Opinie

Waarom je álles in je agenda moet zetten

Column Ben Tiggelaar Zet álles wat je doet ook echt in je agenda. Maak de chaos visueel en zie zo meteen de noodzaak van keuzes maken.

In het zeer goed verkopende boek GRIP van Rick Pastoor, manager bij de online nieuwskiosk Blendle, doet hij zijn bijzondere werkmethodes uit de doeken. GRIP bevat veel nuttige tips om je werk beter op orde te krijgen. Fijn, want bij mij was het daar eigenlijk wel weer eens tijd voor.

Voor mij is dit het belangrijkste advies van Pastoor: noteer alles wat je moet en wilt doen op een dag in je agenda. Schat eerlijk in hoelang iets duurt. Kies de tijd waarop het moet gebeuren. En zet het erin. Alles.

Ook je reistijd. Ook de tijd die je nodig hebt om een vergadering voor te bereiden. Dat geldt ook voor je e-mail en voor het werken aan je to-dolijst. Pastoor, die net vader is geworden, heeft zelfs het uur dat hij zonder afleiding met zijn dochter wil doorbrengen vrij gepland in zijn agenda, zo deelde hij in een interview in Trouw.

Lees ook: Rick Pastoor van Blendle: ‘Mijn agenda is het fundament onder mijn bestaan’

Alles in je agenda dus. Jaren geleden las ik dat al eens in een blog en vond het buitengewoon verstandig. Maar ik deed er niets mee. Totdat ik het advies weer tegenkwam bij Pastoor. Nu bovendien goed uitgewerkt met voorbeelden.

Zelf gebruiken we in huize Tiggelaar al jaren een deelbare elektronische agenda. Ik was altijd dol op papieren agenda’s – liefst heel grote, want daar past veel in – maar uiteindelijk ging ik om. Het is te handig om simpel te kunnen schuiven met blokken, taken wekelijks te laten terugkeren en op je telefoon even te kijken waar de rest van het gezin uithangt.

De afgelopen weken ben ik Pastoraal aan de slag gegaan met die agenda. Ik heb eerlijk gekeken naar alle taken die er moeten gebeuren, naar de tijd die ze kosten en heb ze vervolgens allemaal in de agenda gezet op de tijd dat ik er ook echt aan wil werken.

De meest bijzondere taak die meerdere keren per dag voorbijkomt in mijn agenda is ‘onverwacht werk’. Dat klinkt gek, maar in mijn gesprekken met leidinggevenden is het een terugkerend onderwerp. Elke dag kent ongeplande onderbrekingen, plotselinge problemen en andere verschijningsvormen van de ‘waan van de dag’. En wie een beetje werkervaring heeft (of wie het gewoon eens een tijdje bijhoudt) kan prima inschatten hoeveel tijd hij of zij dagelijks kwijt is aan het onverwachte. Ik heb er nu een halfuur per dag voor gepland. Misschien nog een beetje optimistisch, maar je moet ergens beginnen.

Voordat ik de methode-Pastoor volgde, leek in mijn agenda alles mooi op orde te zijn. Door veel taken te kort of gewoonweg niet te plannen, kon ik mijzelf wijsmaken dat ik een overzichtelijk leven leidde. Op papier, of beter: in de elektronische agenda, klopte mijn werkweek.

Maar toen ik begon met mijn agenda volledig en eerlijk in te vullen, bleken de werkdagen stelselmatig door te lopen, soms tot ver in de avond. Ik snap nu waarom er de afgelopen maanden ’s avonds nog vaak ‘iets’ moest gebeuren. Of dat er op zaterdag vaak nog dringende taken weggewerkt moesten worden.

Misschien is dat wel de grote winst van het kleine advies om álles wat je doet ook echt in je agenda te zetten. Je maakt de chaos visueel. Het laat je de noodzaak zien van keuzes maken. En daarna begin je, eindelijk of opnieuw, om scherper prioriteiten te stellen en vaker nee te zeggen.

Ben Tiggelaar is gedragsonderzoeker, trainer en publicist. Hij schrijft elke week over management en leiderschap.