Werken kan altijd slimmer, sneller, beter

Productiviteit We zijn geobsedeerd door sneller en efficiënter werken. De zelfhulpindustrie maakt daar dankbaar gebruik van, maar heeft al dat maakbaarheidsdenken eigenlijk wel zin?

Illustratie Roland Blokhuizen

Elke week stuit ik op nieuwe artikelen, boeken en podcasts over succesvol en efficiënt werken: van De vijf onmisbare productiviteitstips van Elon Musk en Hoe je twee uur per dag wint door een uur vroeger op te staan tot inmiddels al 83 afleveringen van de populaire The Productivity Podcast.

Helaas leiden al deze methoden maar zelden tot dat wat me vooraf is beloofd: een gevoel van overzicht, rust en vooral méér tijd. En toch blijf ik scrollen, lezen en luisteren. Mijn groeiende onrust, al dat onderzoek kost immers ook bakken tijd, neem ik op de koop toe. Maar waarom willen we eigenlijk steeds slimmer en efficiënter werken? En lukt ons dat ook, of slaan we door en wordt het een obsessie?

De cultuur rondom zelfverbetering is een moderne vorm van religie, vindt Richard Engelfriet, die onlangs De Succesillusie schreef en daarin een aantal bekende managementmethodieken onder de loep nam. „We willen graag geloven dat we onszelf aldoor verbeteren, maar of het écht effect heeft, is maar zeer de vraag. Eigenlijk weten we dat helemaal niet”, zegt Engelfriet aan de telefoon. Dat is dan ook wat hij met zijn boek wilde laten zien. „Al die tips die we continu krijgen zijn meestal heel slecht onderbouwd.”

Een voorbeeld: het idee dat positief denken je succesvoller maakt? Volgens Engelfriet is daar nooit enig wetenschappelijk bewijs voor gevonden. Of: de populaire SMART-methode die uitgaat van het idee dat de beste doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn? „Dat zou zijn aangetoond door universiteit Yale in 1953, maar het onderzoek bleek nooit te hebben plaatsgevonden”, zegt Engelfriet. Zijn advies: stop eens een periode met het lezen van al die zelfhulpboeken en ga ‘gewoon’ enthousiast aan het werk om te zien wat dát doet.

We zijn wel steeds drukker, maar juist minder efficiënt en effectief bezig

Gebruiksaanwijzing

Een aantrekkelijk idee, al is het voor mijn gevoel toch nog niet helemaal de oplossing voor mijn onrust. Je bent niet de enige, zegt neuropsychiater Theo Compernolle, auteur van het boek Ontketen je brein. Sterker nog: het is volgens hem niet vreemd dat er zo’n grote markt voor zelfhulptechnieken is ontstaan. „We zijn namelijk wel steeds drukker, maar juist minder efficiënt en effectief bezig. Het gevolg: we worden steeds minder productief.”

Om zijn stelling te onderbouwen mailt hij een grafiek uit een recente editie van The Economist. Daarin is te zien dat sinds 2006 de productiviteit per gewerkt uur bij bedrijven is afgenomen. De neuropsychiater wijt dat aan het altijd maar online zijn: dat heeft een „catastrofale negatieve invloed”. Het is zijn conclusie na meer dan tien jaar onderzoek, vertelt Compernolle aan de telefoon. „Ons belangrijkste instrument om productief, gelukkig en gezond te zijn is ons brein. Het probleem is alleen dat maar weinig mensen rekening houden met de gebruiksaanwijzing ervan.”

Als je die elementaire kennis eenmaal hebt, heb je al die zelfhulpboeken en mindset-trainingen helemaal niet meer nodig, zegt Compernolle. Iedereen heeft een zogeheten ‘BRAC-ritme’, legt hij uit. BRAC staat voor basic rest-activity cycle, ooit ontdekt door slaaponderzoeker Nathaniel Kleitman. „We doorlopen de hele dag stadia van hogere en lagere alertheid, waarin we meer en minder geconcentreerd werken.” Per persoon verschilt het hoelang je alert kunt blijven voor je toe bent aan pauze. Voor de een is dat anderhalf uur, voor de ander dertig minuten. Feit is, zegt Compernolle, dat dit ritme per persoon vastligt en onveranderbaar is.

Dus een app die me elke dertig minuten waarschuwt om nú te pauzeren is zinloos? Niet helemaal, reageert Compernolle. „Iedereen heeft regelmatig een pauze nodig. Maar neem die zodra je zelf constateert dat je alertheid verslapt.”

Volgens Compernolle is het namelijk heel simpel – we hoeven maar één ding in onze oren te knopen: stop met multitasken. Want iedere keer dat je tussendoor een mailtje of appje beantwoordt, kost dat ontzettend veel energie. „Dan moeten onze hersenen alle informatie van de taak waar ze mee bezig waren overbrengen naar het tijdelijke geheugen, waarna het werkgeheugen wordt schoongemaakt zodat de twee taken elkaar niet hinderen. Vervolgens moet de informatie uit de e-mail overgebracht worden van het langetermijngeheugen naar het werkgeheugen, en daarna moet je ook nog de concentratie opbrengen om die mail te beantwoorden.” Ga je weer terug naar je oorspronkelijke taak? Dan doorloop je opnieuw hetzelfde proces. Wat Compernolle maar wil zeggen: als je maximaal efficiënt wilt werken dan zorg je ervoor dat geen enkele mail of kantoorgenoot je uit je concentratie kan halen.

