Zeven stappen om nee te zeggen. Ook tegen je baas

Wat werkt Deze zomer bespreekt NRC-redacteur Ykje Vriesinga methodes om beter te werken. Deze week: de kracht van nee zeggen.

Illustratie Ymke Pas

Ben jij ook zo iemand die geen nee kan zeggen? Neem je altijd de taken over van zieke collega’s, ook al wilde je die dag vroeg stoppen? Neem je tijdens het eten telefoontjes aan van belangrijke klanten – en zelfs van niet zulke belangrijke? Werk je de hele zomer door omdat er al zoveel mensen vrij hadden? Simpelweg omdat je geen nee kunt zeggen?

Onzin! Elke keer als je ‘ja’ zegt, zeg je namelijk óók ‘nee’. Nee bijvoorbeeld tegen op tijd afronden zodat je nog kunt sporten. Nee tegen ongestoord praten met je gezin of je vrienden. Nee tegen een weekje vakantie. Dus terwijl je denkt dat je geen nee kunt zeggen, zeg je het de godganse dag door.

Dit inzicht ontleende ik aan Michael Hyatt, een Amerikaanse productiviteitscoach. Ik vond de titel van zijn nieuwste boek, Free to Focus, nogal vaag, maar ik was meteen benieuwd door de ondertitel: Bereik meer door minder te doen. Zou dat niet geweldig zijn?

Nee leren zeggen is daarvoor cruciaal, zegt Hyatt. Ook hij vertelde zichzelf, net zoals velen van ons, dat hij slecht was in nee zeggen. Totdat hij, overmand door stress, inzag dat een uur nooit meer dan 60 minuten zal hebben. Zei hij ja tegen de ene besteding van die minuten, dan zei hij automatisch nee tegen iets anders.

Dat inzicht is echter pas het begin. Hyatt geeft in zijn boek vele adviezen om dat magische drieletterwoord vaker te gaan zeggen. Een samenvatting in zeven stappen:

1. Besluit wat jij wilt

Vaak zeggen we te snel ja op een verzoek omdat we niet duidelijk voor ons zien wat we daarvoor opgeven. Zet daarom op een rijtje wat jij belangrijk vindt in je leven en je werk. Tijd voor een hobby bijvoorbeeld, voor vrijwilligerswerk, de ruimte om spontaan af te spreken met vrienden. Op je werk: de vrijheid om te focussen op wat écht belangrijk is.

2. Doe wat in jouw ‘droom-zone’ valt

Maak een lijstje van de taken waar jij ontzettend goed in bent (of kunt worden) én veel plezier in hebt. Dat noemt Hyatt je droom-zone. De rest: afhouden. Vooral de dingen in je ‘zwoeg-zone’: taken die je verschrikkelijk vindt én eerlijk gezegd ook niet zo goed kunt.

Wees niet bang dat je iemand anders opzadelt met een rotklusje. Moeilijk te geloven, maar wat voor jou een verschrikking is, valt voor anderen in hun droom-zone.

3. Maak een not-to-do-lijst

Vervelend feit: om in je droom-zone te blijven moet je ook nee zeggen tegen dingen die je best wilt doen. Maar helaas ben je er niet goed genoeg in. Of is de taak te routineus voor jou om er echt plezier en vooruitgang uit te halen. Maak daar ook een lijstje van. Want dat is nou net waar je anders ongemerkt voor valt.

4. Laad goed op

Ooit gemerkt dat het moeilijker is om aan je plan vast te houden als je uitgeput bent? Door goed uit te rusten heb je meer kracht om nee te zeggen. Waardoor je weer meer tijd overhoudt om op te laden, et cetera.

5. Zeg niet direct ja

Komt iemand met een verzoek, of bedenk je zelf een nieuw plan, wacht dan even met je besluit. Stel jezelf de vraag: wat moet ik ervoor opgeven als ik ja zeg tegen deze kans? Als ik vriendelijk bedank, krijg ik dan ruimte om ja te zeggen tegen iets beters?

6. Zeg vriendelijk en duidelijk nee

Een grote belemmering om nee te zeggen is de vrees dat we onvriendelijk of lui overkomen. Zeker als de vraag van onze baas komt, of van iemand die op een andere manier belangrijk is. Hyatt geeft daarvoor een strategie, genaamd ‘The Power of a Positive No’:

Ja. Begin met iets positiefs, bijvoorbeeld dat je je vereerd voelt door het verzoek.

Nee. Vervolgens zeg je kalm nee. Gelukkig weet je dankzij de eerste drie stappen heel goed te benoemen dat een ja je helaas zou afhouden van andere prioriteiten.

Ja. Sluit weer positief af. Herhaal dat je het verzoek waardeert en denk eventueel mee over andere oplossingen. Zo ben je niet de sjaak, maar toon je wel betrokkenheid.

7. Heronderhandel eerdere beloftes

Waarschijnlijk ontsnapt je nog wel eens per ongeluk een ja waar je achteraf nee had willen zeggen. Gelukkig geeft Hyatt ook stappen om een afspraak met iemand te heronderhandelen. Erken allereerst dat je zelf ja hebt gezegd. Laat diegene dan inzien dat iemand anders het waarschijnlijk beter kan dan jij. Bied aan om samen een alternatief te regelen.

Lukt het niet, zet dan je tanden op elkaar en kom je belofte na. Maar, zegt Hyatt, je zult merken dat mensen vaak veel minder negatief reageren op jouw nee dan je vreest. Het vergt wat lef, maar de beloning is dat je tijd krijgt voor de dingen waar je met liefde ja op zegt.

Japke-d. Bouma is tot september met zomerstop.