Notarissen staken jarenlang Kadastergeld in eigen zak

„We zijn al 25 jaar beste vrienden en nu stonden we opeens samen in de rechtszaal. Dat was bijzonder.” Veertigers Eddy Pronk (overheidsjurist) en Martijn de Niet (beleidsmedewerker) kochten in 2015 allebei een nieuwe woning. In de hectische verhuisperiode deelden ze ervaringen en ontdekten ze beiden gebruik te hebben gemaakt van hetzelfde notariskantoor in de regio Leiden. En beiden hadden geen goed gevoel bij de kosten die de notaris in rekening bracht en zijn reactie op vragen daarover.

„Dat bleef resoneren. Dus toen de verbouwing was afgerond, ben ik gaan spitten”, zegt De Niet. Hij stuitte op een merkwaardige, wijdverbreide praktijk. Notarissen bleken op de nota van zowel koper als verkoper kosten van het Kadaster op te voeren die helemaal niet betaald waren. Dat geld – tot wel 140 euro per transactie – staken ze vervolgens in hun eigen zak. De Niet: „Ik vond het niet kloppen bij de functie van notaris. Zij hebben een belangrijke rol in het economisch verkeer, waarbij vertrouwen in hun handelen essentieel is.”

Monopoliepositie

Nederland telt zo’n 1.250 notarissen. Ze worden benoemd door de Kroon. Op grond van de wet zijn ze zowel openbaar ambtenaar als ondernemer met een monopoliepositie. Notarissen zijn de spil bij allerlei belangrijke levensgebeurtenissen. Wie gaat trouwen, een testament wil vastleggen of een bedrijf wil oprichten; kan niet om de notaris heen. Alleen hij heeft de bevoegdheid in deze situaties rechtsgeldige en bindende aktes op te maken.

Dat geldt ook voor de koop en verkoop van huizen. De notaris stelt onder meer de identiteit van de kopers en verkopers vast, onderzoekt of er geen beslagen zijn, stalt de koopsom op zijn derdenrekening en maakt hypotheek- en leveringsaktes op. Een oude hypotheek op de woning haalt hij vervolgens door in het Kadaster.

Goedkoopste in de regio

De Niet en Pronk belanden in 2015 bij hetzelfde notariskantoor onder de rook van Leiden, dat zich profileert als goedkoopste in de regio. De Niet vraagt vooraf of de notaris bij inschrijving van de hypotheek bij het Kadaster het geautomatiseerde KIK-systeem wil gebruiken. Daarmee kunnen sinds 2009 gestandaardiseerde huis-tuin-en-keukenaktes worden ingeschreven. Met de (huidige) prijs van 78,50 euro is het ruim 40 procent goedkoper dan ‘traditionele’ digitale aanlevering. Volgens het Kadaster worden inmiddels vier op de tien aktes via het KIK-systeem ingeschreven.

De Niet: „Toen ik er expliciet naar vroeg, zei de notaris: ‘Wij werken niet met KIK’. Dat vond ik raar.” Het kantoor maakt immers deel uit van Netwerk Notarissen – een landelijk samenwerkingsverband – waarvan het Kadaster juist expliciet vermeldt dat ze het voordeliger systeem gebruiken.

De Niet en Pronk vullen elkaar daarna goed aan. De een zoekt graag zaken tot de bodem uit, de ander is jurist en goed thuis in wetboeken en procedures. De Niet raadpleegt het Kadaster. Op een hypotheek- en leveringsakte staat niet vermeld wat de inschrijving heeft gekost en of daarvoor het KIK-systeem is gebruikt. Na veel speurwerk krijgt hij die informatie boven tafel. Wat blijkt? De notaris zette 168 euro Kadasterkosten voor inschrijving van de leveringsakte op de factuur van Pronk, maar betaalde zelf maar 103 euro (het toenmalige KIK-tarief).

Er is nóg iets. Als iemand zijn huis verkoopt, zit daar vaak nog zijn oude hypotheek op. Die hypotheek moet na de verkoop in het Kadaster worden doorgehaald. De notaris berekende daarvoor 74 euro aan leges door. Maar zoveel geld was hij helemaal niet kwijt. Het kantoor spaarde namelijk te schrappen hypotheken op en diende er bij het Kadaster 38 tegelijk in, in één verzamelakte. Daardoor hoefde het maar eenmaal 74 euro te betalen en werd de klanten 2.738 euro (37 x 74 euro) ten onrechte in rekening gebracht.

Wijdverbreid

De declaratiepraktijken vallen verkeerd bij De Niet en Pronk. Ze besluiten er een zaak van te maken. Ze eisen niet alleen hun te veel betaalde geld terug van het notariskantoor, ze stappen ook naar de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB), en uiteindelijk naar de tuchtrechter. „Het was tientjeswerk, dus we hadden het ook kunnen laten. Maar wij vonden het gedrag gewoon niet kloppen bij de rol die notarissen hebben.” Bovendien blijkt uit nota’s van vrienden en bekenden dat de praktijk breed verspreid is.

De KNB, die onder andere de gedragsregels voor notarissen opstelt, trekt deze zomer fel van leer. Via het interne Notarisnet – toegankelijk voor (kandidaat)-notarissen – en twee nieuwsbrieven aan de achterban maakt de organisatie glashelder dat de declaratiepraktijken onacceptabel zijn. „Ethisch gezien onjuist” en „niet alleen verkeerd, maar zelfs fout”, luidt het.

