Hoe sla je alle sms’jes en appjes van ambtenaren op?

chatberichten De Raad van State oordeelde eind vorige maand dat apps en sms’jes onder de Wet openbaarheid van bestuur vallen. Hoe archiveer je al die berichten?

De onderhandelingen over de aankoop van de Rembrandt-portretten Marten en Oopjen verliepen vooral via WhatsApp.
De onderhandelingen over de aankoop van de Rembrandt-portretten Marten en Oopjen verliepen vooral via WhatsApp. Foto Rijksmuseum/ANP, Bewerking Studio NRC

De onderhandelingen tussen Nederland en Frankrijk over de gezamenlijke aankoop van de Rembrandt-portretten Marten en Oopjen vonden enkele jaren terug op hoog ambtelijk niveau plaats. Wie daarover via een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) meer te weten wilde komen, kon maar weinig documenten verwachten. De gesprekken verliepen vooral via WhatsApp en die berichten erkende de overheid niet als document. En waren dus ook niet te ‘wobben’.

Daar moet op korte termijn verandering in komen. De Raad van State oordeelde eind vorige maand dat zowel apps en sms’jes op de werk- en privételefoon van ambtenaren als documenten gelden. Het stelt de overheid, die lange tijd haar e-mails nauwelijks opsloeg, voor een grote opgave. Hoe ga je miljoenen sms’jes en appjes opslaan en daaruit selecteren?

Het ministerie van Algemene Zaken is er nog niet helemaal uit. In een eerste reactie liet het eind vorige week weten dat, in lijn met de Archiefwet, „nadere normen worden geformuleerd over welke chatberichten kunnen worden verwijderd en welke moeten worden bewaard”. Bovendien kijkt de chief information officer (cio) van het Rijk hoe dat technisch is vorm te geven.

Catshuisbrand

Bij het Nationaal Archief denken ze al een paar jaar na over hoe je digitale berichten zoals e-mails het best kunt opslaan. Dat gebeurde toen na de Catshuisbrand in 2004 bleek dat veel belangrijke informatie niet was terug te vinden.

„Vroeger stond alles op papier en was men zich er heel bewust van dat het in aanmerking kwam voor archiefvorming. Wilde je het niet bewaren dan moest het nadrukkelijk vernietigd worden”, vertelt algemeen rijksarchivaris Marens Engelhard. „Tegenwoordig gebeurt veel communicatie echter digitaal. Een mailtje gooi je gemakkelijker weg. Nu nog wordt 95 procent daarvan niet opgeslagen. Ambtenaren moeten zich er dus beter van bewust worden dat elke vorm van digitale communicatie moet worden opgeslagen.”

Overheidsorganisaties hebben een zogeheten documentmanagementsysteem (DMS), een digitaal archief waarin ambtenaren bijvoorbeeld notulen en nota’s opslaan. Ook e-mails moeten daarin worden gezet. „Idealiter blijven die tien jaar bewaard voor de Wob. Daarna maken we voor het archief een selectie”, vertelt Engelhard.

Dat betekent niet dat in het archief de volledige mailboxen van alle ambtenaren te vinden zijn. „We willen in eerste instantie de berichten van sleutelfiguren: hoge ambtenaren vanaf salarisschaal 16. Die wil je bewaren omdat ze tonen hoe een belangrijk besluit tot stand is gekomen.”

Lees ook: WhatsApp en sms van beleidspersonen zijn toch echt documenten

Voor apps en sms’jes zou je eenzelfde mechanisme kunnen hanteren, denkt Engelhard. De techniek hoeft daarbij niet problematisch te zijn volgens hem. „Er is apparatuur beschikbaar om een telefoon leeg te trekken.”

Sjoemelen

Een belangrijk punt van zorg is nog wel het sjoemelgevaar met apps. „Wat zet je precies in zo’n documentenarchief? En wie kunnen daarbij en dat bewerken? Daarover moet je afspraken maken”, zegt de nationaal archivaris. „Het verschil tussen een echt appje en een onecht appje kun je niet zien. Een mail staat immers op een server, maar een appbericht of sms is te bewerken.”

Een ander punt is de privacy van ambtenaren. Kun je zomaar een privételefoon vorderen als er ook privacygevoelige berichten tussen staan? „Je kunt in protocollen vastleggen dat je niet meer via een privételefoon werkberichten verstuurt”, zegt Tom Barkhuysen, hoogleraar staats- en bestuursrecht aan de Universiteit Leiden en advocaat bij Stibbe. „Ook zou je werkberichten een code kunnen meegeven zodat die berichten er gemakkelijk uit te filteren zijn.”

Daarmee voorkom je echter niet dat er een hoop berichten zijn die wel op een privételefoon staan. Hoogleraar Barkhuysen: „Het kan een probleem worden als iemand weigert mee te werken. Wettelijk gezien is er niet echt een specifieke basis om privéberichten te vorderen.” Terwijl op basis van de Wob zakelijke communicatie op een privételefoon wel verstrekt moet worden. „Wat dat betreft is dit best wel een spannende uitspraak.”