Als de sfeer in de vergaderzaal maar niet aan werk doet denken

Extern vergaderen

Vroeger gingen we op heidag, nu vergaderen we ‘off-site’: weg van het eigen kantoor en in een gestileerde ruimte. Wat is daar het nut van?

In de vergaderzaal anno 2017 staan geen spullen en materialen die aan een traditioneel kantoor doen denken. Foto Wicked Grounds

Met welke koffie begin je een lange dag vergaderen nu prettiger, vraagt Tom Verstappen. Met lauwe supermarktkoffie die je – „pffrt, pffrt” – uit een thermoskan moet tappen, of een lekkere cappuccino van eerlijk verhandelde koffie die je door een hostess geserveerd krijgt?

Het is uiteraard een retorische vraag. De eerste ervaring krijg je volgens Verstappen als je een standaard vergaderzaaltje in een hotel boekt, de tweede als je met hem zakendoet. Samen met Gerwin Peters heeft hij in 2014 Wicked Grounds opgericht, een bedrijf dat zes vergaderruimtes in Amsterdam en een in Rotterdam verhuurt. Klanten als Netflix, Paypal, PricewaterhouseCoopers (PwC) en Nike huren ze wanneer er een goed potje gebrainstormd moet worden.

Er worden granolarepen en vitaminewatertjes geserveerd, in plaats van cola en broodjes jong belegen kaas

Om de creativiteit van hun gasten te stimuleren, willen Verstappen en Peters hen voortdurend „wow-momentjes” laten ervaren. Dus nemen gastvrouwen vriendelijk en precies amicaal genoeg de jassen aan. Worden er „vette stadstuinen” aangelegd naast de vergaderruimtes en „black bean burgers”, granolarepen en vitaminewatertjes geserveerd, in plaats van cola en broodjes jong belegen kaas.

Wat er niet is, zijn spullen en materialen die aan een traditioneel kantoor doen denken. „Zo’n systeemplafond”, sommen Verstappen en Peters op. „Van dat tl-licht, zo’n projectiescherm dat je handmatig naar beneden moet trekken.”

Maar wat is daar dan mis mee, los van dat het misschien minder glamoureus en meer van hetzelfde is? In die vraag ligt het antwoord al, zegt Peters. „Het is repetitie. De waarde van buiten de deur vergaderen is dat je naar een nieuwe ruimte gaat. Een nieuwe omgeving inspireert, trekt je uit bestaande denkpatronen en hiërarchische verhoudingen.”

Hip woonhuis

Ging een bedrijf vroeger gewoon op heidag, tegenwoordig spreekt men van off-site meetings. Partijen als Wicked Grounds (2014), Spot (2016) en Room of Ideas (2016) spelen daar handig op in. Zij verhuren ruimtes die meer weg hebben van een hip ingericht woonhuis dan van een vergaderzaal. Exacte cijfers willen ze niet geven, maar de bedrijfjes zeggen dat ze hun klantenbestand en omzet ieder jaar zien stijgen. En ervan kunnen leven. Op Deskbookers (2013), een soort Airbnb voor locaties, bieden derden zo’n vijfduizend ruimtes door heel Nederland aan.

Volgens Daniel Verheij, hoofdredacteur van High Profile Locaties, een platform voor vergader- en evenementlocaties, overleggen bedrijven in Nederland steeds vaker buiten de deur. De vraag naar bijzondere vergaderplekken neemt al sinds 2009 toe, constateert Verheij op basis van jaarlijks onderzoek van zijn platform. „Boerderijstallen, fabriekshallen, de eigen woning: als de sfeer die er hangt maar niet aan werk doet denken. Dat is wat huurders willen. De prijs is al lang niet meer het belangrijkst.”

Met bedragen tussen de 575 euro (Room of Ideas) en 700 euro (Wicked Grounds) per dag, verschilt de kale huurprijs niet veel van die van een bescheiden zaaltje in een viersterrenhotel. Hotels en conferentiecentra zijn nog altijd de populairste keuze voor een vergadering of brainstormsessie , zegt Verheij. „Mogelijk omdat zij hun ruimtes steeds mooier inrichten, net als de nieuwelingen op de markt.”

Peters en Verstappen van Wicked Grounds verzorgen die inrichting naar eigen inzicht: er wordt geen wetenschappelijke literatuur over optimale vergadercondities op nageslagen. Wel proberen ze „de verschillende movements van een vergadering te ondersteunen”. Er moet ruimte zijn voor een presentatie en voor ‘breakouts’ (sessies waar een groep wordt opgesplitst), een bar waaraan geluncht of overlegd kan worden en natuurlijk een grote tafel voor het klassieke vergaderen.

Lees meer over alternatieve werkplekken: Vergaderen aan het zwembad

Vaste patronen doorbreken

Francis Pool verhuurt sinds 2016 een locatie onder de naam Room of Ideas. De ruimte was voordat zij introk een woonhuis. Het ‘huiselijke karakter’ heeft ze met opzet behouden. „Een vergaderruimte moet ontspannen voelen. De beste ideeën komen mijns inziens als je je rustig en prettig voelt. Alles wat hier staat en hangt, straalt rust uit. Er is veel daglicht en een tuin. Tegelijkertijd moet een ruimte ook prikkelen. Daarom is er bijvoorbeeld een grote boekenkast vol met boeken waarin je even kunt bladeren.”

Veel bedrijven zijn zich bewust van de toegevoegde waarde van een prettige omgeving, en beschikken zelf over divers ingerichte vergaderruimtes. Neem het Amsterdamse kantoor van PwC, dat is uitgerust met zo’n twintig ruimtes waar „formeel en informeel” en „staand of liggend” kan worden overlegd. Waarom dan toch kiezen voor een externe locatie? Volgens woordvoerder Meint Waterlander is dat vooral om een praktische reden: de ruimtes zitten vaak vol.

Mijn klanten zeggen dat er door het kantoor te verlaten een gevoel van urgentie ontstaat om iets te bereiken

Pool van Room of Ideas kent nog een andere reden om uit te wijken. „Voor werknemers is het eigen kantoor een bekende omgeving. Men schudt er de vaste gewoontes niet af: de mail wordt gecheckt, collega’s storen als ze iets nodig hebben. Mijn klanten zeggen ook dat er door kantoor te verlaten een gevoel van urgentie ontstaat om iets te bereiken.”

Volgens Pool, Verstappen en Peters zijn het vooral millennials die van hun diensten gebruik maken. Al constateert Peters van Wicked Grounds dat ook accountants en gemeenteambtenaren hen steeds vaker weten te vinden. „Dan moeten er toch gewoon bitterballen komen om vijf uur, in plaats van een vegetarische snack. Nou, dan doen we dat.”