Hoe beginnen jullie je mails? Nou, zó liever niet

Japke-d. vraagt door schreef vorige week hoe je op je werk mails het beste kan ondertekenen. Deze week: de aanhef.

Illustratie Tomas Schats

En ik maar denken dat ik ervanaf was, vorige week, toen ik de vraag beantwoord had hoe je op je werk je mails het beste kan ondertekenen. Nou, mooi niet. Er waren op Facebook, LinkedIn en Twitter namelijk ook nog allemaal mensen die wilden weten hoe je mails het beste kan beginnen en daar hadden ze veel tips voor. Dus die heb ik deze week maar even voor jullie op een rijtje gezet. Komen ze: de tien beste tips voor de aanhef van je mails.

10. Als je mensen goed kent, en zij jou, mag je natuurlijk álles boven je mails zetten. Ik noem maar wat: ‘lieve fans’, ‘whaddup bitches’, ‘dag heur’, ‘nou lieve mensen’, ‘aloha lieffie’, ‘weledelgestrengelde’, ‘weledelgestrenge’, ‘hey scheet’, ‘yo yo yo’ en, waar mijn deels Groningse hart sneller van gaat kloppen: ‘moi’ als aanhef én als groet. Heerlijk. De suggesties stroomden binnen.

9. Het andere uiterste, namelijk de archaïsche aanhef ‘lectori salutem’ (‘L.S’) (aan de lezer heil) werd daarentegen alleen geopperd door wat oudere, witte heren. Daar laat ik het even bij.

8. Er zijn mensen die ‘goedemorgen’, ‘goedenavond’ of ‘goedemiddag’ boven hun mails zetten, want, zo schreef iemand, „dan omzeil je de aanhef”. Nou, ik dacht het niet. Ik bepaal bovendien zelf wel welk dagdeel ik een mail lees, vond een aantal. Mee ophouden, hoor.

7. Is ‘hey’ een goed begin? Hm, nee, er waren mensen die daarna afhaken – „ik ben geen Ikea-klant” – er was iemand die van ‘hi’ „altijd zin krijgt om iemand een blauw oog te slaan, van ‘hey’ trouwens ook”, en ‘hoi’ werd getypeerd als: ‘kleuterklas’. Maar er was ook iemand die ‘ha’ een „energiek, neutraal en vrolijk begin’ vindt. Ik vind het twijfelgevallen.

6. Ik ben wél een enorme fan van ‘joehoe’. De wereld is per slot een tranendal, de mailbox is al vol genoeg en ik schaam me eigenlijk altijd als ik een verzoek mail. Dan gebruik ik ‘joehoe’ als een witte vlag waar je digitaal met een knipoog mee kan zwaaien, met ‘joe’ als verontschuldigende ondertekening. Maar goed, alleen bij mensen die ik ken.

5. SCHRIJF DE JUISTE NAAM EN HET JUISTE GESLACHT BOVEN JE MAILS! Ja, even in kapitalen hoor, want je ergert je toch dood aan al die mensen die niet eens de moeite nemen om je naam goed te spellen of verzaken uit te zoeken of je een vrouw, een man of anderszins bent. Dergelijke mails belanden bij mij ongelezen in de prullenbak. Flikker op zeg.

4. ‘Dag voornaam’ en ‘hallo voornaam’ dan? Hou daar eens mee op, vond de meerderheid: ‘dag voornaam’ klinkt als Sinterklaas, maar bovendien wordt ‘dag’ in grote delen van Nederland louter gebruikt bij het weggaan. Dus als je er een mail mee begint, zo vond een aantal mensen, „is het alsof je al uitgezwaaid bent voordat je begonnen bent”. ‘Hallo’ vind ik basisschool. Wegwezen.

3. Maar wat écht niet kan, is louter ‘beste’ of ‘geachte’ boven je mail. Gemakzuchtig en onpersoonlijk, vond men op Twitter. Ook erg: ‘besten’ als je een groep adresseert. „Dat klinkt als een brief van mijn opa anno 1967”.

2. Oók een erge mailzonde werd alleen de voornaam als aanhef gevonden. Dat komt „neerbuigend” over, vond iemand, „ik typ dat alleen als ik iemand spuugzat ben” en: „ik gebruik het om te laten weten dat het vriest van mijn kant”, zo vonden mensen.

Maar het kan ook voelen alsof „een strenge meester je toespreekt”, „wat heb ik NOU weer gedaan”, „wij begrijpen elkaar verkeerd” of erger: „alsof je een Duitse herder bent die een bevel krijgt”, zo was de mening. Blijf het dus vooral boven je mails gebruiken als je mensen een rotgevoel wil bezorgen, zou ik zeggen.

1. Hoe het dan wél moet? Simpel. Als je iemand niet kent, begin je met ‘geachte mevrouw achternaam’ of ‘geachte heer achternaam’ en gebruik je ‘u’. Reageert die persoon vervolgens welwillend, ga je verder met ‘beste voornaam’ en ‘je’, en kun je, al naar gelang de sfeer opklaart, omhoog escaleren naar varianten als ‘lieve voornaam’, ‘hee die achternaam’ of, zoals iemand naar mij twitterde: ‘Jappie! Zuipen!’.

Wat dan weer níét goed is, is ‘beste Japke Bouma’ of ‘beste mevrouw Bouma’: achter ‘beste’ kan alleen een voornaam. Wat ook niet kan: ‘geachte Japke’, of ‘beste Bouma’ of ‘geachte Bouma’ zoals je nog wel eens bij energiemaatschappijen of Nigeriaanse fraudemails ziet gebeuren. Ik vind het keuzemenu ‘geachte mevrouw Bouma/beste Japke’ ook altijd heel verwarrend. Kies gewoon, en laat het niet aan de geadresseerde over.

Opvallend vond ik dat géén aanhef eigenlijk amper een optie wordt gevonden, maar dat je de aanhef wél mag weglaten als je verder in een mailconversatie verzeild raakt.

Nou, dan zijn we nu hopelijk rond. In de hoop jullie hiermee voldoende geïnformeerd te hebben verblijf ik dienstbaar en in diepe genegenheid, jullie kantooramazone, yolo, xxx, Japke-d.

Jeuktweets van de week