In het open kantoor moet je schreeuwen om rust

Kantoorruimtes In een open kantoor ‘botsen’ medewerkers dagelijks tegen elkaar op om goede ideeën uit te wisselen. Maar in de praktijk willen ze vooral hun werk doen.

Illustratie Rik van Schagen

Internationaal adviesbureau The Boston Consulting Group (BCG) opende vorig jaar in de hippe New Yorkse wijk Chelsea naar eigen zeggen „het kantoor van de toekomst”. Een gigantische open ruimte van achttienduizend vierkante meter, verdeeld over zes verdiepingen. Zo’n vijfhonderd mensen werken er op fauteuils, aan zit- en stabureaus, of op een van de grote houten banken met uitzicht over de stad. „Dit is een werkomgeving waarin je je niet kunt afsluiten en werknemers zo vaak mogelijk tegen collega’s aanbotsen om ideeën uit te wisselen”, vertelde BCG-directeur Russ Love na de opening aan het Amerikaanse zakentijdschrift Fortune.

Het kantoor van BCG moet het hoogtepunt van het zogeheten open kantoor voorstellen. Maar deze werkplek van de toekomst verhult ook een dirty little secret: zo prettig is dat open kantoor helemaal niet. Daar getuigen de tientallen stilteruimtes in het gebouw van BCG bijvoorbeeld van. En het feit dat werknemers bij de inrichting van het nieuwe kantoor vroegen om vijfhonderd gekromde computerschermen van 85 centimeter breed, om zich af te kunnen schermen van hun collega’s.

Meer internationale bedrijven trekken zich geleidelijk terug van het open kantoor-model. Het Amerikaanse telecombedrijf AT&T bood werknemers bijvoorbeeld meer afgesloten kantoorruimtes, zodat ze zich beter kunnen concentreren. En ook in het nieuwe kantoor van belastingadviseur Deloitte in het Canadese Toronto werden extra stilteruimtes ingericht, zodat medewerkers kunnen vluchten voor het lawaai van de open vloer.

Ik wil als baas niet dat mijn werknemers al mijn ups en downs meemaken

Te veel afleiding

Het open kantoor werd in de jaren vijftig door Duitse ontwerpers bedacht, om de communicatie en het uitwisselen van ideeën tussen medewerkers gemakkelijker te maken. In de jaren zeventig won het open inrichten van kantoren wereldwijd terrein, hoewel wetenschappelijk onderzoek al even lang wijst op de negatieve bijeffecten. In een onderzoek van psycholoog Eric Sundstrom en zijn collega’s uit 1980 werd bijvoorbeeld geconstateerd dat werknemers „meer tijd verdoen aan praten” en „meer last hebben van afleidingen”. En na het bekijken van meer dan honderd wetenschappelijke onderzoeken concludeerden organisatiepsychlogen van de Universiteit van Leeds in 2011 dat de productiviteit en arbeidsvreugde van werknemers lijdt onder het open kantoor.

Lees ook Japke-d’s column over flexplekken en het open kantoor: Werken op een flexplek, dat is de hel

„Ik moet gewoon een deur achter me dicht kunnen trekken”, vertelt directeur Blake Harvey van communicatiebureau Lawrence Blake Group International. De afgelopen zeven jaar werkten hij en zijn zeventien medewerkers in een open gedeeld kantoor. Maar na een goed jaar op die manier gewerkt te hebben, besloot Harvey twee aparte kantoren te huren voor hem en zijn zakenpartner, aan de overkant van het gezamenlijke kantoor. „Als leidinggevende moet ik soms streng zijn. Dat bleek moeilijk in de gemoedelijke sfeer van een open kantoor. En ik wil ook niet dat mijn werknemers al mijn ups en downs meemaken.” Zo wil hij kunnen ijsberen na het verlies van een klant of een financiële tegenslag, licht hij toe. Maar, dat betekent niet dat Harvey zich dagenlang opsluit in zijn eigen kantoor. Zijn Fitbit telt dagelijks meer dan 15.000 stappen van het heen en weer lopen, lacht hij. „Ik heb de taak de visie van ons bedrijf uit te stippelen. Hier is diepe concentratie voor nodig, en daar moet ik me soms voor terug kunnen trekken.”

De drukte van een open vloer kan energie geven, zeker als je de hele dag routinewerk uitvoert

Diepe concentratie

Daarmee onderschrijft Harvey de bevindingen van de Hongaarse psycholoog Mihaly Csikszentmihalyi, die begin 2016 gepopulariseerd werd in het boek Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World van journalist Cal Newport. Volgens Csikszentmihalyi is het bereiken van een toestand van flow (zo gefocust zijn op een taak dat je alles om je heen vergeet en op de toppen van je kunnen presteert) belangrijk voor het vinden van geluk in je carrière. Journalist Newport benadrukt dat het vinden van ‘flow’ in de huidige kenniseconomie belangrijker, maar ook moeilijker is geworden. Sociale media, internet en collega’s op de open werkvloer maken het vanwege alle afleiding moeilijker om diepe concentratie te vinden.

„Wat er om je heen gebeurt beïnvloedt je gedrag en gevoelens”, legt Sally Augustin, bedrijfspsycholoog en eigenaar van adviesbureau Design with Science uit. Ze adviseert bedrijven in de Verenigde Staten, maar ook in Nederland bij het effectief inrichten van kantoorruimtes. „De drukte van een open vloer kan energie geven. Zeker als je de hele dag routinewerk uitvoert, of als je gezamenlijk een deadline moet halen.” Maar voor specialistische taken en creatief werk moet je je kunnen concentreren, en dat geldt niet alleen voor de baas.

Lees ook over het open kantoor van Apple: Een kantoor om hoofdpijn van te krijgen

Volgens Augustin is het daarom noodzakelijk om je af te kunnen schermen van afleidingen. „Onvrijwillig luister je toch mee met gesprekken. En als de baas iemand apart neemt, vraag je je toch af: krijgt die collega nu een standje of promotie?” Zo voeren werknemers een constante strijd tussen de omgeving en het werk dat zij moeten verrichten.

Maar het gebruik van een open kantoor kan soms simpelweg noodzakelijk zijn. Zonder muren passen er immers meer werknemers op minder dure vierkante meters. En dus komt vooral het midden- en kleinbedrijf al snel terecht bij gedeelde werkplekken of flexplekverhuurders. Ondertussen proberen die bedrijven de nadelen van het open kantoor zo veel mogelijk weg te poetsen: met grote plantenbakken, muurtjes, hippe hangplanten of zelfs hele matglazen hangpanelen tussen de bureaus kan het open kantoor toch worden omgebouwd tot een kantoor met ‘afzonderlijke’ werkplekken.