Site voor studiefinanciering is een maand lang minder bereikbaar

Studentenadministratie

Het systeem dat alle leningen en betalingen voor studenten regelt, wordt vervangen en is in april minder bereikbaar.

Hoorcollege zaal van Rijks Universiteit Groningen. Foto Robin van Lonkhuijsen /ANP

Studenten kunnen de hele maand april geen nieuwe lening meer opnemen of hun financiering wijzigen. Wie in die maand in financiële nood raakt, moet wachten tot mei. Want een maand lang ligt het digitale systeem van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) eruit. De reguliere betalingen gaan gewoon door.

De dienst gaat in die periode het hele systeem ombouwen. De software en deels ook de hardware wordt vervangen. Er is een voorlichtingscampagne begonnen.

Het oude registratiesysteem is aan vervanging toe. Het stamt uit 1986, het pre-Windowstijdperk, toen er op zwarte beeldbuizen groene letters, cijfers en vlakken stonden. Lang niet iedereen bij DUO weet hoe dat toen werkte. Er is wel een nieuwe ‘schil’ omheen gebouwd, met moderne beeldschermen, maar het blijft behelpen voor de medewerkers en de gebruikers, aldus een woordvoerster..

Gegevens

DUO neemt een maand de tijd voor de operatie omdat er niet alleen gegevens van de studenten, maar ook die van hun ouders, broers en zussen moeten worden overgeladen. Ook die gegevens zijn van invloed op de aanvraag van leningen en op mogelijkheden voor een studiebeurs.

Extra ingewikkeld is de verwerking van de verandering van de studiefinanciering, drie jaar geleden, met studenten die onder het oude en studenten die onder het nieuwe stelsel vallen. „Er moeten 4,8 miljoen personen worden overgezet”, aldus de woordvoerster. „We doen het in één keer.” Een geleidelijke invoer zou te veel risico’s inhouden.

Minder online verkeer

Bellen naar DUO heeft geen zin, want de medewerkers kunnen de gegevens evenmin bereiken. De maand april is door DUO gekozen omdat er in die maand doorgaans minder online verkeer van studenten is. De grote instromen – aanvragen van nieuwe studenten en studenten die wisselen – zijn in februari en augustus. De bestanden van degenen die hun studieschuld moeten afbetalen, zijn al geleidelijk ingevoerd. Zij kunnen wel zelf inloggen en de informatie opzoeken of aanpassen. Andere zaken, zoals lesgeld voor het mbo aanvragen of wisseling van de ov-kaart, zijn wel mogelijk.

Na de vernieuwing van het systeem kunnen studenten wijzigingen meteen invoeren en ook hun ov-kaart een aantal maanden stilzetten waarbij ze meteen zien hoeveel maanden ov-gebruik ze overhouden. Het nieuwe systeem spaart ook geld omdat er minder hoeft te worden gebeld voor informatie.

Tariq Sewbaransingh, voorzitter van de Landelijke Studentenvakbond, vindt de tijdelijke sluiting van de dienst „best wel ingrijpend”. „Ze willen geen Fyratoestanden en daarom sluiten ze de boel maar. Wat ons betreft is een maand echt te lang.”

Hij waardeert wel de verbeteringen. „Het is zeker goed voor studenten die beginnen aan een studie en dan weer stoppen en zich weer opnieuw inschrijven. Of voor degenen die naar het buitenland gaan. Je moest dan elke keer bellen om erachter te komen hoe het zat. Ik hoop dat het nieuwe systeem veel klantvriendelijker gaat werken.”