Hoe onderteken jij je mails? Nou, zó liever niet

Japke-d. vraagt door wilde weten hoe mensen hun mails ondertekenen. Dat leverde behoorlijk wat hartstochtelijke reacties op.

Illustratie Tomas Schats

Hoe ondertekenen jullie je mails? Met ‘toedels’, ‘hoogachtend’, met ‘doei’? Die vraag stelde ik vorige maand op Twitter. Ik was er benieuwd naar nadat ik een artikel had gelezen van Marc van Oostendorp, hoogleraar academische communicatie aan de Radboud Universiteit.

Hij had uitgezocht waar de ondertekening ‘hartelijks’ vandaan komt die hij geregeld krijgt en die ik zelf ook af en toe gebruik. Van Oostendorp ontdekte dat het een groet was die ooit in de jaren dertig in literaire kring was ontstaan en zo een knipoog onder schrijvende vakbroeders werd.

Toen ik daarna op Twitter vroeg hoe júllie je mails het liefst ondertekend zien, en vooral hoe NIET, kreeg ik zoveel hartstochtelijke reacties dat het me nuttig leek de grootste valkuilen in een top-10 te zetten. Het blijkt namelijk ZEER NAUW te luisteren wat je onder je mails zet – wist ik ook niet – en je doet het heel snel fout, zo blijkt. Dus daar gaan we.

10. Gebruik nooit informele groeten voor zakelijke relaties. Dus geen ‘xoxo greetz’ onder een open sollicitatie (echt gebeurd), ‘groetje’ naar een potentiële klant of ‘toedels’ naar iemand aan wie je nog geld denkt te kunnen verdienen. En o ja: denk ook aan je mailadres, zo liet een hoogleraar me weten. Hij krijgt geregeld mails van studenten met adressen als ‘konijntje324’ of ‘poepie1999’ – staat niet zo heel professioneel als je zakelijk nog een punt moet maken.

9. Stop met allerlei overbodige groeten als ‘grote groet’ (zijn er dan ook kleine?), ‘vrolijke groet’ (doe mij de chagrijnige maar), ‘goede groet’ (morgen de slechte?), ‘inspirerende groet’ (krijg je daar een vakantie naar Nepal bij?) ‘zonnige groet’ (gast, het regent hier), ‘verbindende groet’ (wegwezen) of de ergste: ‘geurige groet’. Ieuw.

8. Maar nóg erger dan de overbodige groet, worden groeten gevonden die ironisch aan een bedrijfstak zijn gekoppeld, zoals de ‘hygiënische groet’ (voor een schoonmaakbedrijf), de ‘sportieve groet’ (voor een club), de ‘fruitige groet’ (voor een groenteboer) of de ‘gepassioneerde groet’ als je in de lingerie zit.

Lollig doen tegen onbekenden vind ik zelf sowieso niet zo heel erg geslaagd, ik zou zeggen: op dát vlak liever geen humor, mensen.

Zoals ‘mit freundlichen Gemüsen’, ‘hartelijke grotjes’ of ‘grietjes, nu met bijlage’.

7. Let ook op uitroeptekens. Een ondertekening als ‘groet!’ kan dreigend overkomen als in: ‘je bent nog niet van me af!’ Maar ook uitroeptekens achter ‘met vriendelijke groet!’ of ‘groeten!’ kunnen intimideren. Ook liever niet meer doen: ‘Fijne dag!’ Dat is inmiddels een synoniem van ‘flikker op’ geworden.

Wat op zich dan wel weer een eerlijke groet kan zijn.

6. Archaïsche groeten zijn prima, maar overdrijf het niet. Zo wordt ‘hoogachtend’ nog prima geaccepteerd als afsluiter van zakelijke mails, net als ‘met gepaste hoogachting’ – dan kan de ontvanger zelf invullen hoeveel hoogachting hij wil krijgen. Wat echter niet meer zo goed ontvangen wordt is: ‘inmiddels verblijf ik’, „tenzij je dakloos bent”, schreef iemand.

5. Veel breder gedeeld is de walging over afkortingen als groet onder je mail. Stop dus met ‘vr. gr’, ‘mvg’, of, ‘gr’ want: „hoeveel moeite is het nou helemaal om die paar letters erbij te tikken”, schreef iemand. Dat ‘gr’ klinkt ook te veel als iemand die hongerig is of kwaad óf allebei, vond een aantal.

Ook erg: ‘m.vr.gr.’ „Dan denk ik toch echt dat een vriendelijke grote reus de mail geschreven heeft”, was de mening.

4. Ik vind hem zelf ook vreselijk maar jullie dus ook: het automatisch gegenereerde antwoord onder een mail. Superonbeleefd als je blijkbaar niet eens de moeite wil nemen voor iedereen een passende afsluiting te tikken. Stop ermee.

3. Ook erg: de boodschap ‘denk na voordat u deze mail uitprint’ (om het milieu te sparen). Niet omdat mensen het milieu geen warm hart toedragen, maar: „Wie print er in godsnaam nog mails uit?!?!”

2. Maar wat écht niet meer kan, is de ‘warme groet’. De reacties daarop varieerden van ‘ik word misselijk’, ‘ik vind het vies’, tot ‘dat voelt in een kantoorsetting toch een beetje als op een bureaustoel gaan zitten waar net iemand anders een uur heeft zitten broeden’.

1. Hoe het dan wél moet? Simpel, gewoon: ‘met vriendelijke groet’, die vindt iedereen prima. Dus niet ‘met vriendelijke groeten’ (hoeveel zijn er dan?), ‘met vriendelijke groetjes’ (zie ook punt 9) of ‘hartelijke groet’. Die laatste wordt pas geschikt gevonden voor iets bekendere relaties.

Succes ermee, lieve mensen, dikke doei van Japke-d.

Jeuktweets van de week

Reageren

Reageren op dit artikel kan alleen met een abonnement. Heeft u al een abonnement, log dan hieronder in.