Geen radertje in machine, maar mens met gebruiksaanwijzing

Individualisering De persoonlijke handleiding moet collega’s helpen beter samen te werken. Maar wat als iedereen zo’n gebruiksaanwijzing schrijft?

Illustratie Astrid van Rooij

De eindeloze stroom forensende mannen – pak aan, hoed op – onderweg naar hun kantoorbaan in de film Revolutionary Road. Of de enorme kantoorruimte in The Apartment, kaarsrechte rijen met identieke bureaus, waaraan mensen werken achter een typemachine. Het massale fabriekswerk aan de lopende band in Modern Times van Charlie Chaplin. Zó wordt de werkende, twintigste-eeuwse mens in veel films getoond. Wezens zonder een duidelijke eigen identiteit, radertjes in een systeem. Vaak met een hoofdpersoon die zich daar, al dan niet tevergeefs, tegen probeert te verzetten.

Het zou ondenkbaar zijn geweest dat een werknemer in zo’n fabrieks- of kantoorbaan een persoonlijke gebruiksaanwijzing voor zijn collega’s zou schrijven. Met daarin puntsgewijs opgesomd hoe zijn karakter in elkaar steekt en hoe het beste met hem (of haar) kan worden omgegaan. Wat hem irriteert of frustreert, wat hem drijft, hoe hij omgaat met stress en hoe hij het liefst zijn feedback krijgt en geeft.

Maar veel van dat massawerk is intussen geautomatiseerd, en voor veel mensen is werk nu juist iets waarmee ze zich onderscheiden van anderen en iets dat hun identiteit bepaalt. Een persoonlijke gebruiksaanwijzing schrijven is voor de werkende mens in 2018 helemaal niet meer zo ondenkbaar. Het werd het afgelopen jaar dan ook regelmatig gedaan. Veelal door mannelijke dertigers, oprichter en baas van een jong en vaak technologisch bedrijf in de Verenigde Staten. Het moet nog blijken of zij uitzonderingen of voorlopers zijn.

‘Flavor of craziness’

Maar het idee is inmiddels ook naar Nederland overgewaaid: in september zette Alexander Klöpping, oprichter en baas van de digitale kiosk Blendle, zijn persoonlijke gebruiksaanwijzing online. Ruim tweeduizend woorden over hemzelf die het, schreef hij erbij op Twitter, de mensen om hem heen, vooral op zijn werk, makkelijker moeten maken. „Het is moeilijk te zeggen of er nu minder frictie is, je weet niet wat je voorkomen hebt”, zegt hij erover aan de telefoon. „Maar veel mensen zeiden dat ze hadden gewild dat ik het eerder had gedaan.”

Een persoonlijke gebruiksaanwijzing is een goede manier om miscommunicatie te voorkomen, aldus Jay Desai van PatientPing, een Amerikaanse start-up op het gebied van technologie en gezondheidszorg. Desai omschrijft het als een sociaal contract, dat helpt om jezelf goed te voelen door jezelf te zijn zonder verkeerd begrepen te worden.

Doordat hij ook zo’n tekst over zichzelf schreef, zegt hij op de website First Round, hoeven mensen bijvoorbeeld geen tijd meer verspillen door zich af te vragen of ze moeten reageren als hij een FYI-mail doorstuurt. Handig ook voor nieuwe collega’s, die nu meteen snappen hoe hij werkt en wie hij is.

Zo vindt Desai het prettig om ’s avonds tussen zes en tien uur door te praten over zaken, en dus kan hij zijn werknemers dan onaangekondigd bellen. Wie graag wil dat hij van tevoren even sms’t om de beschikbaarheid te checken, noteerde hij in zijn gebruiksaanwijzing, kan dat aangeven.

De gebruiksaanwijzing gaf de collega’s van Abby Falik, oprichter en baas van het bedrijf Global Citizen Year, zicht op hoe zij in elkaar zit en bood haarzelf een kans op „diepgaande zelfreflectie”. Aaron Hurst van human resource-bedrijf Imperative deed het om zijn team zijn ‘flavor of craziness’ te helpen begrijpen. Hij schrijft bijvoorbeeld: „Als ik iets zeg waar jij het niet mee eens bent, zeg het me dan! Ik houd niet van gissen.”

Zo’n gebruiksaanwijzing mag wat onpersoonlijk overkomen, schreef Raphaël Gindrat (baas van de techstart-up Bestmile) vorige maand op de website van Forbes, maar hij wil met de zijne bereiken dat hij duidelijk is, en dat het zo makkelijk mogelijk is om zo snel mogelijk samen te werken. „Hoe meer we elkaar begrijpen en vertrouwen en hoe beter we communiceren, hoe sneller we kunnen groeien.”

Tegenbeweging

Toon Taris, hoogleraar arbeids- en organisatiepsychologie, zegt dat de persoonlijke gebruiksaanwijzingen passen in een ontwikkeling die in de vorige eeuw begon als tegenbeweging op de werkende mens als radertje in een groter geheel. Taris, gespecialiseerd in onder meer authenticiteit op het werk: „Er kwam een meer menselijke benadering: we moeten werknemers gaan beschouwen als mensen met eigen belangen, gevoelens, ideeën en motieven. Dat is nu verder doorgetrokken. Nu heb je dus mensen die zeggen: ik heb behoeftes, dús moet je daar rekening mee houden.”