In zijn nieuwsbrief schrijft KNB-voorzitter Nick van Buitenen medio juli: „Notarissen horen niet te verdienen aan leges en verschotten, die horen één-op-één te worden doorberekend aan onze cliënten. Verdienen doen we met ons honorarium.” Uit zijn bewoordingen blijkt dat het niet om een eenzaam notariskantoor gaat dat ‘fout’ declareert.

Lees ook dit verhaal over hoe notarissen hun toezichthouder onder vuur nemen

De Niet en Pronk staan eind oktober tegenover de notaris voor de tuchtrechter in Den Haag, nadat de notaris heeft geweigerd zijn fout te erkennen en geen actie wil ondernemen om al zijn cliënten te compenseren. Twee met de klagers bevriende stellen, aan wie de notaris ook te veel in rekening heeft gebracht, voegen zich bij de zaak.

Eerst probeert de advocaat van de notaris de klacht niet-ontvankelijk te laten verklaren. In het vooruitzicht van de tuchtklacht heeft de notaris beloofd alle kosten terug te betalen en daarom zouden de klagers geen belang meer hebben bij hun tuchtklacht.

De driekoppige Kamer voor het Notariaat gaat er niet in mee: „Klagers willen erkenning voor het feit dat de notaris onjuist heeft gehandeld”, stelt dit college vast. „Hun vertrouwen in het notariaat is geschaad.”

De organisatie van notarissen noemt dit declaratiegedrag ‘ethisch onjuist’

De advocaat van de notaris haalt vervolgens uit naar de KNB die in juli zo fel van leer trok tegen de declaratiepraktijk. Die organisatie heeft „nogal wat onrust teweeggebracht binnen het notariaat, omdat de KNB een handelswijze ‘verkettert’ die al jaren lang op grote schaal binnen het notariaat gangbaar is of in ieder geval tot voor kort was”. De notaris uit de regio Leiden wordt als „kop van jut” gebruikt, stelt de advocaat, en staat nu als enige in de spotlights. Bovendien heeft de notaris nadat de beroepsorganisatie had gemeld dat de declaratiepraktijk niet in de haak was, zijn handelwijze aangepast.

Op 28 november volgt de uitspraak. De Kamer voor het Notariaat maakt korte metten met het in eigen zak steken van het Kadastergeld en verklaart de klachten gegrond. „De wijze van declareren voldoet niet aan hetgeen van een behoorlijk notaris verwacht mocht worden”, luidt de beslissing.

Maar de notaris wordt geen enkele sanctie opgelegd: geen berisping, boete of schorsing, zelfs geen waarschuwing; de lichtste optie. De declaratiepraktijk was volgens de tuchtrechter namelijk „geenszins ongebruikelijk” in het notariaat en werd tot voor kort „breed toegepast”.

Struikroverij

Onder notarissen leidt het oordeel tot veel ophef. In de jongste editie van Notariaat Magazine wordt de tuchtuitspraak uitgelicht en becommentarieerd. „Dat de kamer het bestaat om geen maatregel op te leggen omdat ‘iedereen door rood reed’ is volstrekt onbegrijpelijk”, schrijft een notarieel deskundige, die tevens spreekt van „een klap in het gezicht van alle kantoren” die het wel goed doen. De declaratiepraktijk wordt getypeerd als „struikroverij”.

In de driehoofdige Kamer voor het Notariaat die de zaak behandelde, zat – als gebruikelijk in dit tuchtcollege – één notaris. Opvallend is dat deze zich bij het doorhalen van hypotheekakten net zo gedroeg als zijn collega voor het hekje, blijkt uit stukken in bezit van NRC. Op de vraag of dit wellicht het achterwege blijven van een sanctie verklaart, geeft de betrokken rechter/notaris geen antwoord. Of hij zich, gezien die achtergrond, niet beter had kunnen terugtrekken als rechter in deze zaak, antwoordt hij dat daar „geen reden” toe was.

Bij beroepsorganisatie KNB bestaan gemengde gevoelens over de beslissing van de Kamer voor het Notariaat. Voorzitter Van Buitenen: „Ik ben tevreden met de uitspraak, maar heb met verbazing kennis genomen van de motivering dat er geen sanctie wordt opgelegd.”

Hoewel uit zijn nieuwsbrief van juli naar voren komt dat de gedaagde notaris echt niet de enige ‘struikrover’ was, gaat de Kamer er volgens de KNB-voorzitter ten onrechte van uit de declaratiepraktijk wijdverbreid was. „De tuchtrechter stelt dat deze praktijk geenszins ongebruikelijk is en breed werd toegepast, maar ik vind dat een boude uitspraak en zet daar dikke vraagtekens achter.”

De Niet en Pronk kijken met tevredenheid terug op het proces. Ze kregen gelijk, en de KNB heeft een duidelijke oekaze laten uitgaan naar alle notarissen in Nederland dat deze declaratiepraktijken niet zijn toegestaan. Pronk: „Wij zouden alleen nog willen dat er vanuit de notarissen een actie tot terugbetaling komt voor alle gedupeerden in Nederland. Dat zou passen bij de beroepsgroep.”

Correctie (16 februari 2019): In de tekst is het aantal notarissen in Nederland aangepast.