Beeld iStock

‘Mijn systeem helpt mensen grote dromen waar te maken’

Interview David Allen Maximaal productief zijn, dat is vooral je hoofd leegmaken. Productiviteitscoach David Allen bedacht er de methode Getting Things Done voor.

Als David Allen zijn vrouw wil vragen of ze op zondagochtend samen met hem de hond wil uitlaten in het Amsterdamse Beatrixpark, stuurt hij haar een e-mail. Of hij legt een briefje in de grote zwarte brievenbak die ze gebruikt voor alle binnenkomende post, notities en verzoeken. Ook al zit ze naast hem op de bank een boek te lezen.

„Veel mensen vinden dat mechanisch klinken. Onromantisch”, lacht de wereldberoemde productiviteitscoach, die vijf jaar geleden naar Amsterdam verhuisde. „Maar juist als je de mechanische dingen op een mechanische manier aanpakt, blijft er ruimte over voor de mooie dingen in het leven. Zoals die wandeling met de hond in ons favoriete park.”

Het voorbeeld van de hond is overigens hypothetisch – op dit moment. Vorig jaar overleed hun geliefde spaniël Suki. Maar zodra de tweedaagse Getting Things Done-Summit, vernoemd naar Allens internationale bestseller over ‘stressvrije productiviteit’, eind komende week achter de rug is, gaan ze een nieuwe pup opvoeden. „We willen weer een cavalier king Charles-spaniël”, vertelt Allen. „Zulke schattige, zachtaardige hondjes zijn dat.”

De 73-jarige David Allen ís GTD, de Engelse afkorting die fans gebruiken voor zijn systeem, waarbij je alle plannen en klusjes die in je hoofd en in je leven opkomen opschrijft en aanpakt volgens een vast stappenplan. Inmiddels is GTD uitgegroeid tot een miljoenenbedrijf, dat in zo’n zestig landen trainingen in Allens methode overziet. Vorig jaar verscheen een editie van GTD voor tieners en nu haalt Allen veertig coaches, schrijvers en wetenschappers op het gebied van productiviteit en concentratie uit de hele wereld naar zijn nieuwe thuis. „Nederland is de perfecte plek. Jullie zijn een pragmatisch volk. Dat sluit aan bij GTD.”

U vergelijkt GTD ook wel met vechtkunst.

„Klopt. Een belangrijk principe in karate, dat ik veel deed toen ik jonger was, is dat je een leeg hoofd moet hebben. Zodat je ruimte hebt voor het onverwachte. Dat is ook het doel van GTD. Je vangt je plannen en verplichtingen in een systeem en zo ontstaat ruimte in je hoofd voor alles wat er op je afkomt.

„Vergelijk het met karate: je moet jezelf direct kunnen verdedigen als je in een donker steegje wordt aangevallen door vier mannen. Dan wil je niet dat er tweehonderd onbeantwoorde e-mails door je hoofd spoken.”

Heeft u altijd alles af?

„Nee, en dat hoeft ook niet. In mijn leven ontstaat ook regelmatig chaos. Als dat niet zo is, vraag je waarschijnlijk niet genoeg van jezelf. Maar dankzij GTD weet ik dat ik altijd weer door de chaos heen kom. Mijn systeem geeft mensen het lef om grote dromen waar te maken.”

Hadden jullie naar Amsterdam kunnen verhuizen zonder GTD?

„Nee. Tenminste, niet op zo’n relaxte manier. Zo’n project bestaat uit honderden kleine stapjes – nog steeds. Alleen al om ons bedrijf van Californië naar Nederland te verhuizen is een continu proces. GTD helpt me om ondanks mijn weerstand tóch die brief van de Belastingdienst te vertalen en uit te vogelen of ik nou geld krijg of moet betalen.”

Hoeveel mensen komt u tegen die GTD tot in de puntjes hebben doorgevoerd?

„Op de summit zullen er veel zijn, onder wie een paar van mijn vroege inspiratiebronnen. Maar in alle eerlijkheid gebruiken weinig mensen GTD tot in de finesses. Dat is niet erg. Ook als je delen van het systeem gebruikt, heb je er baat bij. Maar pas als je GTD helemaal toepast, ervaar je ‘een geest als water’, zoals ze dat in karate noemen.”

Is GTD niet gewoon te ingewikkeld?

„Het systeem zelf is zo simpel als ik het heb kunnen maken. Het wordt zelfs met succes geleerd aan kinderen. Het moeilijke is om de gewoontes vol te houden die nodig zijn om GTD goed te laten werken. Zoals de gewoonte om al je plannen en ideeën direct op te schrijven in een notitieblokje of een app. Of het nou gaat om de gedachte dat je hondenvoer moet kopen of een ingeving voor een briljante uitvinding. Dat moet je direct vastleggen.”

