Stop met de baas bcc’en

Onderzoek De baas ongevraagd toevoegen aan een e-mailconversatie? Niet doen, blijkt uit onderzoek. „Je doet geheimzinnig.”

Beeld Customdesigner

Lekker makkelijk en het bespaart tijd: even die e-maildiscussie met een collega naar de baas doorsturen via de bcc – de blindekopieoptie bij het versturen van mails. Gewoon, om de chef even snel op de hoogte te brengen, voor zijn of haar administratie of om welke andere reden dan ook. Toch is het beter om daar helemaal mee te stoppen. Het ondermijnt vertrouwen binnen teams en tussen collega’s. Sterker nog: bcc’ers komen minder in aanmerking voor promoties op de werkvloer.

Dat blijkt uit een onderzoek van Cambridge University, dat de Harvard Business Review onlangs publiceerde. „Als het bcc’en uitkomt, zie je dat de ‘daders’ geïsoleerd worden in teams”, zegt David De Cremer aan de telefoon. Hij is hoogleraar managementstudies aan Cambridge University en leidde het onderzoek.

„Stel dat je een e-mail opstelt over een gevoelig project en de baas in de bcc zet. Dan bestaat de kans dat de rest van het team er pas later achter komt dat de baas meelas. Wij zagen dat wie dat doet, direct minder wordt vertrouwd. Collega’s willen minder vaak samenwerken en diegene wordt veel minder vaak door de teamleden genomineerd als nieuwe teamleider.”

De Vlaamse De Cremer doet aan Cambridge University al jaren onderzoek naar hoe technologie op de werkvloer onderling vertrouwen beïnvloedt. Voor de e-mailstudie voerde zijn team vijf verschillende onderzoeken uit, onder in totaal bijna zevenhonderd werkende mensen, uit diverse sectoren – mannen en vrouwen met gemiddeld tien jaar aan werkervaring. Zij werden online ondervraagd over hun eigen e-mailgedrag en hun perceptie van het mailgedrag van collega’s.

Stiekem

Volgens De Cremer zitten de negatieve gevolgen voor de bcc’er hem vooral in de perceptie van collega’s: diegene zou iets te verbergen hebben. Want waarom zou hij of zij anders niet gewoon de cc-optie gebruiken, waarbij iederéén in de e-mailconversatie ziet naar wie de mail is doorgestuurd? Bcc staat tenslotte voor blind carbon copy: een ‘stiekeme’ kopie van de conversatie naar een derde.

Volgens het onderzoek van De Cremer en zijn team waren er drie aannames die telkens terugkwamen, op het moment dat collega’s erachter kwamen dat conversaties via een blinde kopie werden doorgestuurd.

„Ten eerste: je bent niet transparant. Je doet geheimzinnig en collega’s houden daar natuurlijk niet van. Ten tweede: het zegt iets over jouw intenties. Het feit dat jij zoiets doet, dat moet wel betekenen dat je verkeerde motieven hebt. De derde aanname die telkens uit de ondervragingen kwam: jij bent iemand die niet eerlijk is, dus ik kan geen goede relatie met je aangaan. Er is geen basis voor vertrouwen.”

En dat terwijl lang niet iedereen die de baas in de bcc zet, zelf slechte bedoelingen heeft. Het kan bijvoorbeeld een manier zijn om de baas te laten weten dat er geen antwoord van hem vereist is. Of het kan een middel zijn om te voorkomen dat iedereen in de conversatie de directe contactgegevens van de baas te zien krijgt. Toch raakte deze oprechte motieven telkens volledig ondergesneeuwd door het hardnekkige idee van mogelijke oneerlijkheid, zagen de onderzoekers.

En hoe zit het met de bazen en chefs zelf? Vinden zij het fijn om in de bcc te worden gezet? Dat hangt er maar net vanaf, zegt De Cremer. „Als de baas van te voren wist dat hij in de bcc zou worden gezet, kan dat een positief effect hebben op de relatie tussen de baas en het teamlid dat de bcc gebruikte.” Maar: „Als het géén deel is van een afspraak, kan het juist tegen iemand werken. De baas zal op zo’n moment vooral afwegen wat het belangrijkst is voor het team, en dan ook tot de conclusie komen dat bcc’en het onderlinge vertrouwen aantast. De baas moet toch vooral zijn team bij elkaar houden.” Even snel de baas bcc’en is dus vrijwel altijd een slecht plan, concluderen de onderzoekers.

Innovatieve ideeën

Uit een eerder onderzoek van De Cremer en zijn team, dat vorig jaar werd gepubliceerd in de Harvard Business Review, bleek ook al dat je moet oppassen met de cc-functie – de ‘gewone’ zichtbare doorstuuroptie (carbon copy).

Gebruik de cc bijvoorbeeld nooit als je iemand voor het eerst een e-mail stuurt. „Stel dat ik binnenkom bij een nieuwe vakgroep”, zegt De Cremer. „Ik mail met de baas, maar in de eerste mail die ik terugkrijg, staan meteen drie namen die ik niet ken. Dat doet iets met een mens. Dat betekent allereerst dat het blijkbaar de norm is dat alles in de groep gegooid wordt. Ten tweede: waarom doet-ie dat, waarom moeten die mensen erbij? Ik mailde hém toch? Dat is niet leuk.”

Cc’en kan bovendien gevolgen hebben voor de kwaliteit van de ideeën die worden gedeeld per mail. „De beste ideeën zullen niet worden gedeeld als er een grote kans is dat mails ge-cc’d worden. Innovatieve ideeën zijn namelijk riskant, dus zullen mensen ze eerder inslikken wanneer ze weten dat een grote groep meeleest. Een vernieuwend idee uitspreken dat niet aanslaat, kan iemands reputatie natuurlijk schaden. Dus zullen mensen eerder kiezen voor voorzichtiger formuleringen – helemaal wanneer de baas meeleest.”

Neem de tijd

In dat kader waarschuwt De Cremer ook voor het toenemende gebruik van digitale chatdiensten zoals Slack op het kantoor. Die apps zijn vaak gericht op het delen van conversaties met veel mensen, dus daar geldt alles wat voor cc’en gold ook. Wat blijft er dan nog over?

De Cremer raadt te alle tijden aan de moeite te nemen mensen een directe, persoonlijke e-mail te sturen. „Zeker als het gaat om mailtjes naar de baas, dat kan een hoop ellende voorkomen. Als je de baas persoonlijk adresseert en hem of haar bijpraat over de voortgang, wordt dat door collega’s als een legitieme update gezien. Zo blijft de baas dus op de hoogte, maar voorkom je dat je de rest van je team van je vervreemdt.”

Totale openheid is dus bepaald geen heilige graal – de tijdwinst van een snel doorgestuurd mailtje, wordt vaak teniet gedaan door het geschade vertrouwen. „Je ziet nu vaak dat transparantie een doel op zich wordt.” Een slecht idee, meent De Cremer. Openheid is prima, maar op de verkeerde manieren verkregen kan het er juist voor zorgen dat de sfeer tussen collega’s wordt verpest.

    • Wouter van Noort