, volgens hem bijzonder in „een tijd van afnemende maatschappelijke waardering voor autoriteit en gezag”. De adviezen werken ook goed door in het overheidsbeleid, concludeerde Derksen.

Maar, schreef de commissie: het duurt te lang voordat een advies is afgerond. Deze ‘doorlooptijd’ was de afgelopen jaren bij complexe adviezen gemiddeld zo’n twintig maanden. „Binnen de politieke werkelijkheid is er meer haast en komt een nieuwe generatie beleidsmakers die gewend is aan snelle toegang tot informatie.”

Oorzaak van die traagheid: de „conservatieve” medewerkers. In gesprekken met hen „proefde hij geen enkele bereidheid om mee te denken over versnelling van de procedures”, zegt Derksen daar nu over. Eén van zijn aanbevelingen luidde daarom: reorganiseer het secretariaat.

Leidinggevende Margo Kerkhof zag in dit rapport haar gelijk bevestigd. Ze vond dat vernieuwingen te veel tijd kosten. Samen met voorzitter Pim van Gool gebruikte zij het advies van Derksen voor een reorganisatie, die nu bezig is. Adviezen moeten sneller klaar zijn. Ook wordt de organisatie aangepast. Zo wordt er een afdeling Communicatie en Redactie opgericht en er komen twee nieuwe managers in plaats van vier coördinatoren op het secretariaat.

‘Bij het grofvuil gezet’

Toen de reorganisatie werd aangekondigd, voelden medewerkers van het secretariaat zich „bij het grofvuil gezet”, zegt een van hen. „Er waren mensen die in huilen uitbarstten.” Medewerkers zeiden dat ze zich miskend voelden: alsof de hoge kwaliteit van de adviezen niet ook hun verdienste was.

Ook zeggen medewerkers dat een reorganisatie niet nodig is. De doorlooptijden van complexe adviezen zijn sinds 1997 al flink bekort (toen dertig maanden, nu zo’n twintig), en de Gezondheidsraad werkt nu veel vaker met compacte adviezen die binnen een paar maanden verschijnen. Voor ingewikkelde adviezen is „bezinkingstijd” nodig, zegt een medewerker. Wetenschappers in de commissies moeten dit werk naast hun vaste baan doen. Bovendien: twee nieuwe managers betekent nóg meer overleg, nóg meer vertraging.

Illustratie Anne Caesar van Wieren.

Mathieu Weggeman, hoogleraar organisatiekunde aan de Technische Universiteit Eindhoven, is het met de kritische medewerkers eens. Hij lichtte het reorganisatieplan in opdracht van de Ondernemingsraad door en vindt de keuze voor meer managers „archaïsch”. Het percentage medewerkers dat bij het secretariaat management of bedrijfsvoering doet – de ‘overhead’ – is met bijna 30 procent al heel hoog. „Overal in het bedrijfsleven en overheidsorganisaties zie je dat er lagen uitgehaald worden. Meer professionele autonomie en zelfsturing is de trend.”

Het belangrijkste bezwaar van kritische werknemers is dat de reorganisatie niets oplost aan wat zij als het grote probleem van de Gezondheidsraad zien: de verziekte werkcultuur. Toen Margo Kerkhof eind 2013 als algemeen secretaris bij de Gezondheidsraad werd aangesteld, wekte dat intern verbazing. Kerkhof had niet gesolliciteerd en was daar alleen een paar maanden op interim-basis actief. Medewerkers viel haar gebrek aan inhoudelijke kennis op: Kerkhof is jurist en heeft geen wetenschappelijke achtergrond. Ze had „geen affiniteit met de inhoud, het werkproces en de methoden van de Gezondheidsraad”, zegt een medewerker. „We moesten adviezen als broodjes gaan bakken.”

Kritische medewerkers hekelen ook de stijl van leidinggeven van Kerkhof. Diverse (oud)-medewerkers vertellen dat zij na het uiten van kritiek plotseling een slecht-functionerengesprek hadden. Toen een medewerker twijfels had geuit over haar reorganisatieplan kreeg die persoon te horen dat „we je graag faciliteren om een andere keuze te maken”. Oftewel: een andere baan te zoeken.

In het laatste medewerkerstevredenheidsonderzoek, uit najaar 2017, kreeg Kerkhof het cijfer 4 voor leidinggeven. Voor de competentie ‘ontwikkelen teamgeest’ kreeg ze een 2,4. Medewerkers lichtten hun lage cijfers – anoniem – toe met bikkelharde opmerkingen. Zo schrijft er een dat „de huidige leiding de organisatie volledig de vernieling in gedraaid heeft door geen tegenspraak te dulden en buitengewoon hardvochtig op te treden”.

‘In welk kamp zit ik?’

