‘We gaan niet in persoonlijke e-mails neuzen’

Personeelsbeleid Steeds vaker laten bedrijven hun digitale personeelsdata analyseren. Wat kun je dan meten? En hoe waarborg je ieders privacy daarbij?

Illustratie Pepijn Barnard

Melk in de supermarkt. Daar kun je het concept achter ‘HR analytics’ goed mee vergelijken, vindt ondernemer Dirk Jonker. Supermarkten gaan niet af op hun onderbuikgevoel als ze producten inkopen, maar werken met wiskundige modellen en algoritmen om vraag en aanbod in te schatten.

Dat kun je ook doen om personeel te doorgronden. Bedrijven als Crunchr, waarvan Jonker een van de oprichters is, specialiseren zich erin.

Volgens consultant PwC gebruikt inmiddels 40 procent van de personeelsafdelingen van internationale bedrijven kunstmatige intelligentie. Al ontbreken precieze gegevens over de omvang van de sector. Personeelsdata kunnen worden gebruikt om zaken als verzuim, productiviteit en betrokkenheid beter te begrijpen, te voorspellen en te beïnvloeden.

Dat wordt mede mogelijk gemaakt door alle nieuwe soorten data die beschikbaar zijn. „Verzamelde men tien jaar geleden nog papieren cv’s op beurzen, nu is zulke informatie vaker digitaal beschikbaar”, zegt Irma Doze van consultant AnalitiQs. En was het vroeger de apotheker op de hoek die vertelde dat er een griepepidemie op handen is, „nu voorspelt het online zoekgedrag van mensen dit.”

Het voordeel: met statistische analyses kun je méér dan alleen vaststellen hoe groot het ziekteverzuim binnen je organisatie is. Je kunt ook onderzoeken hoe ziekteverzuim verband houdt met andere factoren. „Waaróm loopt het verzuim op? Is er een samenhang tussen verzuim en de duur van het dienstverband of een bepaalde functie?”, zegt Doze, die er ook het boek HR analytics over schreef.

Bij de Rabobank oefenen werknemers gesprekken op robot Furhat. „Ik-vind-dit-heel-vervelend.”

Bedrijven als AnalitiQs en Crunchr zeggen vooral te werken op basis van data die al worden vastgelegd door werkgevers, zoals de informatie op je loonstrookje of de resultaten van tevredenheidsonderzoeken onder werknemers. „Ik ga niet op LinkedIn of in e-mails kijken”, zegt Jonker.

Dat er veel meer kán met personeelsgegevens blijkt wel uit het brede aanbod van bedrijfjes die allerlei soorten analyses doen. Er zijn bedrijven die gespecialiseerd zijn in technologie waarmee grote hoeveelheden tekst doorzocht kunnen worden. Denk aan cv’s en motivatiebrieven, maar ook aan communicatie tussen collega’s, zoals e-mails en chats.

En voor het beheren van kantoorruimtes is er bijvoorbeeld Lone Rooftop, dat onder meer via het wifi-netwerk meet hoeveel mensen er in een gebouw aanwezig zijn en waar die zich bevinden. Het primaire doel daarvan is bedrijven te helpen hun vastgoed beter te beheren, zegt marketingdirecteur Youri Wildeman. „Zeker niet om de aanwezigheid van werknemers in de gaten te houden.” Medewerkers kunnen zo beter zien waar ze kunnen werken of vergaderen.

Cowboyverhalen

Maar hoe weet je welke methode echt werkt? „Vanaf 200 tot 250 mensen kun je iets zinnigs zeggen aan de hand van statistische analyses”, zegt Toine Al, die samen Irma Doze het boek HR Analytics schreef. Jonker legt de ondergrens iets hoger, rond de 1.000 tot 1.500 mensen.

Voor Doze heeft de kleinste opdrachtgever rond de vijftig man in dienst. „Je kunt dan niet elk type analyse uitvoeren, omdat het binnen zo’n kleine groep moeilijker is statistische verbanden te leggen. En je wil geen verbanden leggen waar die niet bestaan.” Als voorbeeld noemt Doze de loonkloof tussen mannen en vrouwen. „Wordt een verschil in salarisontwikkeling tussen mannen en vrouwen daadwerkelijk veroorzaakt door het man of vrouw zijn, of zitten daar wellicht nog andere oorzaken achter?”

Jonker hamert naast de digitale mogelijkheden daarom ook op de menselijke toevoeging van hr-experts. Zij kunnen beter inschatten wat relevant is. „Als je alleen statistiek toepast, dan mis je het hele plaatje.”

Doordat het vakgebied in ontwikkeling is, ontstaan er wel onrealistische verwachtingen van wat er allemaal mogelijk is, zegt Jonker. „Bij elke nieuwe technologische hype overschreeuwt iedereen elkaar. Dan doen er allerlei cowboyverhalen de ronde, zowel over wat er allemaal mogelijk is, als over de risico’s.”

Want hoe zit het bijvoorbeeld met de privacy van werknemers? Onderzoeksplatform Investico onthulde onlangs dat tientallen grote Nederlandse bedrijven en ook de overheid gegevens over onder meer werkplezier, persoonlijkheid en ziekte verzamelen – vaak zonder dat werknemers hiervan weten. Dat zou leiden tot aantasting van de privacy van personeel.

Bedrijfjes in de sector vermelden op hun sites allemaal hoe belangrijk ze privacy vinden. Gegevens worden geanonimiseerd of gepseudonimiseerd. Dat moet ook van de nieuwe Europese privacyregels die sinds mei gelden: data voor wetenschappelijk of statistisch onderzoek moeten zo veel mogelijk geanonimiseerd worden, en zo snel mogelijk weggegooid nadat het onderzoek is afgerond.

„Werkgevers moeten weten: wat mag ik vastleggen over mijn medewerkers?”, zegt Doze. „Als je de informatie niet mag vastleggen, dan mag je die ook niet analyseren.” En als een werkgever gegevens wil verstrekken aan bijvoorbeeld een onderzoeksbureau, dan moet hij dit volgens de Autoriteit Persoonsgegevens eerst voorleggen aan de ondernemingsraad.

Lees verder over de nieuwe privacyregels: Dit verandert er door de nieuwe privacywet

Het is ook niet de bedoeling dat resultaten van analyses herleidbaar zijn tot individuen. Al betekent dat niet dat zoiets in theorie niet kán.

Volgens Doze kan het een reden zijn om dit soort onderzoek uit te besteden, juist ter bescherming van de privacy van medewerkers. „Stel: uit een onderzoek blijkt dat de helft van de medewerkers niet bevlogen is. Als zo’n onderzoek in huis uitgevoerd en geanalyseerd is, kan een bedrijf in theorie achterhalen wie deze mensen zijn. Alle informatie ligt dan immers bij hen. Maar dat is ethisch en wettelijk natuurlijk niet verantwoord.”

Vast staat volgens zowel Toine Al als Dirk Jonker wel dat er technisch méér mogelijk is dan wettelijk mag of ethisch is. Dat Jonker niet op de sociale media van werknemers kijkt, doet hij naar eigen zeggen om het vakgebied te beschermen. „Zoiets als e-mails analyseren, daarvan zou ik zeggen: technisch gezien zou het kunnen werken. Maar is het ethisch?”

    • Laura Klompenhouwer