Dat klinkt als een dagtaak.

„Haha, dat valt wel mee. Je hoofd voelt nu nog zo vol omdat je dezelfde gedachte tientallen of zelfs wel honderden keren hebt. Bijvoorbeeld, ‘niet vergeten cadeautje te kopen voor die en die’. Zodra je structureel dit soort gedachten gaat opvangen, zul je merken dat het steeds stiller wordt in je hoofd.”

Mijn ervaring met GTD is dat ik nu minstens zes papieren en digitale lijsten heb met ideeën en taken. En een groeiend gevoel van stress omdat ik ben vergeten wat er ook alweer op al die lijsten staat.

„Dan blijf je hangen in stap één van GTD, het opvangen. Je moet vervolgens wel actief besluiten wat je met al die punten gaat doen. En je lijsten regelmatig nalopen. Pas dan kun je op je systeem gaan vertrouwen alsof het je tweede brein is.

„Neem zo’n briefje of mailtje dat ik aan mijn vrouw schrijf. Ik weet dat zij het binnen 24 uur bekijkt. Net zoals zij dat van mij weet. Dat geeft rust.”

Beslisboom voor stap twee van het GTD-systeem, gebaseerd op het boek De kleine Allen, Arjan Broere en Ruben Verzijl (Business Contact, 2017)

Illustratie Martien ter Veen

Op de voorkant van de eerste editie van GTD, gepubliceerd in 2001, had Allen nog een stropdas om. Op recente boeken niet meer. „Aan het begin moesten we geloofwaardigheid opbouwen in het bedrijfsleven. Nu kan ik authentieker zijn.”

Allen, geboren in Louisiana, studeerde geschiedenis in Berkeley, in de roemruchte jaren zestig. Hij gebruikte onder andere lsd en mescaline, in een zoektocht naar „een hogere staat van bewustzijn”. Allen: „Voor mij was het niet uit ontsnapping, maar uit fascinatie.”

Van een coach leerde hij dat psychedelica je een blik laten werpen op de spirituele wereld, maar dat een ‘glazen wand’ je daarvan afgescheiden houdt. „Ik besefte dat ik helemaal terug moest en met een bocht om die glazen wand moest lopen.”

Na 1971 nam Allen daarom afscheid van de geestverruimende middelen – „afgezien van goede wijn”. Geholpen door enkele leermeesters, onder wie consultants Dean Acheson en Russell Bishop, die ook op de GTD-summit spreken, werd hij begin jaren tachtig consultant en begon de eerste beginselen van zijn later wereldberoemde systeem toe te passen bij klanten.

„Ik kreeg al snel enthousiaste reacties van leidinggevenden”, vertelt Allen. „Toen een grote Amerikaanse zakenbank besloot het systeem internationaal door te voeren, wist ik dat het werkte en besloot ik een boek over GTD te schrijven. Mocht ik onder een bus komen, dan was het in ieder geval vastgelegd.”

Is GTD niet echt iets voor controlfreaks?

„Er zijn vast controlfreaks die blij worden van mijn systeem. Maar ik krijg de positiefste reacties van mensen uit de geestelijke wereld. Priesters en dominees. Die zeggen: dankzij GTD heb ik een systeem voor alle praktische zaken en kan ik mijn aandacht wijden aan mijn geloof en mijn gemeente.

„Ik krijg ook vaak mailtjes van mensen die door een zware tijd zijn gegaan, bijvoorbeeld een scheiding of het verlies van een dierbare. Dankzij GTD hebben ze grote stormen kunnen opvangen zonder van hun koers te raken.”

Is de noodzaak voor GTD toegenomen?

„Absoluut. Het systeem is in al die jaren niet veranderd. Wat wel is veranderd, is het aantal mensen die het nodig hebben, door alle informatie die tegenwoordig op iedereen afkomt. Eerst hadden alleen managers het nodig, nu ook de jongste rekruten. Zelfs huisvrouwen en -mannen.”

Zijn we collectief verslaafd aan stress?

„Verslaafd niet zozeer, maar mensen tolereren stress in hun leven. Ik niet. Vergelijk het met douchen of tandenpoetsen. De meeste mensen doen dat iedere dag omdat ze een hekel hebben aan het gevoel als ze het niet doen. Ik heb dat met opstapelende mails in mijn inbox of terugkerende ideeën. Ik houd te veel van het hebben van een leeg hoofd.”

Reageren

Reageren op dit artikel kan alleen met een abonnement. Heeft u al een abonnement, log dan hieronder in.