Vergaderen aan het zwembad

Je mail beantwoorden vanuit je strandstoel, terwijl je collega een duik neemt in het zwembad. Allebei werken jullie vanuit een zonovergoten villa, die door de werkgever is gehuurd. Het kan allemaal tijdens een workation: op vakantie met het hele bedrijf, terwijl er ook hard gewerkt wordt. Een geliefd fenomeen onder zzp’ers, die immers overal hun laptop open kunnen klappen. Maar inmiddels pakken ook hele bedrijven en afdelingen de koffers.

Voor oprichter van leerplatform Springest Ruben Timmerman (37) was het dé manier om zijn personeel te belonen voor hun harde werk van afgelopen jaar. „Ik stelde ze aan het begin van het jaar een doel dat vrij onrealistisch leek. Als grapje beloofde ik ze een werkvakantie op het moment dat ze het haalden.” Het doel werd ruimschoots gehaald, en dat betekende dat veertig medewerkers zich op een zaterdagochtend verzamelden om naar het Spaanse Girona te vliegen.

Het eerste weekend werd de omgeving verkend met een fietstocht, anderen bleven aan het zwembad hangen. Timmerman: „Maar op maandagochtend moest iedereen gewoon aan het werk.” Mensen nestelden zich in een stoel op het terras of belden met hun voeten in het zwembadwater. Toch was de trip meer werk dan vakantie, benadrukt Timmerman. „Uitgaan deden we niet en we hielden elkaar scherp om gefocust te blijven. Werd er een feestje gegeven bij het zwembad, dan attendeerden collega’s elkaar erop dat ze de volgende dag fris moesten zijn. We maakten dagen van minimaal acht uur en stelden duidelijke deadlines en doelen.”

Volgens Arnold Bakker, hoogleraar arbeids- en organisatiepsychologie aan de Erasmus Universiteit Rotterdam, is het daarnaast ook belangrijk doelen te stellen voor de vrije tijd. „Want praat je in je vrije uren alsnog constant over werk, dan komt de vakantie in het gedrang.” Een vakantie is vooral gericht op herstel. „Maar tijdens zo’n werkvakantie is het gevaar dat je meer aan het werk bent dan uitrust.”

Het was een van de dingen die Edwin Vlieg (31), oprichter van het digitale boekhoudprogramma Moneybird, deed besluiten niet nogmaals op werkvakantie te gaan. „Ik kwam thuis met frisse moed weer aan het werk te gaan, maar moest vervolgens toch een paar dagen bijslapen om me weer fit te voelen.”

Lees ook over de werkdag van een digitale nomade: Les 1: werk nooit op het strand

Vakantiemodus aan

Vlieg vertrok in 2015 met zijn team van twaalf mensen in drie auto’s naar het Duitse Monschau. „We zaten in een grote herberg met vergaderruimte, waar we tussendoor konden wandelen en barbecuen.” Aan de voorbereiding lag het volgens Vlieg niet: „We wisten precies waaraan we wilden werken, we hadden gecheckt of de internetverbinding goed was en we hadden ervoor gezorgd dat het hele bedrijf goed door kon draaien.”

Toch liep het in de praktijk anders. „Sommige medewerkers voelden zich verantwoordelijk alles in goede banen te laten verlopen, terwijl anderen in vakantiemodus zaten. Daarbij voelde lang niet iedereen zich senang bij een week lang met collega’s doorbrengen. „Je slaapt bij elkaar op de kamer en hebt weinig privacy. Dat vindt niet iedereen prettig.”

Hoogleraar Bakker, die zelf ooit op skiconferentie ging, ziet de problemen. Hij raadt bedrijven aan een strakke planning te maken. „Plan werk in, maar ook sport of juist een moment waarop mensen zich even terug kunnen trekken.”

Maak geen opmerkingen over badkleding, ook al is het positief

Een duur grapje

Timmerman beseft dat de reis naar Spanje best wat van zijn personeel heeft gevraagd. „Niet iedereen kan zomaar een week weg. Er moet tijd vrijgemaakt worden van kinderen en hobby’s.” Hij bood daarom de mogelijkheid aan personeel om eerder terug te vliegen. Leuk, maar wel een duur grapje: „Twee collega’s vlogen op woensdagochtend terug. Een andere collega bood aan ze naar het vliegveld te brengen, maar dan moest hij om drie uur ’s nachts zijn bed uit. Niet bevorderlijk voor het werk, dus kwam er een taxi voor 180 euro.”

En dat was nog niet de grootste kostenpost. Twee collega’s werden een halve week van tevoren de weg opgestuurd om twee satellieten naar de villa te rijden, waarmee de internetverbinding gegarandeerd moest worden. „In Spanje was de verbinding niet snel genoeg om met veertig man op te kunnen werken. Uiteindelijk hebben we ook veel gebruik gemaakt van 4G. De gehele klantenservice was mee, die moest wel kunnen bellen.”

Het was een van de voorwaarden van Timmerman: de klanten mochten er geen hinder van ondervinden. „Het mag niet zo zijn dat we slecht bereikbaar zijn omdat we in Spanje zitten.” Dat er aan het eind van de week toch 10 procent minder gebeld was, viel Timmerman dan ook tegen. „Maar dat was eerder te wijten aan de verbinding, dan aan de houding van onze mensen.”

Lees ook deze column van Ykje Vriesinga: Gun je laptop ook eens een dagje strand!

Ongemakkelijke situaties

In totaal koste de week in de luxueuze villa Timmerman 30.000 euro. „Dat is veel geld, maar op deze manier investeren we in onze mensen.” Wat hij daar concreet voor terugkreeg? „Een team dat nog beter samenwerkt en elkaar beter kent. Je zag gesprekken ontstaan tussen mensen die op kantoor weinig met elkaar praten. Bovendien neem je meer tijd voor elkaar: geen vijf minuten bij het koffiezetapparaat, maar dertig aan het zwembad.”

Arbeidspsycholoog Bakker zegt dat de rekening voor een werkvakantie niet altijd in geld uit te drukken is. „Een trip is goed voor de cohesie en zorgt ervoor dat een team beter functioneert. Wie in een week meer vertrouwen weet op te bouwen, heeft wat overgehouden aan de trip.” Om er zeker van te zijn dat de sfeer onderling goed is, raadt Bakker aan duidelijk te zijn over omgangsvormen. „Op vakantie ontstaan gemakkelijker romances en wordt er alcohol gedronken. Dat kan voor ongemakkelijke situaties zorgen.” Bij Springest schreef een HR-medewerker daarom van tevoren een blog. Timmerman: „Maak geen opmerkingen over badkleding, ook al is het positief. Ga jezelf niet te buiten aan alcohol.”

Gelukkig waren er geen calamiteiten, en weet Timmerman zeker dat hij volgend jaar weer gaat. Vlieg van Moneybird kijkt al met al terug op een waardevolle ervaring, maar houdt het voortaan liever bij dagtripjes. „We hebben tijdens de werkvakantie onze bedrijfsfilosofie herschreven. Maar of we daar een week voor weg moesten? Een dag naar een klimbos vraagt aanzienlijk minder van je.”