Waarom korte lijntjes zo belangrijk zijn

Column Ben Tiggelaar Mensen zo dicht mogelijk bij elkaar zetten, dat komt het werk ten goede, betoogt Ben Tiggelaar deze week.

‘Afstand is dood.” Sinds de opkomst van internet wordt dit door veel mensen gezegd. Maar intussen klonteren bedrijven in dezelfde branche nog altijd samen in relatief kleine regio’s. Denk aan Hollywood, de Bollenstreek, Silicon Valley. Of aan Eindhoven.

Judith en Gary Olson zijn getrouwd, werken aan de Universiteit van Californië in Irvine en doen al meer dan twintig jaar onderzoek naar de rol van afstand in samenwerken. Hoewel technologische ontwikkelingen steeds meer mogelijk maken, zullen mensen volgens hen altijd belemmerd worden door drie aspecten: tijdzones, cultuur en vertrouwen.

  1. Tijdzones

    Werken vanuit verschillende tijdzones maakt onderlinge afstemming lastig, zeggen Olson en Olson. Terwijl jij net fris aan de dag begint, is je collega in India inmiddels aan het eind van zijn energie. Een paar klussen overdragen gaat dan misschien nog wel, maar een creatieve brainstorm wordt al een stuk lastiger.

  2. Cultuur

    Culturele verschillen tussen landen leiden vaak tot misverstanden in de samenwerking. Bijvoorbeeld in de omgang tussen medewerkers en leidinggevenden. Een Fransman beschouwt een suggestie van zijn chef als een opdracht, een Nederlander ziet een opdracht van zijn baas als een suggestie.

    Maar ook organisatieculturen belemmeren of bevorderen de coöperatie. Een vaak genoemde succesfactor voor Eindhoven is dat duizenden inwoners ooit bij Philips hebben gewerkt. En hoewel het bedrijf al lang niet meer zo groot is in de regio, is daardoor de Philipscultuur nog altijd aanwezig.

  3. Vertrouwen

    Onderling vertrouwen is essentieel voor een soepele samenwerking en met name voor het uitproberen van nieuwe dingen. Vertrouwen groeit naarmate mensen elkaar vaker ‘in het echt’ ontmoeten. Iets dat lastiger wordt naarmate de afstand groeit. We beschouwen Nederland vaak als een klein landje, maar voor echt effectief samenwerken moet je eigenlijk nog veel dichter op elkaar zitten. Opnieuw een voorbeeld uit Eindhoven: de topmensen van veel bedrijven kennen elkaar persoonlijk en zoeken elkaar gemakkelijk op. Bijvoorbeeld wanneer er gelobbyt moet worden in het ‘verre’ Den Haag.

Veel van het onderzoek van de Olsons speelt zich trouwens af op een nog veel kleinere schaal. Ook binnen bedrijven is het verstandig om de mensen die samen aan een klus werken zo dicht mogelijk bij elkaar te zetten. Zeker als het om complexe en creatieve taken gaat, moet je eigenlijk binnen kijk- en gehoorafstand van elkaar zitten.

De Olsons en hun collega’s deden experimenten binnen verschillende bedrijven met zogenaamde war rooms waar iedereen tegelijk aan hetzelfde project werkt. Gevolg: een flink hogere productiviteit (tot twee keer zo hoog als in de gewone kantooromgeving) en een flink kortere doorlooptijd per project (tot eenderde van de tijd in vergelijking met de reguliere werkomgeving).

Als we met elkaar in één ruimte werken, vragen we makkelijker door, wijzen we dingen aan, tekenen we in de lucht terwijl we praten, zien we elkaars lichaamstaal, zo observeerden de onderzoekers. We horen ook toevallig waar anderen mee zitten, raken per ongeluk betrokken in gesprekken.

Veel van deze natuurlijke aspecten van samenwerken, vooral de ongeplande zaken, zijn nog altijd niet mogelijk met zelfs de meest geavanceerde technologie.

Afstand is niet dood, zeggen Gary en Judith Olson. Afstand is alive and well en waarschijnlijk onsterfelijk.