Datzelfde jaar riep Kerkhof hulp van buiten in. Onderzoekspsycholoog Marijke Spanjersberg kreeg opdracht de werksfeer te verbeteren en het onderlinge vertrouwen te herstellen. In december van dat jaar gaf ze haar opdracht zonder resultaat terug. Het opstarten van zogenaamde ‘herstelgesprekken’ bleek niet mogelijk. Spanjersberg schreef in haar ‘afscheidsbrief’ aan het personeel: „Jullie lijken geen gemeenschappelijke spelregels meer te hebben om problemen op te lossen. In zo’n systeem worden alle conflicten persoonlijk, met alle explosiviteit die daarbij hoort.” Spanjersberg constateerde dat het secretariaat verdeeld was in verschillende kampen. Maar met die conclusie, zegt een medewerker nu, vergrootte zij de verdeeldheid alleen maar: „Als je het niet weet zeg je: er zijn mensen voor de leiding, tegen en mensen die het niet precies weten. Iedereen begon zich af te vragen: in welk kamp zit ik?”

Spanjersberg werd begin 2018 opgevolgd door verandermanager Miranda Diependaal. Zij introduceerde ‘huiskamerbijeenkomsten’ – wekelijkse dinsdagochtendsessies om interne kwesties met al het personeel te bespreken. Daar konden mensen „zonder lading en vooroordeel” spreken over dingen die intern niet lekker lopen. Ze organiseerde ook kringgesprekken, waarbij een keer een zaal werd afgehuurd en één medewerker ‘geroast’ werd door tientallen collega’s. Dat had eerder een averechts effect, erkent Diependaal. „Een deel van de medewerkers heeft dat als bedreigend ervaren, omdat het een hele open manier van communiceren is.”

Binnen de Gezondheidsraad worden de wenkbrauwen gefronst over de kosten van het hele verandertraject: 1,7 miljoen euro, op een jaarlijkse begroting van zo’n 5 miljoen. „Er zijn bakken met belastinggeld verspild”, zegt een oud-medewerker. De meningen over de erfenis van Diependaal, die vorige maand vertrok, verschillen sterk. Sommige medewerkers vinden dat ze „een marionet van Kerkhof” was en de interne polarisatie heeft vergroot. Andere medewerkers vinden dat ze sommige werkprocessen wel heeft verbeterd.

Een derde voelt zich geïntimideerd

Dat het verandertraject de werkcultuur niet of amper heeft verbeterd, blijkt uit een enquête van vakbond FNV uit oktober die door achttien van de ongeveer vijftig medewerkers werd ingevuld. Daarin zegt 88 procent van de deelnemers, ongeveer een derde van alle medewerkers, zich geïntimideerd te voelen door de leiding. Een meerderheid van 65 procent laat weten psychische of lichamelijke klachten te hebben, zoals overspannenheid, energieverlies, slapeloze nachten, stress en burn-out.

Mick Bleijerveld, bestuurder bij FNV Overheid, noemt de situatie bij het secretariaat van de Gezondheidsraad „schokkend en uitzonderlijk”. Volgens haar negeert de ambtelijke top van het ministerie van Volksgezondheid de interne problemen al jaren. Ze noemt dat „erg teleurstellend”. De FNV riep minister Hugo de Jonge (Volksgezondheid, CDA) afgelopen oktober op de reorganisatie op te schorten, maar dat deed hij niet. De Ondernemingsraad probeerde daarop tevergeefs de reorganisatie bij de rechter van tafel te krijgen. De Ondernemingskamer oordeelde dat deze binnen de vrijheid van de leiding past om de organisatie naar eigen inzicht in te richten. De vier overheidsvakbonden wilden niet met de reorganisatie instemmen omdat onduidelijk was of voor alle medewerkers plek bleef, maar volgens de Gezondheidsraad zijn „bijna alle medewerkers” opnieuw geplaatst.

Het ministerie van Volksgezondheid laat weten dat de reorganisatie en het verandertraject „veel van de medewerkers vragen” en vindt het „aan de leiding van het secretariaat van de Gezondheidsraad om een gezonde werkcultuur te bewerkstelligen. Dit volgt het ministerie nauwlettend.” Het ministerie vindt de reorganisatie nodig omdat het secretariaat „vernieuwd” moet worden voor het „versnellen van de advisering”.

De Gezondheidsraad wilde niet reageren op afzonderlijke vragen. In een officiële reactie erkent de Gezondheidsraad dat „de sfeer en werkcultuur bij het secretariaat van de Gezondheidsraad moeten verbeteren”. Maar: „De problematiek dateert van voor de komst van de huidige algemeen secretaris en is complex. In 2018 zijn een veranderproces en een reorganisatie ingezet om het aanpassingsvermogen en de innovatiekracht van de organisatie te versterken. De medewerkers zijn intensief betrokken. Dit heeft velen helderheid en inspiratie geboden, anderen ervaren onrust en zorgen.”