Lofzang op de papieren agenda

Planning Wie nog altijd – de digitale vooruitgang ten spijt – een papieren agenda heeft, zeult deze maand twee boekwerken met zich mee. Redacteur Geertje Tuenter heeft dat er met liefde voor over.

Papieren agenda’s van verschillende NRC-redacteuren.
Papieren agenda’s van verschillende NRC-redacteuren.

Toegegeven, dit is een van de slechtere momenten om een papieren agenda te hebben. In agendaland begint het nieuwe jaar nog voor het oude om is. Hoe verder je komt in november en december, hoe vaker afspraken doorsijpelen naar januari, februari of daarna. De papieren agendadrager moet daarom al weken 2019 meezeulen, terwijl ook 2018 nog essentieel is.

Vervelend. En, zo zal de digitale agendagebruiker zeggen, onnodig. Elke smartphone kan tot in de oneindigheid afspraken opnemen. Waarom gebruik je die dan niet? Alsof je met een papieren kaart gaat staan hannessen, terwijl je ook Google Maps op je telefoon hebt.

Digitale afleiding

Daar is natuurlijk niets tegenin te brengen. En toch is dit een lofzang op de ouderwetse papieren agenda. Perfect is-ie niet, maar er valt nog steeds veel voor te zeggen.

Om te beginnen is zo’n digitale agenda nóg een reden om afgeleid te worden door je telefoon. Even snel een afspraak noteren, verzandt heel gemakkelijk in een appje sturen en wellicht nog héél eventjes op Instagram.

Zelfs voor wie deze digitale verleidingen kan weerstaan, zorgt het zien van nieuwe meldingen voor onrust. Door al dit soort digitale prikkels gebruiken we onze concentratie niet optimaal, betoogde hoogleraar cognitieve psychologie Stefan van der Stigchel (Universiteit Utrecht) onlangs in NRC.

Elke afleiding kan leiden tot het „wisselen van taak” – een nieuwe bezigheid waarnaar je brein moet omschakelen. „Dat wisselen zorgt voor stress en je gaat er fouten van maken”, zei Van der Stigchel, die onlangs een boek schreef over concentratie, waarin hij pleit voor zo weinig mogelijk (digitale) afleiding op het werk.

Agendaheimwee

Zelf stapte ik een paar jaar geleden over op de digitale agenda, vanwege de meldingen. Hoe geweldig dat je agenda je herinnert aan een afspraak!

Dat had rust moeten geven, maar al snel raakte ik het overzicht kwijt. Echte bladzijden geven mij, zo merkte ik, veel meer grip op de komende dagen en weken dan een scherm. Dat je zelf je afspraken opschrijft (desgewenst met HOOFDLETTERS, kleurtjes en ‘!!!!’) en door kunt krassen, helpt ook.

Dat klinkt misschien ouderwets, maar ik ben niet de enige die er zo over denkt. Productiviteitsspecialist David Allen (auteur van de klassieker: Getting things done) is het ermee eens. In een recent stuk op zijn website schrijft hij dat je op papier sneller kunt overzien wat je allemaal nog moet doen, dan wanneer je er apps voor gebruikt. Mits je papieren organisatie goed in elkaar zit, natuurlijk.

Nou moet ik daar voor de volledigheid bij zeggen dat Allen zelf wél overstapte op digitale hulpmiddelen. Omdat hij op die manier zijn planning gemakkelijk kan delen met anderen, bijvoorbeeld. Dat is natuurlijk ook een van grote voordelen van zoiets als de Google Agenda – of je dat nou met gezinsleden of collega’s doet (of allebei).

Maar Allen gaat nog niet helemaal papierloos door het leven. Voor ideeën en andere zaken die hem opeens te binnen schieten, heeft hij nog altijd een klein schrijfblokje bij zich. „Daarvoor zou ik niet steeds mijn telefoon willen ontgrendelen.”

Daarnaast betoogt hij dat schrijven op zichzelf ook nuttig is. Pen en papier bieden ons volgens Allen een fysieke ervaring, waar typen bij lange na niet tegenop kan. Dat is belangrijk: hoe prettiger ons gereedschap, hoe functioneler het is.

Hoewel Allen dus al jaren geen ouderwetse agenda meer heeft, blijkt hij agendaheimwee te hebben. Hij mist zijn oude, „elegante” organizer, zo eentje met een leren hoes, nog steeds.

Combineren

Best emotioneel eigenlijk, zeker voor een productiviteitsgoeroe. Blijkbaar is het verlangen naar iets tastbaars, iets persoonlijks, niet zo gemakkelijk te stillen.

Het zou maar zo kunnen dat de huidige Bullet Journal-trend daar voor een deel op drijft. Bullet journals zijn een soort papieren agenda-plus: je kunt er afspraken, notities, deadlines en to-do-lijstjes in kwijt. De methode werd bedacht door een praktische digitaal ontwerper, Ryder Carroll, die meer rust in zijn hoofd nastreefde. Meer dan een simpel notitieblok is er niet voor nodig.

Toch is de Bullet Journal (vaak) geen kil takenlijstje. In een interview met NRC zei Carroll dat zijn eigen notitieblok absoluut geheim is, omdat hij het ook als dagboek gebruikt.

Het kan nog veel gekker. BuJo’s (voor intimi) zijn verheven tot kunstvorm. Op Instagram is te zien hoe gebruikers er lustig op los kalligraferen en aquarelleren en hoe levenswijsheden gebroederlijk een pagina delen met sportschema’s en werkplanningen. De fanatiekelingen delen inmiddels natuurlijk ook allang hun frisse januaripagina’s, met knallende champagnekurken en goede voornemens.

Maar eindejaarsplezier is er net zo goed voor de gewone papieren agendagebruiker. December mag een vervelende maand zijn (dubbel sjouwen), het is ook een fijne. Het hele jaar, tastbaar, in de oude, versleten agenda. Terugbladerend constateren: o ja, dat is er óók nog gebeurd.

En dan is er nog de belofte van een nieuw jaar, in een vlekvrije hoes.

Uiteraard is een nieuwe agenda na een maandje in gebruik weer een gewone agenda. Bovendien mogen we van David Allen de papieren agenda niet al te zeer op een voetstuk plaatsen. Het perfecte planningsgereedschap bestaat niet, zegt hij. Zijn tip: combineer en gebruik zo goed mogelijk, al naar gelang wat bij je past. Een analoge agenda, met af en toe een digitale herinnering, bijvoorbeeld.