Nodig je collega’s eens thuis uit

Vergaderen Buiten kantoor vergaderen is goed voor de creativiteit. Dat hoeft niet veel te kosten. Ook bij een collega aan de keukentafel kun je tot goede inzichten komen.

Frits Wilmsen (rechts) met een collega thuis aan de keukentafel in Purmerend. Foto Annabel Oosteweeghel

Voordat de tien collega’s van projectleider Johanna van de Hoef (31) afgelopen januari over de vloer kwamen, moest ze wel enige voorbereidingen treffen in haar huis in de Utrechtse binnenstad. „Liggen er genoeg gasthanddoekjes bij de wc, ligt er niks geks in het zicht? En omdat mijn badkamer en wc in één ruimte zijn, heb ik mijn rommelige wasmand maar even achter het douchegordijn gezet.” Toen haar collega’s van de Rechtbank Midden-Nederland eenmaal op de bank, krukjes en klapstoeltjes rond haar salontafel zaten, werd het een vruchtbare vergadersessie, zegt ze.

Van de Hoef zag hoe mensen, inclusief zijzelf, zich ontspanden gedurende de bijeenkomst. „Een collega zat op een gegeven moment helemaal comfortabel in het hoekje van mijn bank. Zelf schoot ik vol bij een verhaal van een collega dat me ontroerde. In onze vergaderruimte had ik me daar misschien ongemakkelijker bij gevoeld.”

Ook Frits Wilmsen (56) van advies- en opleidingsbureau FP&P in Doorn nodigt regelmatig collega’s en klanten uit aan zijn keukentafel in Purmerend. „Als leiderschapscoach voer ik een-op-een gesprekken met managers over zaken waar ze tegenaan lopen in hun organisatie. Dat gaat ook over persoonlijke problemen: perikelen in de relationele sfeer, een burn-out die op de loer ligt. Dat soort ontboezemingen komen makkelijker als je thuis zit.”

Lees meer over extern vergaderen: ‘Als de sfeer in de vergaderzaal maar niet aan werk doet denken’

Creatief aan de keukentafel

Buiten de deur vergaderen is al een tijdje ‘in’. Een andere omgeving doorbreekt vaste patronen en stimuleert creativiteit, zo is het idee. In de markt voor externe vergaderplekken lijkt er enerzijds een hoe-gekker-hoe-beter trend te zijn: je kunt vergaderen op een boot, in een oude vliegtuigloods of in een boomhut. Anderzijds zijn er de huiselijke vergaderplekken. Ondernemers verhuren hun eigen huis als vergaderruimte, maar makkelijker (en ook nog eens goedkoper) is het om bij je eigen collega aan de keukentafel te schuiven.

Jan Dul (63), hoogleraar technologie en menselijke factoren aan de Rotterdam School of Management van de Erasmus Universiteit, denkt dat een thuisvergadering goed kan werken als het doel is om met een groep creatief te zijn. „En dan bedoel ik niet creatief op een artistieke manier, maar functionele creativiteit: het genereren van nieuwe, bruikbare ideeën. Daarvoor is vrijheid nodig, want in vrijheid ontstaan nieuwe ideeën. Kiezen om thuis te gaan zitten voor een brainstorm in plaats van in de standaard vergaderruimte op kantoor, is een manier om die vrijheid te bieden.”

Dul doet onderzoek naar welke factoren in een fysieke omgeving een creatief proces kunnen ondersteunen. In een artikel van zijn hand dat binnenkort verschijnt in het Cambridge Handbook of Creativity, deelt Dul ze op in drie categorieën. „De eerste is functionaliteit: dat gaat erom dat er een beamer en een flipover in de ruimte staan als je die nodig hebt. De tweede categorie is betekenis: dat gaat over signalen in de ruimte die – soms onbewust - associaties opleveren. Zo is uit onderzoek gebleken dat planten of natuur om je heen een associatie van vrijheid geven. Het derde mechanisme tenslotte is stemming. Je hebt een positieve stemming nodig om creatief te zijn. Door de juiste inrichting, meubilair of geur, kun je zo’n stemming creëren.”

Nu wil Dul niet beweren dat bijvoorbeeld de geur van een vers gebakken appeltaart in je woonkamer een quick fix is voor een creatieve vergadering. Daarvoor is het effect van al die losse aspecten te klein, zegt de hoogleraar. „Maar alle elementen bij elkaar kunnen toch heel functioneel zijn.”

Als collega’s bij mij thuis komen, loop ik inderdaad iets vaker naar het koffiezetapparaat

Dat herkent leiderschapscoach Wilmsen. „Toen ik laatst met collega’s een brochure moest maken over ons nieuwe aanbod, zijn we bij mij thuis gaan zitten. Thuis associeer je met familie, vriendschap, ontspannen zijn. Daardoor was er een veilige, gezellige sfeer en rolden de goede ideeën er zomaar uit.”

Thuis vergaderen heeft ook nog een ander voordeel, zegt Dul. „Een deel van succesvol leiderschap is eerlijk en authentiek zijn. Door mensen bij je thuis uit te nodigen, zien ze je inrichting, het schilderij van je oma, de boeken in je kast. Authentieker kan niet. Dat kan helpen vertrouwen te geven aan je werknemers.”

Maar wat nadelen zitten er natuurlijk ook aan je collega’s thuis nodigen. Je moet je huis opruimen, de koelkast vullen en geeft bovendien ook wat privacy op. Daarnaast denkt hoogleraar Dul dat door die faciliterende rol, de organisator niet optimaal mee kan doen aan het denkproces. „Je bent bezig met of de bank niet stuk gaat, of iedereen wel genoeg koffie heeft. Dat belemmert het vrije denken.”

Daar is Wilmsen van adviesbureau FP&P het niet helemaal mee eens. „Als collega’s bij mij thuis komen, loop ik inderdaad iets vaker naar het koffiezetapparaat, maar dat zie ik niet als een belemmering. Het is niet zo dat ik hele diners hoef te verzorgen. Als iedereen wat te drinken heeft, kan ik gewoon meedoen met de anderen.”

Ook Johanna van de Hoef kostte het slechts even om haar huis helemaal ‘collegaproof’ te maken. Al zou ze een volgende keer misschien toch maar wel de persoonlijke foto’s die op haar koelkast hangen even opbergen.

Desondanks was de sessie voor haar een positieve ervaring, en vonden collega’s het leuk dat ze haar huis open had gesteld. Zeker nadat een ander team een vergadering hield bij haar thuis - zonder Van de Hoef. Ze gaf haar collega de sleutel en werkte zelf verder op kantoor. „Dat is nu alweer een maand geleden, maar nog krijg ik reacties van collega’s die zeggen ‘oh was jij van dat huis? Wat cool dat je dat doet.’ Het laat een mate van betrokkenheid zien die mijn collega’s volgens mij wel waarderen.”

    • Jette Pellemans