Met collega’s naar buiten: wandelend vergaderen maakt creatiever

Bewegen Wandelend vergaderen maakt creatiever en verhoogt de concentratie. Zo krijg je collega’s mee naar buiten.

Illustratie iStock

Naast het bureau van Lisette te Velde, lid van de raad van bestuur van het Admiraal de Ruyter Ziekenhuis (ADRZ) in Goes, staan sinds twee jaar een paar sportschoenen. Samen met voorzitter Claudia Brandenburg, met wie ze samen de raad van bestuur vormt, wandelt ze iedere week een uur in de groene omgeving rondom het Zeeuwse ziekenhuis. „Ik heb per week wel zo’n tien vergaderingen met Claudia. Maar voor het uitdenken van scenario’s voor de toekomst gaan we het liefst naar buiten.”

Even samen zitten om iets te bespreken of aangeven dat je in een vergadering zit en later terugbelt: wie praat over vergaderingen, heeft het eigenlijk altijd over ‘zitten’. Terwijl onderzoek van de Amerikaanse universiteit Stanford uit 2014 juist uitwijst dat zitten niet alleen ongezond is, wandelend zijn we ook creatiever.

In het onderzoek werden in een viertal experimenten de voordelen van wandelend vergaderen onderzocht. In een van die experimenten werden 176 proefpersonen gevraagd te zitten en lopen, waarna ze verschillende opdrachten moesten uitvoeren. Daaruit bleek: mensen die wandelden waren creatiever in het bedenken van alternatieve gebruikswijzen voor producten, dan hun zittende collega’s.

Creatiever denken

Toch merkt Joanna Kruzycka, projectmedewerker voor het initiatief ‘aanpak gezond gewicht’ van het Amsterdamse stadsdeel Oost, dat het moeite kost haar collega’s aan de wandel te krijgen. „Ze denken dat lopend vergaderen meer tijd kost, of gaan uit gewoonte zitten. Van de driehonderd mensen op het stadsdeel zijn er nu zo’n vijftig die af en toe wandelend vergaderen.” Dat selecte groepje collega’s kreeg ze in beweging door ze een cursus aan te bieden over de voordelen van wandelen.

Uit onderzoek van hoogleraar neuropsychologie Erik Scherder blijkt dat een betere doorbloeding van de hersenen tijdens het lopen er niet alleen voor zorgt dat we creatiever nadenken, maar ook zorgt voor een betere concentratie en een verhoogde productiviteit. Kruzycka: „Dat soort feiten lijken op werk meer aan te slaan dan enkel dat bewegen gezond is.”

Lopen naar werk is geen voor de hand liggende keuze. Pak de auto of de fiets, en je bent stukken sneller op je werk. Toch levert dat wandelen een hoop op

Zelf wandelt ze iedere dag standaard een uur – met collega’s of buurtbewoners. Vaak doet ze dat met zijn tweeën. „Zit je tegenover elkaar, dan kan het niveauverschil benadrukt worden. Maar wandel je samen, dan voelt het alsof je gelijk bent.”

Natuurlijk zijn er allerlei praktische bezwaren te bedenken die ervoor zorgen dat kantoormedewerkers nog niet en masse in de benen zijn, zegt ook Ida Damen, die aan de TU Eindhoven met een achtergrond in bewegingswetenschappen promoveert op de vitaliteit van kantoormedewerkers. Ze somt ze op: „Notuleren, afleiding, het weer …” Om te onderzoeken hoe wandelen en vergaderen wél te combineren is, stippelde Damen over de campus van de TU Eindhoven daarom een twee kilometer lange route uit, die aangeduid wordt met een blauwe lijn.

Zo concludeerde Damen bijvoorbeeld dat het afhangt van het doel van de vergadering of wandelen handig is. „Voor een brainstorm is het geweldig. Maar voor wie tijdens het vergaderen veel papierwerk te behandelen heeft, is het inderdaad niet zo handig.”

En wie notuleert er dan, op het moment dat al die baanbrekende nieuwe ideeën naar boven komen? De technologie biedt uitkomst, zegt Kruzycka. Zij en haar wandelpartners gaan soms even op een bankje zitten om iets op te schrijven, of gebruiken de dictafoonapp op hun smartphone om actiepunten in te spreken. „Al moet je dan wel héél duidelijk praten en oppassen met omgevingsgeluid …”

Herkenningspunten

De grootte van de groep maakt dan ook nog uit. In een onderzoek onder 150 werkende Amerikanen uit 2015, gepubliceerd in Harvard Business Review, stellen onderzoekers van verschillende Amerikaanse universiteiten dat drie de ideale groepsformatie is. Daarmee voorkom je dat mensen elkaar niet kunnen verstaan en er aparte gesprekken ontstaan.

Stadsdeel Oost maakt gebruik van het ‘one-two-all-principe’. „Eerst denk je zelf na over het onderwerp, daarna ga je in groepjes van twee wandelen om tot een oplossing te komen. Vervolgens bespreken we al die oplossingen met een grotere groep in een vergaderruimte.”

Al ligt zelfs bij een kleinere groep de afleiding altijd op de loer, waarschuwt Damen. „Je hebt het voorafgaand aan de vergadering vaak over iets informeels om het ijs te breken, al lopend kun je daar gemakkelijk in blijven hangen.” Haar tip: houd de structuur aan van een vergadering, met één gespreksleider die de thema’s in de gaten houdt en daarin kan bijsturen.

Ook is het handig vaste punten in de route te markeren, merkte Kruzycka. „Bij herkenningspunten als een bruggetje of een sloot, spreken we af om tot beslissingen te komen. Bij de brug moeten we het probleem hebben vastgesteld, voor de sloot moeten er twee oplossingen op tafel liggen.”

Maar blijf ook dan de aard van de vergadering in de gaten houden, toonde het onderzoek van Stanford aan: lopend vergaderen is niet voor elke bijeenkomst geschikt. Toen respondenten gevraagd werd met nieuwe, creatieve ideeën te komen, kwamen ze weliswaar met méér nieuwe plannen dan wanneer ze zaten, maar moest diezelfde groep al lopend belangrijke knopen doorhakken, dan kwam dat nauwelijks van de grond.

Wie wandelend vergaderen als bedrijf wil integreren, raadt Damen aan dit voor werknemers zo gemakkelijk mogelijk te maken. „Zorg bijvoorbeeld dat het als standaard optie bij de vergaderruimtes staat.” Zo zijn er bij stadsdeel Oost inmiddels een aantal vaste routes met geschatte wandeltijd, en kent het Admiraal de Ruyter Ziekenhuis in Goes een actieve communicatie om werknemers te stimuleren meer te bewegen. Damen juicht dat toe. „Zo zorg je ervoor dat het sociaal geaccepteerd is midden op de dag de deur uit te gaan. Doe je dat zonder dat de cultuur ernaar is, dan kun je scheve ogen van collega’s krijgen.”

Daarbij vraagt Kruzycka altijd vóóraf of de tegenpartij het goed vindt de vergadering wandelend te doen. „Al is het maar zodat mensen er qua schoenen rekening mee kunnen houden. Twintig minuten op hakken wandelen is niet goed voor de concentratie, noch voor je humeur.”

    • Loeka Oostra