Hoe kun je de verleiding weerstaan om meteen op werkmails te reageren?

Interview Wie te allen tijde het gevoel heeft bereikbaar te moeten zijn – zowel op het werk, als thuis – voelt zich vaak minder energiek en minder betrokken bij het werk.

Foto Lars van den Brink

Je zit ’s avonds op de bank, als je telefoon oplicht: een werkgerelateerd appje. Wat doe je? Lees je het bericht, of komt dat morgen wel? En áls je het bericht leest, kost het je dan moeite niet meteen te reageren?

Een ander voorbeeld. Tijdens het schrijven van een verslag word je afgeleid door een bekend ‘ping’-geluid. Een mail van een collega: „Kun je me even bellen?” Bel je meteen? Ook als je daarmee tijdelijk je concentratie verliest?

Antwoordde je minimaal twee keer ‘ja’, dan is het goed mogelijk dat je last hebt van workplace telepressure: je voelt de druk om snel op werkgerelateerde berichten te reageren. Michelle Van Laethem (31), arbeidspsycholoog aan de Universiteit van Amsterdam, doet onderzoek naar dit fenomeen, dat sinds 2014 een naam heeft.

Ruim zeven jaar houdt Van Laethem zich nu bezig met de invloed van werkstress op onze gezondheid. Twee jaar geleden kwam daar de rol van technologie bij, „omdat ik het interessant vind hoe hulpmiddelen zoals onze smartphone neutraal lijken, maar in onze handen toch negatieve gevolgen kunnen hebben.”

Zo blijkt uit haar onderzoek dat de druk die we ervaren om snel op werkgerelateerde berichten te reageren, grote gevolgen kan hebben voor onze bevlogenheid in het werk.

Niet alleen privégebruik van de smartphone vraagt om begrenzing, zegt schrijver en filosoof Joke J. Hermsen.

Wat is het precieze verband tussen het gebruik van onze smartphone en de werkdruk die we ervaren?

„In mijn onderzoek heb ik het smartphonegebruik van 116 Nederlandse werknemers gevolgd, zowel tijdens als na het werk. De druk om snel op werkgerelateerde berichten te reageren, was bij 55 procent van mijn proefpersonen vrij constant aanwezig. Dat gevoel werd beïnvloed door bepaalde persoonskenmerken, zoals graag de controle willen hebben.

„Vervolgens bleek dat mensen die deze druk tijdens hun werk voelen en ook nog eens veel gebruik maken van hun smartphone, mínder bevlogen zijn in hun werk. Zij voelen zich minder energiek en minder betrokken. Ik vermoed dat dit enerzijds te maken heeft met de constante onderbreking van het werk, maar ook met het feit dat deze mensen hun smartphone echt als een belasting ervaren.”

Het onderzoek van Van Laethem wees ook uit dat mensen die hun telefoon ná werktijd gebruiken voor werkgerelateerde berichten, minder goed los kunnen komen van hun werk. Dit gold voor iedereen, ook voor de mensen die niet per se de druk voelen om altijd snel te reageren.

Zijn er meer factoren die ervoor zorgen dat we deze druk voelen?

„Ja, het is zeker niet alleen ons karakter. Ook het soort contract dat we hebben, de sector waarin we werken en de druk om te presteren spelen waarschijnlijk mee. Dat is iets waar ik graag een vervolgonderzoek naar wil doen. Als zelfstandig ondernemer ben je bijvoorbeeld afhankelijker van je netwerk voor opdrachten. Dat maakt dat je het gevoel hebt snel te moeten reageren, omdat de klant anders een ander zoekt – zeker in sectoren waarin de concurrentie groot is.

„Daarnaast speelt onze relatie met technologie natuurlijk een belangrijke rol. Communicatiemiddelen zoals e-mail en sms zijn zo ontworpen dat we later op berichten kunnen reageren. In tegenstelling tot het telefoongesprek, waarbij we meteen een reactie verwachten. Maar tegenwoordig geldt dat bijvoorbeeld ook voor WhatsApp.”

Lees ook de eindconclusie van het experiment van NRC, waarbij acht mensen een half jaar zonder smartphone probeerden te leven: Je smartphone wegdoen is het probleem verplaatsen

Wat kunnen werkgevers hieraan doen?

„Een werkgever of leidinggevende zou het goede voorbeeld moeten geven: zelf niet meer na werktijd mailen of appen. Natuurlijk zijn er werknemers die vaker bereikbaar moeten kunnen zijn, zoals artsen in noodgevallen. Maar in dat geval is het belangrijk zulke standby-diensten formeel vast te leggen, zodat deze werknemers alleen de druk voelen op die vaste momenten, wanneer ze ervoor worden betaald.

„Ik vind bovendien dat we allemáál onze verantwoordelijkheid moeten nemen. De druk om snel te reageren kan puur door een werknemer gevoeld worden, die om negen uur ’s avonds e-mails beantwoordt, zonder dat iemand dat van hem of haar verwacht. Mensen zijn zélf ook vaak bang om iets te missen.

„Het punt is: flexibele werktijden zijn niet per definitie kwalijk, zolang er maar voldoende tijd is om weer los te komen van het werk.”

Hoe kunnen we de verleiding weerstaan?

„Negen van de tien dingen kunnen wachten. Plan daarom tijd in om e-mails te beantwoorden, en zet je mail en telefoon uit zodra je productief aan de slag gaat. Je hoeft niet de hele dag bereikbaar te zijn.

„Wat ook helpt: verwachtingsmanagement. Als collega’s weten dat je altijd tussen negen en elf uur ’s ochtends e-mails verstuurt, dan anticiperen ze daarop. En als je heel duidelijk communiceert dat je niet graag appt over werk en alleen mails beantwoordt, zullen de meeste mensen vanaf dat moment mailen. Dat gaat vaak sneller dan je denkt.”

De Partij van de Arbeid wil het recht op onbereikbaarheid wettelijk vastleggen.

„Het recht op onbereikbaarheid vind ik een mooie term. Het is erg dat het nodig is, maar een wet is een belangrijke eerste stap naar bewustwording: ‘Ik hoef niet te antwoorden, daar heb ik récht op.’ Wel snel reageren wordt dan misschien ook een afwijking van de norm.

„Ik ben er wel voorstander van, omdat zo’n recht de autonomie ook niet bij mensen wegneemt. Ik weet bijvoorbeeld niet of het offline halen van e-mailservers na werktijd, zoals sommige bedrijven doen, de beste oplossing is. Dat neemt de autonomie wél bij werknemers weg, terwijl we uit onderzoek weten dat een gevoel van zelfstandigheid heel belangrijk is om werknemers gezond aan het werk te houden. Bovendien vinden mensen dan wel weer andere kanalen om te communiceren.”

    • Julia Cornelissen