Zo houd je werknemers binnenboord

Inwerken Nieuwe baan? Dan krijg je tegenwoordig niet alleen meer een introductiedag, maar een heel inwerkprogramma voorgeschoteld. Werkgevers werken op die manier aan hun imago, in tijden van aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt.

Illustratie Lotte Dijkstra

Twee maanden geleden is Sannemarije van Arend (42) begonnen als senior manager bij Invent, de consultancytak van Capgemini. Ondertussen heeft ze er al vier introductieactiviteiten op zitten: van de algemene welkomstdag met workshops en lezingen in Nederland tot een introductie in consultancyvaardigheden, drie dagen op een trainingslocatie in Parijs. „Ik had wel verwacht dat er een inwerkperiode zou zijn, maar niet dat die zo uitgebreid was. Ik kreeg zelfs een ‘buddy’ die mij begeleidde. Wow, dacht ik toen, dat ze hier zoveel tijd voor vrijmaken!”

Nieuwe werknemers een warm welkom heten in de vorm van een zogeheten onboarding-programma – activiteiten om hen uitgebreid in te werken – wordt steeds belangrijker voor grote bedrijven. De arbeidsmarkt is krap, het aantal openstaande vacatures steeg naar een recordaantal van 277 duizend, meldde het Centraal Bureau voor de Statistiek deze maand. Het maakt dat sollicitanten kritisch zijn, en bedrijven des te meer hechten aan een reputatie als goede werkgever.

Zo’n ‘warm welkom’ begint al vóór de eerste werkdag. Aanstaande werknemers ontvangen vrolijke ms’jes – „wij staan te trappelen om je volgende week bij ons te verwelkomen” – of welkomstbrochures met tips voor leuke lunchrestaurants in de buurt van het kantoor. Eenmaal binnen nemen de nieuwelingen deel aan een programma waarmee ze het bedrijf door en door leren kennen – variërend van een paar dagen tot een week.

Je laptop staat klaar en de collega die je wegwijs maakt, vertelt je of het gebruikelijk is je eigen boterhammen mee te nemen of niet. Dit alles is onderdeel van de employee journey, een equivalent van de customer journey – de ‘reis’ die een klant aflegt om tot de aankoop van een product of dienst te komen. Want net zoals bedrijven consumenten aan zich proberen te binden, zo worden ze op een krappe arbeidsmarkt gedwongen werknemers aan zich te binden.

Waar de wc is? Dat zie je in de app

Kritische sollicitant

„De term ‘onboarden’ bestaat al sinds een jaar of zes, maar in de laatste anderhalf jaar nam het fenomeen een vlucht”, zegt Max van Liemt, docent human resource (HR) management aan de Hogeschool Leiden en eigenaar van een bedrijf dat HR-opleidingen verzorgt. „De reden voor die populariteit laat zich raden: de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt. Bedrijven moeten ineens structurele aandacht besteden aan de kritische sollicitant binnenhalen én -houden.”

Investeren in een warm welkom is volgens Van Liemt dan een goede methode. „Voor werkgevers is het van belang hun inspanningen tijdens de werving te kunnen verzilveren. Je hebt niets aan al die tijd en energie, zodra een werknemer na een maand weer vertrekt.”

Bovendien is het – afgezien van de krappe arbeidsmarkt – voor een organisatie altijd belangrijk dat een werknemer zo snel mogelijk productief is. „En dat lukt niet als hij na een maand nog steeds niet weet wat hij eigenlijk precies moet doen.”

Hoe nieuw is zo’n uitgebreide inwerkperiode? Is dit niet gewoon de introductiedag van vroeger, verpakt in een hippe Engelse term? Van Liemt: „Nee, de aandacht van HR-afdelingen voor onboarding is echt veel groter dan voor de vroegere introductiedag. Dat zit hem ook in de wetenschap dat hoe sneller een werknemer zich thuis voelt, hoe sneller je hem of haar volledig kunt inzetten. Het is dus áltijd de moeite waard daar veel tijd en energie in te investeren.”

Welkomstborrels

Bij VodafoneZiggo (8.000 medewerkers) zijn ze sinds 2018 intensief bezig met onboarding, een jaar na de fusie van de twee telecombedrijven. Iedere maand gaat een clubje nieuwe medewerkers – hoeveel wil VodafoneZiggo niet zeggen – met het inwerkprogramma van start.

Dorien Hendriksen is één van de bedenkers van het programma. „Het is een uitgebreider en professioneler programma dan voorheen. Vroeger hadden we bij Ziggo één welkomstdag, nu leer je in de eerste honderd dagen het hele bedrijf kennen.”

Dat doen de nieuwe werknemers niet fulltime, maar in die drie maanden is er wel regelmatig een activiteit. „Zo lopen ze mee met een onderhoudsmonteur en is er een gesprek met onze bestuursvoorzitter Jeroen Hoencamp.” Zulke programma’s zijn er voor alle medewerkers: van de nieuwe winkelmedewerker tot de manager op het hoofdkantoor.

Bij Capgemini (211.000 medewerkers wereldwijd) beginnen in Nederland maandelijks zo’n honderd nieuwe medewerkers aan het inwerkprogramma. Tien jaar geleden bestond dat nog uit een pakket met praktische informatie, nu is het een uitgebreide introductie in het hele bedrijf. Capgemini-medewerker Sannemarije van Arend: „Daardoor voelde ik me ook sneller onderdeel van het bedrijf. Al gauw liep ik door de kantine: ‘Oh, ik ken jou, en jou.’ Dat is een prettige start.”

Je kan je werknemers overigens nog zo in de watten leggen met gezellige welkomstbrochures en -borrels, als de begeleiding daarna tegenvalt, levert het je als bedrijf nog niks op. Docent Van Liemt: „Beloftes doen en die niet nakomen, kan voor een zeer negatief imago zorgen. De aandacht voor het inwerken moet daarom tot wel vijf of zes maanden na de aanstelling duren. Met een kick-off-dag alleen ben je er niet.”