Je hóeft niet duizenden e-mails, sms’jes en appjes te lezen

Arbeidsomstandigheden Ruim een kwart van de werknemers krijgt zoveel informatie op zich af, dat overzicht ontbreekt.

Illustratie iStock

Een groeiend aantal werknemers heeft last van ‘informatieovervloed’. Zij krijgen op hun werk zoveel informatie op zich af, dat zij er moeite mee hebben dat allemaal snel genoeg te verwerken. Dat blijkt uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden 2018 die deze donderdag verschijnt, een jaarlijks onderzoek van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) en onderzoeksinstituut TNO, onder ruim 60.000 werknemers tussen de 15 en 75 jaar.

Mailtjes, appjes, sociale media: werknemers krijgen soms zoveel informatie te verwerken, dat ze het overzicht kwijtraken. In 2014 had 25 procent van de werknemers hier last van, in 2018 was dat ruim 28 procent. Onder hoogopgeleiden zegt zelfs 40 procent van de werknemers last te hebben van informatieovervloed.

Is dat een probleem? Daar lijkt het wel op. Want de werknemers die hier last van hebben, zijn in de enquête óók minder tevreden over hun algehele arbeidsomstandigheden. „En ze overwegen vaker om een nieuwe baan te zoeken”, zegt TNO-onderzoeker Wendela Hooftman. „Of ze zijn daar zelfs al naar op zoek.” Dat maakt het thema bovendien relevant voor werkgevers, zegt ze. „Deze mensen dreigen te vertrekken.”

Ook ziet Hooftman meer burn-outklachten bij mensen die last hebben van informatieovervloed. Al zijn oorzaak en gevolg daarbij niet duidelijk aan te wijzen. „Als je toch al niet lekker en vel zit, kun je ook meer moeite hebben met het verwerken van informatie.” En dan is veel al snel té veel.

Het grootst is de ervaren informatieovervloed onder managers. Bijna de helft van hen heeft hier last van. Daarna volgen onder andere ICT’ers, ambtenaren, juristen, de veiligheidssector, het onderwijs en de zorg. In die sectoren ervaart meer dan een derde een overschot aan informatie.

Filteren

Toch is het fenomeen informatieovervloed niet nieuw, volgens informatiedeskundige Guus Pijpers. Hij schreef meerdere boeken over dit verschijnsel, doceert erover aan universiteiten en adviseert bedrijven. „In de 15e eeuw hadden mensen er ook al last van. Toen kwamen de eerste boeken uit en dachten mensen dat ze die allemaal moesten lezen.”

Nieuwe technologieën zijn dan ook niet het probleem, zegt Pijpers, maar de manier waarop mensen ermee omgaan. „Je hóeft niet elk boek te lezen. En je hoeft dus ook niet duizenden e-mails, sms’jes, appjes en Facebook-berichten te lezen. Wij mensen zijn heel goed in staat om dat te filteren.”

Al hebben sommige mensen moeite met dat filteren, ziet ook Pijpers. Maar dat kun je wel leren, zegt hij. „Nu communiceren we vooral véél, maar niet effectief.” Laat mensen om je heen bijvoorbeeld weten dat je niet zoveel berichten wilt krijgen. „Je kunt collega’s vertellen dat ze je niet in de CC moeten zetten als ze geen actie van je verwachten.

Lees ook: Zo schadelijk is afleiding door je smartphone

Je kunt ook zelf je mailbox anders instellen, waardoor ge-cc’de mails direct in een ander mapje terecht komen.”

Effectief communiceren

Ook managers kunnen nog veel verbeteren. Pijpers: „Maak duidelijke afspraken, waarmee je de communicatie binnen de organisatie zo minimaal mogelijk kunt houden. Mail bijvoorbeeld de agenda van een vergadering niet meer rond, maar zet die een dag van tevoren op het intranet, waar een dag later ook het verslag op verschijnt.” En als een werknemer te druk is, zegt Pijpers, kan de leidinggevende hem of haar aanbieden even drie dagen offline te gaan, om zo in alle rust de taken af te maken.

Maar bovenal vindt Pijpers dat scholieren en studenten beter moeten leren om effectief te communiceren. „Veel werknemers moeten de hele dag informatie verwerken, dus juist dáár moeten ze al op school les in krijgen.” Als je heel duidelijk communiceert dat je e-mails doordeweeks binnen een dag beantwoordt en dat je in het weekend niet bereikbaar bent, dan kunnen anderen daarop anticiperen.

Pijpers snapt best dat mensen stress ervaren, maar daar is volgens hem „genoeg aan te doen”.