Foto Frank Ruiter

Rick Pastoor van Blendle: ‘Mijn agenda is het fundament onder mijn bestaan’

Lunchinterview Rick Pastoor (30), baas bij digitale kiosk Blendle, spijkert zijn agenda volkomen dicht, is daar heel gelukkig mee en raadt het in een boek iedereen aan. „Het enige waarover je zeggenschap hebt, is je tijd.”

Dagen, nee, wéken van tevoren herinneren m’n telefoon en laptop me aan onze afspraak: Rick Pastoor, café-atelier Jozef in Utrecht, 12.30 tot 14.00 uur. Rick Pastoor (30) heeft er een gewoonte van gemaakt al zijn afspraken digitaal te (laten) bevestigen. Handig voor hem, handig voor de ander, duidelijk voor iedereen. Misschien een piepklein beetje dwingend ook. Vooral de vooraf vastgelegde eindtijd boezemde me wat vrees in. Alsof de onderliggende boodschap is: dit is de tijd die ik beschikbaar stel, verspil hem niet.

Met het oog daarop kwam ik een kwartier te vroeg in het café-atelier. Maar hij zat al op een barkruk op me te wachten. Rick Pastoor is de „binnenbaas” van Blendle, de digitale kiosk waar je tegen betaling losse artikelen uit kranten en tijdschriften kunt lezen. Hij begon er op z’n 24ste als programmeur, maar binnen het jaar gaf hij leiding aan dertig man en nu switcht hij tussen meetings, brainstorms, personeelsbeleid („hiring & firing”) en projecten. Hij is, kortom, manager. Een manager met een kantoor op Hoog Catharijne, een gezin in Amsterdam en ouders in Assen. Een manager die „fucking hard” moet én wil werken om van de start-up waar investeerders miljoenen in steken een succes te maken, maar die dat werk gedaan wil krijgen in vijf werkdagen van pakweg negen tot zes. Zijn avonden, weekenden en vakantiedagen zijn niet om te werken, maar om te leven.

En de grap is: dat lukt hem dus. Bosjes leeftijdgenoten bezwijken onder de druk van alles wat moet, hij niet. En dat komt door zijn „ideale werkmethode”, die hij al vallend en opstaand heeft uitgedokterd en uitgeprobeerd. Niet alleen hij is daardoor slagvaardiger, efficiënter en slimmer gaan werken, zegt hij, maar ook de mensen om hem heen die zich zijn systeem eigen maakten. „Blijkbaar viel het op dat ik wél hard werkte, maar weinig stress had. Hoe deed ik dat? Nou zó.” Hij gaf al workshops, nu heeft hij een boek gemaakt over zijn werkmethode. In eigen beheer, en met geld dat hij deels spaarde en leende. GRIP. Het geheim van slim werken. verschijnt deze week.

Hij bestelt een cappuccino met sojamelk en trekt één wenkbrauw op als hij mij een pen en opschrijfboekje tevoorschijn ziet halen. Hij vertelt dat het hem verbaasd heeft hoe „traditioneel” het maken van een boek tegenwoordig nog verloopt. „Wij van Blendle valideren voortdurend alles. Wat werkt, wat niet, waarom niet.” Maar bij boeken? „De cover en de titel worden bedacht en klaar.” Hij loste het op door erover te sparren in de Facebook-groep over z’n boek.

Moe, maar onvoldaan

Nou zijn er meer boeken over ideale werkmethodes en hij heeft die als beginnend werkende ook verslonden. Getting Things Done van David Allen. Deep Work van Cal Newport. Nuttige tips & tricks, dat zeker. „Maar het is een beetje alsof iemand schroevendraaiers, tangetjes en hamers uitreikt zonder je te vertellen welk gereedschap je waarvoor, en vooral wanneer, kunt gebruiken.” Niet zo vreemd dat hij steeds terugviel op de manier van werken die hij gewend was toen hij nog studeerde (hbo informatica) en met een vriend een bedrijf runde dat apps en websites bouwde. „Ik begon altijd met het werk dat goed voelde, of met wat me op dat moment te binnen schoot.” En dat werkte niet? „Op den duur niet, nee. Als je zonder plan vooraf aan je werkweek begint, en voortdurend doet wat er toevallig op je pad komt, verlies je de controle over je tijd.” Aan het eind van de week ben je moe, maar onvoldaan over het werk dat (niet) is verzet.

En wat is Rick Pastoors oplossing voor de weglekkende werkweek? Zijn methode begint en eindigt met: zijn agenda. Denk daar vooral niet te licht over, hij besteedt een heel hoofdstuk aan het invullen ervan. Een agenda, zegt hij, is het „fundament”, het „navigatiesysteem” onder je bestaan. „Mijn agenda is een contract met mezelf. Het is heilig.” Een papieren exemplaar mag, maar hij raadt het niet aan. Een digitale agenda is overal (en voor iedereen) in te zien en aan te passen als het moet. Noteer niet zo maar wat plannetjes en halve afspraken. Nee. Ook de reis- en voorbereidingstijd die je nodig denkt te hebben. Begin- en eindtijden van afspraken. Staat dat erin? Dan vul je de werkzaamheden in voor de week die voor je ligt. Welke werkzaamheden? Je belangrijkste werkzaamheden. Wat is belangrijk? Dat hangt af van je functieomschrijving, je prioriteiten, je doelen, je focus en de impact die je wilt hebben.

