Zo zorg je dat je niet gek wordt van je mail

Japke-d. denkt mee Veel kantoortijgers worden gek van de mail. geeft tips om dat te voorkomen . De beste? Stop met cc’en.
Illustratie Tomas Schats

Ik weet ook heus wel dat ik raar ben, maar ik hou van mailen, met heel mijn hart. Als ik met mijn collega’s mail, met mijn vrienden of met m’n vader van 81, dan kan het over werk gaan. Maar ook over een mandarijn die per ongeluk in een kop koffie belandde, over dat als je op zoek gaat naar een goudschat, het ‘goud’ dat je vindt er vaak heel anders uitziet dan je dacht, of dat een beslagkom als je een kater hebt veel handiger is om in te kotsen dan een emmer – alsof we elkaar nog brieven schrijven met kroontjespen en lakzegels erop.

Ik schreef zelfs ooit een ode aan de mail – het is al meer dan vijf jaar geleden, maar ik sta er nog steeds achter, woord voor woord.

Voor alle ándere kantoortijgers geldt dat helaas niet, en is de mailbox een dagelijkse bron van horror en ellende. Daar kwam ik vorige week op Twitter achter toen ik ineens spontaan allemaal tips kreeg hoe je ervoor zorgt dat je niet gek wordt van je mail. Dus daarom deze week: hoe hou je je mailbox, en daarmee jezelf, gezond?

Stop allereerst met cc’en! Dat is de grootste ergernis. Van die collega’s die zich ermee proberen in te dekken (‘ik had je ge-cc’d, hoor, dus je wist dat ik er tussen Kerst en Oud en Nieuw niet ben’) of er indruk mee willen maken op de baas, zo van ‘kijk eens wat ik allemaal mail’: rot op.

Ik trof in de reacties zelfs mensen die hun mailbox zó hebben ingesteld dat cc’tjes automatisch in de prullenbak belanden. Op zich een goed idee, maar daarmee maak je het probleem niet zichtbaar. Stel liever de mail zo in dat iedereen die cc’t automatisch een emmer rode verf over zich heen krijgt, tenzij het naar een groep is die samen de Staatsloterij gewonnen heeft.

Over mail instellen gesproken: daar kwamen ook veel tips over. Mensen die aparte mappen, verschillende kleurtjes, vlaggetjes of verschillende groepen aanmaken voor nieuwsbrieven, agendaverzoeken of mails van hun baas (ongelezen weggooien): echt super knap, maar dat kan ik allemaal niet hoor. Ik zou het ook jammer vinden als ik mails niet meer zélf zou kunnen weggooien – ik vind dat juist heerlijk. Dan lijkt het of ik veel werk verzet heb.

Veel beter vond ik de suggestie om je mail maar één keer per dag te openen. Er is zelfs een bedrijf dat de server zo programmeert en daar een prijs voor gewonnen heeft omdat het het personeel rust geeft. Een beetje zoals ook de post maar één keer per dag komt, zei iemand – prachtig.

Ik kwam ook een bedrijf tegen dat de policy had dat je alleen mocht mailen met verzoeken waarop ja of nee geantwoord kon worden. In mijn bedrijf zou het niet werken met al die wijsneuzen die zouden vragen waarom het dan ja of nee is, maar wellicht heb jij een bedrijf met volgzame zielen en werkt het daar wel.

Er was ook een bedrijf dat een tijdje de regel had gehad dat je pas binnen een week op mails hoefde te reageren „want dan waren de meeste problemen toch al opgelost” – briljant. Uiteindelijk hadden ze die regel weer moeten terugdraaien toen zich te veel woeste klanten en advocaten meldden, en nu waren ze „gewoon weer overspannen”, maar daar gaat het nu even niet om.

Dan de categorie drastische oplossingen. De mail afschaffen bijvoorbeeld, en overstappen op postduiven, of al je mails ongelezen weggooien of helemaal nooit openen. Ik heb ook van die übercoole collega’s, die meer dan 10.000 ongelezen mails in hun box hebben staan – ze leven nog steeds, sterker nog: ze leven er waarschijnlijk langer door, „en als het écht belangrijk is, hoor je het vanzelf”, zei een van hen.

Reageer sowieso nooit meteen op mail, dan laat je zien dat je een sukkel bent die niks beters te doen heeft. Ik wacht zelf altijd standaard een week met een reactie op zakelijke voorstellen – wordt je tarief alleen maar hoger van.

Er waren ook mensen die „liever niet mailden”, maar in plaats daarvan „even de telefoon pakten”, of erger: „even langsliepen bij de betreffende collega”. Jongens, stop daar eens mee. Je collega’s zitten echt niet op al die afleiding te wachten.

Mail liever eens wat MINDER, stuur saaie, lange mails ongelezen terug met de tekst: ‘KORTER’, lees alleen leuke mails, zoals de wiskundige die ze alleen leest als ergens „maths is fun” staat, of mail eens NIET.

Verder mag je mails met een stomme aanhef of afsluiter ongelezen weggooien – daar schreef ik eerder al over – en bedenk, als je dan toch écht moet mailen, in ieder geval een leuke onderwerpregel in de categorie ‘zwanger’ of ‘hou van je’. Dan weet je trouwens ook meteen zeker dat je mail gelezen wordt.

Mensen die als onderwerp ‘vraagje’ schrijven of een automatische disclaimer hebben: wegwezen. En o ja: stop met die agendaverzoeken met hysterische piepjes – ik kan echt zelf wel zélf iets in mijn agenda schrijven.

Als er dan verder geen vragen zijn, ga ik weer even mijn vader mailen.

Hoe was jouw werkweek? Japke-d. Bouma wil het graag weten. Tips via @Japked op Twitter.

-

Dit zijn de Jeuktweets van de week

Reageren

Reageren op dit artikel kan alleen met een abonnement. Heeft u al een abonnement, log dan hieronder in.