Niksen op werk, is dat het geheim van de Zweden?

Productiviteit Op twee vaste momenten bij de koffie met collega’s kletsen, dat is de Zweedse fika. Is het ook iets voor Nederlandse bedrijven?

Foto Istock

Werkdagen van zes uur en vaders die langer ouderschapsverlof opnemen dan moeders – het is het imago van het Zweedse werkleven. Volgens de Zweden zélf is iets anders het geheim achter hun bloeiende economie: niksen op werk. Even een pauze, een kop koffie en een beetje kletsen heeft een naam in het Scandinavische land: fika. Veel Zweden doen dat twee keer per dag, om tien uur en om 3 uur ‘s middags, ongeveer een kwartier lang.

„Het is moeilijk te zeggen waarom we het doen. Het is overal en altijd zo geweest”, zegt Karin Johansson, die als communicatie-expert werkt in het Zweedse Linköping. Maar het heeft wel voordelen, zegt ze: „Het is goed voor de sociale cohesie binnen het gebouw, omdat je mensen tegenkomt waarmee je niet direct werkt; tijdens fika komt het hele bedrijf naar dezelfde plek. Ik denk echt dat zoiets ervoor zorgt dat we opener kunnen zijn en dat we daarom meer informatie met elkaar uitwisselen, juist omdat de sfeer zo informeel is.”

Maar wat is nu precies het verschil tussen fika en een ‘gewone’ pauze? Om te beginnen laat je je werkplek tijdens fika daadwerkelijk achter voor een kwartiertje gezelschap van collega’s. Mensen van verschillende afdelingen mengen zich daarna, omdat de daarvoor ingerichte fikaruimtes in Zweden vaak klein zijn – de receptioniste of de baas komen gemakkelijk in gesprek met de schoonmaker of consultant.

Er is altijd wat te drinken (geen alcohol), en vaak ook een kleine versnapering (fruit, cake of een broodje). De gespreksonderwerpen tijdens fika moeten licht zijn en het liefst niet te veel over werk gaan. Sommige werkplekken hebben zelfs een verbod op praten over werk ingesteld.

Fika op z’n Nederlands

„Elkaar in de ogen kijken en horen hoe het gaat heeft grote voordelen voor het samenwerken: we leren elkaar beter begrijpen en kunnen misverstanden vermijden”, zegt Viveka Adelswärd, emeritus hoogleraar communicatie aan de universiteit van Linköping. Adelswärd bestudeert al decennia lang het nut van ‘smalltalk’ – waaronder het fenomeen van de Zweedse koffiepauze.

Ze wijst op de positieve effecten die zulke pauzes hebben op creativiteit: „Je geeft het deel van je brein dat op nieuwe ideeën komt en allerlei gedachten met elkaar verbindt even rust. Een te lange geconcentreerde focus put dit vermogen juist uit.”

Een klein beetje, niet al te serieus over werk praten, kan volgens Adelswärd overigens wel. Sterker nog, dat kan nuttig zijn voor het (durven) uiten van nieuwe ideeën, zegt ze: „Ik noem het ‘testpraten’: Als je relaxed bent, zeg je dingen die je nog niet volledig uitgedacht hebt, ideeën hoeven ook nog niet perfect uitgewerkt te zijn. Maar de reacties van collega’s geven wél een indicatie of je op de goede weg zit.”

Wie te lang doorwerkt, put zijn brein uit en wordt minder productief. Micropauzes kunnen dat voorkomen.

Een Nederlandse werkplek waar ze aan fika doen is vooralsnog moeilijk te vinden, maar bij de Ikea in Delft gebeurt het wel. Ze noemen de pauze op vrijdagmiddag fika, althans. Want op de IT-afdeling staat de Zweedse koffiepauze enkel dan, om drie uur, op de agenda.

„Ik denk zeker dat het een positief effect heeft op het werk”, zegt managementassistent Heike Nulkes. „Het gaat erom dat we een moment samen hebben. Daardoor kunnen we elkaar beter begrijpen en even connecten.”

Al is er wel een belangrijk verschil met de Zweedse versie: „Het moet wel ‘fika-met-een-reden’ zijn”, zegt Nulkes. „We hebben het over vooraf bepaalde vraagstukken. Wat was jouw uitdaging deze week, bijvoorbeeld. Dat het echt over niks zou gaan, vind ik een beetje onzin.”

Relatief veel werkstress

Het internet staat vol met artikelen waarin wordt beweerd dat Zweden dankzij fika minder stress hebben dan werknemers elders in de wereld. Maar aan de wetenschappelijke onderbouwing schort het nog wel eens. Sterker nog: uit cijfers van Europese instituten als Eurofound en EU-OSHA, die beide het welzijn van Europeanen op het werk onderzoeken, ervaart men in Zweden juist relatief veel werkstress en zijn mensen bijvoorbeeld minder op hun gemak bij collega’s dan de gemiddelde Nederlander.

Wat de precieze relatie van het hebben van werkstress tot de Zweedse koffiepauze is, is onmogelijk te zeggen, vertelt Jan Dul, hoogleraar technologie en menselijke factoren aan de Rotterdam School of Management. „Om een direct verband tussen beiden te bewijzen heb je ontzettend grote studies nodig, dat is bijna niet te doen. En als er al een causaal verband is, dan denk ik dat het erg klein is.”

Ook wordt vaak gesteld dat fika wonderen doet voor de productiviteit – de economische waarde die mensen per gewerkt uur creëren. Zweden is de op acht na meest productieve economie ter wereld, Nederland staat op plek vijf. Maar ook tussen productiviteit en fika is nooit een causaal verband aangetoond, zegt Dul.

Het hele punt is rust

Net zoals professor Adelswärd kan Dul zich overigens wel voorstellen dat de Zweedse pauze voordelen heeft. Ook volgens Dul is het een informele manier om informatie te verspreiden in een organisatie, en dat draagt bij aan de sociale cohesie.

Maar, zegt hij: „Ik denk dat het verschijnsel vooral een uiting is van de Zweedse werkcultuur, waarin gelijkwaardigheid en een platte organisatie centraal staan. Hetzelfde soort gelijkwaardigheid bestaat in landen als Nederland en de Verenigde Staten, maar in veel andere landen niet”, zegt Jan Dul.

Als dat waar is, kan fika misschien ook werken op Nederlandse werkplekken. Waarop moet je letten als je een gezamenlijke pauze wil inlassen die creativiteit, informatie-uitwisseling en kennismaking bevordert?

Iedereen die voor dit stuk is geïnterviewd zegt dat het belangrijk is om – met zijn allen – te verzamelen op een aparte, gezellige plek. De leidinggevenden moeten de pauzes ondersteunen, maar het initiatief moet bij de werknemers liggen.

Volgens onderzoekers van de Erasmus Universiteit stimuleert ook meditatie de creativiteit. „Het helpt om los te komen uit vastgeroeste denkpatronen.”

En om echt iets aan de koffiepauze te hebben moet men ‘fika-met-een-reden’ vermijden, zeggen onderzoekers Adelswärd en Dul: het zijn juist de intellectuele rust en afleiding die ons energie en nieuwe ideeën geven. Zo vertelt Adelswärd over een bedrijf in de VS waar fika werd ingevoerd, tot grote vreugde van de baas. „Maar toen die erachter kwam dat de gesprekken nergens over gingen, werd hij boos en voerde hij een planning met gespreksonderwerpen in. Daarmee gaan de positieve effecten van fika verloren. Het nut zit hem nu juist in de afwezigheid van management en agenda’s.”

    • een onzer redacteuren