Zeker onder hoogopgeleiden speelt dat, ziet Taris. „Het idee is: als ik me goed voel, functioneer ik beter, en dus is het in ieders belang dat ik authentiek kan zijn en kan doen wat ik wil.” We willen ons kunnen gedragen zoals we zijn en anderen moeten zich daaraan aanpassen. „Zo’n persoonlijke gebruiksaanwijzing is een beetje doorgeschoten in het authentiek willen zijn. Daar kún je een narcismelabel op leggen.” 

Is het een goed idee als iederéén zo’n persoonlijke gebruiksaanwijzing over zichzelf zou schrijven? Op verzoek boog filosoof Ger Groot zich over die vraag. De tekst van Klöpping leest als het afscheid van de grijze werknemer, zegt Groot, auteur van onder meer De geest uit de fles (2017), een filosofisch boek over hoe de moderne, westerse mens is geworden wie hij is. „Maar het is ook enorm ik-gericht en past niet bij de manier waarop het sociale verkeer doorgaans verloopt.”

Want daarin komen omgangsvormen gaandeweg tot stand, en die veranderen ook naarmate de onderlinge relatie langer duurt en mensen elkaar beter leren kennen. Groot: „Het komt op mij over als jeugdige overmoed, op de verkeerde manier gevoed door succes. Het is enorm utilistisch. Alsof het leven een soort stofzuiger is waarvan je moet weten welke knop je moet indrukken om ‘m te laten werken.”

Bestmile-baas Raphaël Gindrat zei dat een persoonlijke gebruiksaanwijzing misschien onpersoonlijk overkomt, maar dat niet ís. Groot vindt het tegenovergestelde: het líjkt heel persoonlijk, maar dat is het niet. „Het is in zekere zin depersonaliserend. Alsof personen niet bestaan in een antwoord op een situatie en op de mensen die ze tegenkomen.”

Vóórdat we individuen zijn, zijn we sociale wezens, zegt hij. „En hier wordt dat omgedraaid. Het toont een liberaal individualistisch mensbeeld. Het idee dat de basis van de samenleving het individu is met zijn eigenbelang, is momenteel erg in de mode.”

Maar het gaat nu juist om samenwerken met andere mensen, werpt Klöpping tegen. Het is, zegt hij, toch gewoon handig als je van een ander weet dat hij soms niet goed naar je luistert als hij gefrustreerd is over iets heel anders – een voorbeeld uit zijn eigen gebruiksaanwijzing. „Ik ben dankbaar als ik alvast een soort karakterschets krijg van iemand die net bij ons is komen werken. En ja, die kan ik ook krijgen door urenlang met die persoon om te gaan, maar dit is een bedrijf en dan is zoiets een heel handig olifantenpaadje.”

De tekst die hij over zichzelf schreef, is enkel bedoeld voor zijn collega’s, zegt Klöpping. Een „handvol” van hen heeft zijn voorbeeld inmiddels gevolgd. Het is een „subpagina in een gigantische gids”, zegt hij, over onder meer „onze waarden en hoe we met elkaar omgaan tot aan hoe we de salarissen hebben geregeld en hoe je je vakantiedagen moet opnemen”.

Dat hij zijn gebruiksaanwijzing daarnaast ook op Twitter zette, was omdat hij hoopt dat anderen er iets aan hebben als ze er zelf ook één willen schrijven. „Ik heb echt honderd mails gehad van mensen die er blij mee waren.”

We hebben van onze passie ons werk gemaakt. Pas op, zeggen een filosoof, een onderzoeker en een psychiater. Onze identiteit bestaat uit zo veel meer dan een baan

Chagrijnige verkoper

Verschillende auteurs van zulke persoonlijke gebruiksaanwijzingen bepleiten navolging (Aaron Hurst: „Mensen zijn veel ingewikkelder dan machines en het wordt tijd dat we onze collega’s helpen begrijpen hoe we werken.”). Maar volgens Toon Taris is dat slechts weggelegd voor een select gezelschap.

Alleen mensen die onafhankelijk zijn van anderen kunnen vertellen hoe zij het graag willen hebben, zegt hij. Een docent op een middelbare school of een winkelverkoper kan moeilijk zeggen: ik ben vandaag chagrijnig, in mijn gebruiksaanwijzing staat nu eenmaal dat ik dat af en toe ben. Hun werk draait niet om hun „hele eigen authentieke persoonlijkheid”. Taris: „Zo’n gebruiksaanwijzing blijft voorbehouden aan mensen die zich dat kunnen permitteren.”

En zo bezien is zo’n persoonlijke gebruiksaanwijzing wel erg ouderwets, voegt Ger Groot toe. „Het komt er dan op neer dat iedereen zich naar de baas moet schikken. En het is bovendien maar zeer de vraag of je zelf je eigen beste kenner bent. Een ander ziet wellicht dingen die jij niet ziet of niet wilt zien. Zo’n handleiding is niet hetzelfde als een biecht waarin iemand zijn meest onaangename kanten naar voren schuift. Het loopt snel uit op een ideaalbeeld dat iemand van zichzelf heeft.”

Het zou sowieso ondoenlijk zijn als iedereen zo’n document met zijn collega’s zou gaan delen, denkt Taris. „Het kan best leerzaam zijn om voor jezelf eens op te schrijven hoe je denkt dat je in elkaar zit. Maar we kunnen geen rekening houden met alle wissewasjes en persoonlijkheden. Ik heb een stuk of tweehonderd collega’s. Ik heb geen tijd om al die gebruiksaanwijzingen te bestuderen, en wil degenen aan wie ik leidinggeef juist zoveel mogelijk hetzelfde behandelen.”

    • Anne Dohmen