Niemand hoeft de kantoortijger meer te temmen, dat doet hij zelf

Het moet zo ongeveer hier geweest zijn, op pagina 33, dat ik het benauwd begon te krijgen. En dan moesten de hoofdstukken over gerubriceerde takenlijsten en het efficiënt documenteren en verwerken van e-mails nog komen. Ja zeg, als we zo gaan beginnen hoeft niemand de kantoortijger meer te temmen, dat doet hij helemaal zelf door zich vrijwillig te onderwerpen aan een regime. Rick Pastoor reageert daar heel begripvol op. „I feel you.” Hij kent genoeg mensen die „vrijheid nodig hebben en graag organisch te werk gaan” en die hadden eerst ook een hard hoofd in zijn methode. Maar? „Ze werden gaandeweg toch enthousiast. Meer structuur, en iets slimmer met je tijd omgaan, levert ook vrijheid op.” En, geeft hij nog een zetje: „Je kunt het toch gewoon een keer proberen?”

Hij is, zegt hij, een optimist. Of beter: een possibilist, hij denkt graag in mogelijkheden. „Als je jezelf als een machine ziet, hoe haal je daar dan meer uit? Aan welke knoppen moet ik draaien?” Over waar je vandaan komt, heb je geen controle, zegt hij. Wie je familie of wat je omgeving is, bepaal je ook niet zelf. „Het enige waar je wel zeggenschap over hebt, is je tijd.” Wat is zijn achtergrond?, vraag je je dan af. Hij is de oudste van drie uit een gereformeerd vrijgemaakt gezin. Getrouwd op z’n 23ste, hij heeft een dochter van 10 maanden.

Tijd om te denken

Aha, nu vallen er dingen op z’n plek. Stond er niet in de Bijbel al dat we moesten woekeren met ons talent (en tijd)? En ook zijn opmerking dat alles bij geboorte vastligt behálve hoe je je tijd op aarde invult, lijkt nogal christelijk ingegeven. Hij aarzelt. Hij vindt geloven ingewikkeld, zegt hij. „Veel ervan vind ik waardevol. Het serieuze, het geïnteresseerde. Goed naar jezelf kijken. Waar ligt je kracht, wat wil je bereiken, hoe kan jij zorgen dat de wereld erop vooruitgaat? Anderen vinden die introspectie door meditatie of mindfulness.”

Wat hem ook aanspreekt in het geloof: de saamhorigheid en gedeelde verantwoordelijkheid. „Via de kerk zat ik in commissies, ik leidde kinderkampen, organiseerde concerten. Ik heb daar meer over werken geleerd dan ooit op school.” En nog iets: „Je kwam op posities terecht waar je het nét niet helemaal kon, maar toch moest doen. Precies als bij een start-up.”

Wie z’n uren slim besteedt, haalt het maximale uit zichzelf, dat is de gedachte achter zijn werkmethode. Vandaar de strikte invulling en uitvoering van zijn agenda. Alles wat hem meer dan dertig minuten tijd kost, komt erin te staan, óók de (bel)afspraken met familie en vrienden. Maar je hebt, zeg ik, toch tijd nodig om te denken? Klopt, zegt hij. „Daar reserveer ik dus tijd voor in mijn agenda.”

Bewaar nooit iets in je hoofd

En hoe doet hij dat met zijn dochter? Als er iets lastig te plannen valt… „Structuur is key. Overzicht en precies weten wat er te gebeuren staat, is fijn, óók voor kinderen.” En wat als ze ziek is, en hij voor haar moet zorgen? „Ze werd toevallig gisteravond ziek.” En toen? „Ik heb maar één blik in m’n agenda nodig om te zien wat ik moet afzeggen. Goed plannen maakt me juist flexibel.”

Lees ook: Liever een papieren agenda? Ook daar zijn systemen en methodes voor bedacht

Dat een manager zo’n strakke planning nodig heeft, wil ik best begrijpen. Maar wat moet een loodgieter ermee, een boekhandelaar, of ik? „Iedereen is gebaat met meer grip op tijd. Maar er is een verschil. Je hebt managers en je hebt makers. Een manager schakelt voortdurend tussen activiteiten. Die werkt in uren, of zelfs halve uren. Voor makers is dat niet te doen. Een programmeur die een ingewikkeld stuk code moet schrijven, heeft concentratie nodig en dus grote blokken tijd. Sinds ik me bewust ben dat er twee werkmodi zijn, plan ik anders en presteer ik beter. Als ik wil nadenken over de toekomst van ons bedrijf, reserveer ik een dagdeel in mijn agenda voor creatief denkwerk.”

Brrr, zeg ik. Zo’n dichtgespijkerde agenda voelt toch als een gevangenis? Hij, glimlachend: „Doen alsof de gevangenis niet bestaat, betekent niet dat-ie er niet is.” Heeft hij weer gelijk in. „Schrijf gewoon eens op wat je doet. Dan merk je vanzelf dat je veel van wat ik aanraad al doet.” Heeft hij alweer gelijk in, want al lezend in zijn boek was ik daar natuurlijk stiekem al mee begonnen. Bewaar nooit iets in je hoofd, schrijft hij. Al die losse klusjes (naar apotheek, wasmiddel kopen, printer repareren) die blijven „oppoppen” in je gedachten, dat vreet energie. En inderdaad, een digitaal takenlijstje is handig, handiger dan losse velletjes papier (hoewel je daar van hem best mee mag beginnen). En vanaf daar kun je opschalen naar meer planning en structuur. Weet je wat ook fijn is aan overzicht?, vraagt hij. Nou? „Het afvinken.” Je ziet precies welke taak, afspraak of opdracht je hebt afgerond. „Daar hou ik van. Van afvinken.”