Rekenkamer noemt financiële controle Rotterdam ‘groot risico’

IT-organisatie De kans is nu nog groot dat ambtenaren onterechte betalingen doen zonder dat dat gezien wordt. „De accountant moet zelf gegevens gaan opvragen en bonnetjes controleren, via steekproeven.”

Illustratie iStock, bewerking Studio NRC

De algemene controlesystemen van de gemeentelijke IT-organisatie zijn nog lang niet op orde, volgens accountant PwC, die de jaarrekening van de gemeente Rotterdam over 2017 controleert.

In de laatste voortgangsrapportage, met als peildatum 9 maart, schrijft de accountant dat dit een „majeur knelpunt” vormt en dat „directe actie” noodzakelijk is. Voor vier grote softwaresystemen werkt de gemeente aan een oplossing voor de tekortkomingen. Maar voor de andere systemen niet. Dat is volgens de directeur van de rekenkamer, Paul Hofstra, „een groot risico.”

De systemen waarvoor de gemeente wel aan verbetering werkt zijn Oracle (het overkoepelende systeem waaronder vele kleinere specifieke systemen van de gemeentelijke diensten zoals Stadsontwikkeling gehangen zouden kunnen worden), begrotingssysteem LIAS, betalingssysteem APRO en een systeem om performances te meten, Cognos.

Controle op andere systemen is volgens het accountantsrapport nog niet aan een verbetertraject onderworpen. Het gaat bijvoorbeeld om software voor het beheer van vastgoed en grond.

Veel geld

Er moet een goed functionerend systeem komen voor de controle van alle, door de gemeentelijke diensten gebruikte systemen, volgens Hofstra. „Met een jaarlijkse begroting van 3,5 miljard gaat er veel geld door de gemeente Rotterdam. Dat gaat over heel veel uitgaven. De rechtmatigheid daarvan kun je niet handmatig controleren. Voor een groot deel moet dat nu dus wel. De accountant moet zelf gegevens gaan opvragen en bonnetjes controleren, via steekproeven. Dat is risicovol omdat je signalen kunt missen. Ook is het arbeidsintensief en duur. Als je een goedwerkend geautomatiseerd controlesysteem hebt, kun je via een uitdraai bekijken of betalingen alleen gedaan zijn door daarvoor bevoegde ambtenaren, bijvoorbeeld. Als dat niet gebeurt, gaat er automatisch een alarm af. Zo gaat het nu dus nog niet.” De kans is nu dus veel groter dat een ambtenaar een onrechtmatige betaling doet, zonder dat dit gezien wordt en hierop een correctie volgt.

Reparatiewerkzaamheden

Ander punt van zorg waarop PwC ernstige afwijkingen constateert is de wijze waarop de gemeente in te kopen diensten en werkzaamheden aanbesteedt. Dat gebeurt volgens controle van 280 dossiers in 33 gevallen niet volgens de Europese regels die daarvoor gelden, in meer dan 10 procent van de gevallen dus. „Je hebt het dan over reparatiewerkzaamheden bijvoorbeeld”, aldus Hofstra. „Of bouwwerkzaamheden.”

De kans op een boete uit Brussel is naar zijn inschatting nihil. Dan zou er eerst een Europese dienst naar Rotterdam moeten komen om controlerend en corrigerend op te treden. „Dat is naar mijn weten nog nooit gebeurd.”

Hoewel volgens PwC het licht op oranje staat – oppassen dus – voorziet Hofstra geen problemen voor de oplevering van de jaarrekening. „De jaarrekening moet voor 1 mei opgeleverd worden zodat deze voor 15 juli naar de provincie gestuurd kan worden, die toezicht houdt op de gemeente. Dat is een wettelijke eis. Ik verwacht dat ze die datum wel halen.”

Voor wat betreft het knelpunt ICT en het afwijkende percentage aanbestedingen dat niet volgens de Europese regels verlopen is, zegt Hofstra dat de accountant een bepaalde foutmarge accepteert. „Over maximaal 3 procent van de totale lasten mag onzekerheid bestaan over de rechtmatigheid ervan. Dat gaat om zo’n 100 miljoen euro. Als ze binnen die marge blijven krijgen ze in principe een goedkeurende verklaring.”

Eerdere jaren was dat wél een probleem voor de gemeente, zegt Hofstra. „In 2014 kreeg de gemeente die goedkeuring van de accountant voor de zoveelste keer niet. De jaarrekening kwam te laat, veel stukken waren onvindbaar. Daar heb ik toen een artikel over gepubliceerd in Binnenlands Bestuur. Daar zijn toen Kamervragen over gesteld.”

Het jaar daarna heeft de gemeente onder leiding van wethouder Adriaan Visser (financiën, D66) gewerkt aan verbetering en onder andere een interne accountantsdienst aangesteld van zo’n 50 man, zegt Hofstra. Die controleert de organisatie continu. „Sindsdien gaat het veel beter.”

    • Lucette Mascini