‘De flexplek verandert in een lawaaiige, eenzame dystopie’

Concentratieverlies Nieuwe technologie, zoals de virtuele assistent, maakt het open kantoor nóg rumoeriger. Wetenschappers waarschuwen voor de destructieve effecten van de kantoortuin.

We vluchten op de flexplek nu al in technologische hulpmiddelen om minder last van elkaar te hebben.
We vluchten op de flexplek nu al in technologische hulpmiddelen om minder last van elkaar te hebben. Foto Bloomberg

Hé Google, hé Siri, hé Alexa! Nu doen stemgestuurde virtuele assistenten hun werk nog vooral op smartphones en ‘slimme’ speakers bij mensen thuis. Maar als ze ook gaan doordringen tot kantoren, en dat lijkt een kwestie van tijd, dan wordt het een kakofonie die een druk callcenter doet verbleken. Daarvoor waarschuwt Eduardo Aguilar Pelaez, onderzoeker aan het Imperial College in Londen.

„Hoe mensen nu interactie hebben met die virtuele assistenten, dat is precies de manier om de aandacht trekken van mensen om je heen”, zegt Aguilar Pelaez. Hij doet onderzoek naar de invloed van technologie op het werk, en is daarnaast operationeel directeur van de Britse gezondheidssite Patient.

Als we niet oppassen kunnen kantoren door deze technologische ontwikkeling volgens Aguilar Pelaez veranderen in ruimtes waar mensen constant ‘hé’ roepen. „Ons brein is geprogrammeerd om te reageren op termen als ‘hé’. Bovendien moeten mensen nu nog behoorlijk hard tegen stemgestuurde assistenten praten om te zorgen dat ze überhaupt werken.”

Daardoor zullen mensen op kantoor nog vaker afgeleid zijn dan nu al het geval is, voorspelt hij. „Uiteindelijk werkt het veel sneller om te praten tegen een computer dan om te typen. Het verhoogt de snelheid en productiviteit van medewerkers, dus dit soort assistenten komt sowieso naar het kantoor zodra ze goed genoeg werken.”

Verschillende techbedrijven werken al aan stemgestuurde assistenten voor op kantoor: om teksten te dicteren, bijvoorbeeld, afspraken in te plannen of zoekopdrachten uit te voeren.

De flexplek staat ook zonder de doorbraak van virtuele assistenten op het werk al zwaar onder druk. Aguilar Pelaez voegt zich bij een groeiend koor van wetenschappers die waarschuwen voor de grote nadelen van de flexibele werkplek in de open kantoortuin. De afgelopen jaren is dat kantoor de standaard geworden voor werkend Nederland.

Maar het is er lawaaiig, je wordt telkens afgeleid en het werkt paradoxaal genoeg zelfs eenzaamheid in de hand, wijzen diverse recente studies uit.

Collega’s sluiten zich af

De flexibele kantoortuin werd verkocht als werkomgeving die interactie tussen collega’s stimuleert. Hoe opener het kantoor, hoe makkelijker collega’s met elkaar praten, is het idee. Maar recent onderzoek van de Harvard Business School wijst uit dat dit niet waar is.

Sterker: door de constante stroom afleiding en geluid sluiten mensen zich juist meer voor elkaar af dan in kantoren waar meer tussenmuren en afgeschermde werkplekken zijn.

Harvard-onderzoekers Ethan Bernstein en Stephen Turban bestudeerden bij twee Amerikaanse multinationals, in de publicatie geanonimiseerd, het effect van flexplekken. Met hulp van microfoons en elektronische badges die werknemers opdeden telden ze hoe vaak collega’s naar elkaar toe liepen en hoe lang ze met elkaar spraken. Ook turfden ze hun interacties per e-mail en direct messaging-programma’s als Slack.

Het aantal persoonlijke gesprekken daalde met liefst 73 procent zodra er flexplekken in het spel waren. Dat betekent dat mensen in ‘ouderwetse’ kantoren bijna vier keer meer met elkaar spreken. Onderling gebruik van e-mail en messaging steeg juist met 67 procent.

„In plaats van meer onderlinge uitwisseling stimuleert open kantoorarchitectuur juist de menselijke reactie om je terug te trekken”, aldus de onderzoekers.

We worden in het open kantoor dus eenzamer, en vluchten op de flexplek nu al in technologische hulpmiddelen om minder last van elkaar te hebben.

Eduardo Aguilar Pelaez ziet de stemgestuurde, virtuele assistenten die trend versterken. „Mensen zitten maar een uur of 8 à 9 per dag op kantoor, dat zullen er niet snel meer worden”, zegt hij. „En elk moment dat medewerkers met een virtuele assistent praten, spreken ze niet met een collega.”

Verlies van concentratievermogen

Ook over het effect van de flexplek op de concentratie zijn alarmerende studies verschenen. Stefan van der Stigchel, hoogleraar cognitieve psychologie aan de Universiteit Utrecht, bepleit in zijn onlangs verschenen boek Concentratie dat kantoortuinen moeten verdwijnen.