Het zelfhulpboek heeft een stevige plaats verworven in de bestsellerlijsten. Maar hoe wijs worden we er van?

Leren schrappen

Was al die literatuur die ik tot me nam dan verspilde energie? Als iedereen op een andere manier werkt, is de kans klein dat die ene methode ook goed voor mij was. Sterker nog: het enige advies waar we kennelijk echt iets aan hebben, nemen we zelden ter harte – offline gaan.

Iemand die zich de kunst van het efficiënt werken desondanks volledig heeft eigen gemaakt is productiviteitsgoeroe Patty Golsteijn. Het is geen doel an sich om efficiënter te werken, zegt Golsteijn, die in haar netwerk bekend staat als Miss Cut The Crap. „Maar doordat ik slim werk, houd ik meer tijd over voor andere dingen die ik belangrijk vind. Zoals doordeweeks uitgebreid koffie drinken met vrienden of een heel weekend series kijken.” Er was zelfs een tijd dat Golsteijn elk managementboek las, maar daar is ze mee gestopt. „Het werkt alleen als je je echt in die methodes verdiept: probeer ze uit en geef er een eigen draai aan die voor jou werkt.”

Ooit rende ze altijd maar door, vertelt ze. „Tot ik besefte: waar ren ik naartoe?” Het antwoord zorgde voor verandering: ze verbrak haar relatie na tien jaar, verhuisde en bouwde een nieuw leven rondom dingen die haar energie geven. Nu helpt Golsteijn andere ondernemers „de regie terug te krijgen over hun eigen zaak en leven.”

Onder meer door ze te leren te schrappen wat ze niet meer willen doen, door processen te automatiseren en door taken uit te besteden. „Ik ben eigenlijk heel lui”, zegt Golsteijn lachend. „Ik vraag me regelmatig af: ga ik deze taak in de toekomst vaker doen? Zo ja, dan denk ik meteen na over hoe het in kortere tijd kan.”

Neem het bijhouden van de administratie of het organiseren van een evenement. „Waarom zou je elke keer opnieuw bedenken wat daar allemaal bij komt kijken? Maak gewoon een spreadsheet met een checklist. Dan hoef je in het vervolg alleen nog maar af te vinken wat je moet doen.”

Stilstaan is juist vooruitgang

Het klinkt toch aanstekelijk – minder werken, minder onrust. En dat trekt me. Maar er zullen altijd meer taken te verrichten zijn dan we aankunnen, meent de Vlaamse filosoof Ignaas Devisch. In zijn boek Rusteloosheid behandelt hij onder meer de vraag hoe het komt dat we meer vrije tijd hebben dan ooit, maar we er toch niet in slagen rust te vinden.

„We lijken niet te willen accepteren dat er áltijd werk zal blijven liggen, daarom zoeken we naar methodes waarmee we dat vervelende gevoel tegen kunnen gaan.” Een verkeerd spoor, stelt Devisch. Mensen die de hele dag door in zo’n „dodelijke efficiëntiemodus” opereren zullen op den duur breken: ze krijgen een burn-out of ze gaan op zoek een andere baan.

Volgens Devisch zorgt de constante drang naar efficiënter werken juist voor onrust – niet te verwarren met rusteloosheid. Onrust wordt veroorzaakt door wat we doen omdat het verplicht is, of omdat we denken dat we het moeten doen. Rusteloosheid komt voort uit wat we doen omdat we ons erin herkennen. Wat betreft de onrust: „Iedereen kent de leus: tijd is geld. Feitelijk betekent dit dat zodra je uitrust, je geld misloopt. Niet zo gek dus dat onze samenleving doordrenkt is van de gedachte dat het altijd nóg sneller, slimmer en productiever kan.”

We moeten onszelf niet langer de illusie voorschotelen dat we met tien tips hier en vijf suggesties daar het diepere probleem oplossen, zegt Devisch. „Het is nog steeds een vrij dominant idee dat als je níét meedoet aan al die nieuwe methodes, je in verval raakt.” De filosoof is daarentegen overtuigd van het tegendeel: „Stilstaan is juist vooruitgang, omdat er dan ruimte ontstaat om te reflecteren.”

Zolang we in de logica blijven hangen dat we onszelf moeten blijven ontplooien, komen we dus niet uit die onrustige spiraal. Maar hoe doe je dat wel?

Maak ruimte voor rusteloosheid, zegt Devisch – voor een gevoel van passie bij wat je aan het doen bent. „Zorg er binnen organisaties daarom voor dat mensen hun takenpakket vrijer in kunnen delen.” Het is tijd voor een nieuwe vraag: „Hoe werk ik op een manier die door mij en mijn omgeving als zinvol wordt ervaren, in plaats van dat ik mij door anderen laat vertellen wat succes is?” Als je mensen hun werk op een voor hen zinvolle manier laat invullen, zullen zij meer uit zichzelf halen, zonder in een burn-out te raken.

Ondertussen staat mijn besluit in ieder geval vast: al die boeken verdwijnen naar de kelder. Ook wacht me een nieuw experiment: onderzoeken hoe mijn BRAC-ritme werkt. Dat klinkt misschien alsof ik tegen beter in opnieuw gegrepen ben door de zoveelste tip, maar het is voorlopig de laatste die ik opvolg. Beloofd.

    • Christel Don