„Jarenlang onderzoek heeft uitgewezen dat het brein zeer gevoelig is voor afleiding”, schrijft hij. „Natuurlijk leveren deze kantoortuinen besparingen op qua huisvesting, maar de vraag is of die winst opweegt tegen het verlies door de continue afleiding door collega’s.”

Aandacht werkt volgens hem als een spier die je moet trainen. Door de voortdurende afleiding raken we langzaam maar zeker het vermogen kwijt ons lange tijd te richten op belangrijke taken.

In Nederland was verzekeraar Interpolis één van de allereerste bedrijven die halverwege jaren negentig de flexplek invoerde. Interpolis is inmiddels onderdeel van Achmea, en vrijwel alle 15.000 medewerkers hebben nu een flexplek, tot de raad van bestuur aan toe.

Lees ook:Hoe gezond is het om te werken op een flexplek?

Is bij Achmea misschien al sprake van voortschrijdend inzicht over de flexplek? „Wij zijn de laatste jaren meer gaan werken met zogeheten concentratiecockpits”, vertelt Wim Janssens, als groepsdirecteur centrale dienstverlening verantwoordelijk voor het flexplekkenbeleid. „Dat zijn kamers voor stilte en geconcentreerd werk. Ook blijkt er steeds meer behoefte aan agile ruimtes, met magneetborden enzo, voor groepsoverleg. En er zijn ook afdelingen waar mensen gewoon een headset of koptelefoon opzetten om geconcentreerd te kunnen bellen en werken.”

Geluidsabsorberende wandjes

Achmea heeft een werkgroep die zich buigt over de toekomst van het werken. Die richt zich ook op geluidoverlast. „We zijn bezig met oplossingen zoals geluidabsorberende tussenwandjes”, zegt Janssens. „We hebben ook verrijdbare schermen die mensen kunnen gebruiken om bepaalde plekken af te schermen van te veel geluid”, vertelt hij. „ Die kan je tussen bureaus zetten als het wat drukker is, zodat mensen geen last hebben van elkaar.” Hij ziet nog niet veel stemgestuurde assistenten op kantoor, maar denkt dat wandjes en schermen eventueel ook lawaai daarvan kunnen opvangen.

Aguilar Pelaez van het Imperial College in Londen wijst op andere mogelijkheden om de overlast tegen te gaan. Zo zijn er geluidsschermen in ontwikkeling die je naar boven kunt draaien, als een autoraampje. „Daarmee kun je dan je flexplek afschermen tegen lawaai.”

Ook vestigt hij hoop op nieuwe technieken zoals camera’s die kunnen liplezen en zo voorkomen dat mensen hard moeten schreeuwen tegen hun toekomstige virtuele assistenten.

Sommige bedrijven, waaronder het Amerikaanse technologiebedrijf Basecamp, hanteren in hun kantoortuin al ‘bibliotheekregels’. Die houden in dat iedereen in de open kantoorruimte stil moet zijn. Voor overleg en telefoongesprekken zoek je daar een andere plek op: lawaairuimtes in plaats van stilteruimtes dus.

Lees ook: Werk hóéft niet zo chaotisch gestoord en stressvol te zijn

Van der Stigchel van de Universiteit Utrecht adviseert in zijn boek werknemers in hun pauze te laten wandelen om de concentratie op te laden, „het liefst in de natuur”. Ook pleit hij voor concentratietrainingen, zoals meditatie. „Om de spier sterk te houden.”

Kunst- en vliegwerk

Maar als zoveel kunst- en vliegwerk nodig is om de nadelen van de flexplek op te vangen, met concentratiecockpits, stilteschermen, bibliotheekregels en meditatiewandelingen, is het ouderwetse kantoor dan niet beter? Zijn werknemers niet gewoon massaal in een opzichtige bezuinigingsoperatie getrapt?

Achmea houdt rekening met 0,7 werkplek per fulltime-medewerker: vroeger was dat 1 op 1. Ook bij veel andere bedrijven en ministeries als Binnenlandse Zaken is dat de norm.

Janssens, van Achmea: „Terug naar kantoorgebouwen van dertig jaar geleden, met gangen en eigen kamers, is ondenkbaar. We moeten ook niet vergeten dat het flexibele kantoor beantwoordt aan de behoefte vaker thuis te werken.”

Hij erkent dat het kostenaspect zwaar meeweegt voor Achmea. „In ouderwetse kantoren hadden mensen veel meer vierkante meters tot hun beschikking dan wat nu financieel wenselijk is.”

De trend wijst er in elk geval op dat flexplek en open kantoor niet snel verdwijnen: hun aantal is de laatste jaren gestaag toegenomen. Volgens cijfers van kantoorinrichter Citrix heeft inmiddels 66 procent van de Nederlandse bedrijven flexplekken.

Eduardo Aguilar Pelaez maant nog maar eens snel werk te maken van het verzachten van de nadelen, nu en in de toekomst: „We moeten voorkomen dat het open kantoor definitief verandert in een lawaaiige, eenzame dystopie.”

    • Wouter van Noort